転職活動でのメール対応マナーを解説！企業とのやりとりのコツを知りたい方必見
公開 2024/10/16
更新 2025/03/10
Zキャリア編集部
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目次
「転職活動でのメールマナー」を解説し、企業とのやりとりで好印象を与えるためのポイントを紹介。第一印象を左右するメール対応のコツをまとめました。
転職活動でのメール対応マナーを解説！企業とのやりとりのコツを知りたい方必見
転職活動中のメールのやり取りは、第一印象を左右する重要な要素です。ただ、就職活動や転職活動の経験が少なかったり、企業の担当者とのやり取り経験が少ない場合、メールの送信・返信のマナーが把握しきれないケースもあるでしょう。メール対応は、少し対策をするだけで、選考に有利になっていきます。以下のマナーを守ることで、転職活動をより良いものにしていきましょう。
最低限守るべき転職活動の際のメールの送信・返信マナー
まずは最低限守るべき、転職活動の際のメールの送信・返信マナーをご紹介します。「件名」「本文」などの書き方も大事ですが、その前段階として「メールアドレスの文字列」や「返信の時間帯」などを意識することも大切です。5つのポイントに分けて解説していきます。
ポイント①変わったメールアドレスは使わない
転職活動では、シンプルなメールアドレスを使用しましょう。刺激的な言葉や恋人の名前が含まれるような、個性的なメールアドレスは使用を避ける方が賢明です。プライベートのメールアドレスが個性的なものであれば、転職活動向けにごくシンプルなメールアドレスも作り直すと良いでしょう。
ポイント②なるべく早く返信をしよう
選考先企業から連絡があった場合、返信はなるべく早めに送信しましょう。遅くとも24時間以内に返信することで、相手に対する誠意を示すことができます。
ポイント③メールを送る時間帯には注意しよう
返信をなるべく早く返すことは重要ですが、深夜や早朝のメール返信には注意しましょう。深夜や早朝は相手も就業時間外であることを考慮する必要があるためです。常識的な時間帯に返信することを意識しつつ、緊急の要件の場合は、不適切な時間帯に送信することを謝罪する文面を添えて送りましょう。
ポイント④メール送信時は「件名」だけで要件が分かるようにしよう
続いてメールを自分から送信する際の「件名」の書き方です。メールの件名は簡潔かつ具体的に書きましょう。「面接日程の調整について」や「応募書類の送付」など、件名だけで内容が分かるようにしましょう。
たとえば
・「[エンジニア職に中途応募した山田と申します] 面接日程の調整について」
などと表記し、メールを受け取った人は件名だけで内容を把握できるように配慮しましょう。
ポイント⑤型を意識して本文を書いていこう
ここからは「本文」の書き方のコツを解説します。
本文は、まず挨拶から始め、次に要件を簡潔に述べます。最後に感謝の言葉や今後の対応について触れた上で、署名、連絡先情報も忘れずに記載しましょう。誤字脱字には十分注意しつつ、敬語を使い、丁寧な文章を心がけましょう。また長文は避け、要点を絞って書くことも大切です。挨拶⇒要件⇒結びの言葉⇒名前/連絡先情報という型はビジネスメールとして一般的に使われているものなので、転職の際にも有効です。
【文例】面接日程を調整する際のメールの例
最後に文例として、面接日程を調整する際のメール本文の例を具体的にご紹介します。なお、ビジネスメールの本文では、原則として「拝啓」と「敬具」は書く必要はありません。相手に対して敬意を払いつつも、本題を簡潔に分かりやすく伝える文章を書くことを意識しましょう。
〇〇株式会社
採用担当者様
お世話になっております。
[氏名]と申します。
先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご案内いただいた日程のうち、以下の日程のいずれかで面接をお願いしたく存じます。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
ご都合が合わない場合は、[候補日時]も可能でございます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
[氏名]
[電話番号]
[メールアドレス]
まとめ
今回は転職活動の際には知っておきたい「メールマナー」をご紹介しました。要点が簡潔にまとまっていないビジネスメールは、受け取った側から見ると想像以上に「内容がわかりづらい」と感じることがあるものです。
一方で簡潔かつ分かりやすいビジネスメールは、受け取った側からすると「どのように反応すればいいか」も判断しやすく、送信者に対して好印象を抱くことも多いです。社会人としての「メールマナー」を意識して転職活動を進めていきましょう！
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