【未経験から事務職へ】正社員の事務職として働くために求められるスキルとは？

未経験から事務職として働いていきたい

事務職は、あらゆる業界や企業で必要とされており、その働き方や業務内容も非常に多様です。未経験でも、しっかり準備すれば転職できるチャンスは十分にあります。事務職に必要なスキルや心構えについて詳しく見ていきましょう。

事務職の魅力

事務職の魅力について考えてみましょう。ここでは3つの理由について解説します。

残業が他職種に比べて発生しにくい

事務職は、他の職種に比べて残業が少ない傾向にありますが、その理由は業務が比較的ルーチン化されており、計画的に進められることが多いからです。

例えば、営業職はお客様と直接やり取りをする仕事なので、お客様の都合に合わせて夜遅くまで働くこともあります。一方、事務職は社内向けの仕事が中心なので、定時後に急に仕事をしなければいけないことはあまりありません。

ただし、繁忙期や月末・年末の締め作業、決算期などには、例外的に残業が発生する場合もあります。そのため、就職を考える際には、企業の業務内容やタイミングによっては残業が発生する可能性があることも頭に入れておく必要があります。

ノルマがなく精神的負担が少ない

多くの人が事務職を選ぶ理由の一つとして、精神的負担が比較的少ないことが挙げられます。営業や販売の仕事では、多くの場合、売上目標や顧客獲得ノルマが設定されます。決められた期間内に、商品をどれだけ売るか、何人の新しいお客様を獲得するかといった目標を達成しなければならないのです。

目標達成のためには、お客様に商品やサービスの魅力を理解していただき、購入を決断してもらわなければなりません。しかし、お客様の反応は様々です。興味を示してくれる方もいれば、全く関心がない方もいます。時には厳しい言葉を投げかけられることもあるでしょう。

売上目標を達成できないと、会社から厳しい評価を受けたり、収入が減ってしまったりすることもあります。そのため、常にプレッシャーを感じながら仕事に取り組まなければならないのです。しかし、事務職では、数値目標に縛られることが少なく、日常業務を着実にこなすことが求められます。

事務職は、正確性や効率性が求められる仕事です。そのため、ある程度のプレッシャーはありますが、自分のペースで仕事を進めやすいという魅力があります。集中して業務に取り組むことができ、落ち着いた環境で長く働き続けたいという方に向いているでしょう。

長期的に働きやすい

事務職は長期的に安定して働きやすい職種でもあります。年齢に関係なく続けられる職場も多く、ライフステージに合わせた柔軟な働き方ができるのも事務職の大きな魅力です。例えば、子育てや介護など、家庭の事情に合わせて働く時間を調整したい場合でも、パートタイムや時短勤務が可能な事務職の求人は数多く存在します。

さらに、事務職は経験を積むことで、将来的には管理職や専門職へのキャリアアップも見込めます。事務職として、労務、経理、法務などの専門的なスキルを身につけることで、キャリアアップの道が開けていきます。

特にこれらの分野では、専門性を高めるほど市場価値が高まり、より責任のある仕事や、キャリアの幅を広げるチャンスに恵まれるでしょう。

魅力的な職種の分、競争率が高い

事務職が多くの人にとって魅力的である半面、競争率が高いことも事実です。特に未経験者にとっては、他の応募者との差別化が難しいと感じるかもしれません。しかし、しっかりと事前準備を行い、必要なスキルを習得することで、競争率の高い中でも有利に立つことができます。

例えば、PCスキルやコミュニケーション力、課題解決力など、あなたが身に付けたスキルを事務の仕事に活用することで、企業にとってどのようなメリットがあるのか話す必要があります。また、派遣やアルバイトなどの短期間の職歴も、実務経験として評価されることがあります。未経験者であっても、自分が持っている他の職種での経験やスキルをうまくアピールすることが内定獲得の鍵となります。

事務職として求められるスキルは？

事務職に求められるスキルは多岐にわたりますが、基本的には以下の2つのスキルに分けられます。

ハードスキルとソフトスキルの違い

まず、ハードスキルとは、具体的に測定可能な技術や知識を指します。例えば、PCスキルやデータ入力の正確さ、マルチタスク能力などが含まれます。これらは、事務職での業務を円滑に進めるために必要不可欠なスキルです。

一方で、ソフトスキルとは、人間関係や自己管理、コミュニケーション能力など、目に見えないスキルを指します。これらは、職場でのチームワークや他部署との調整、問題解決の際に非常に重要となるスキルです。

未経験者の場合、まずは基本的なハードスキルを習得し、その後ソフトスキルを磨くことで、より高いレベルの事務職へとステップアップすることが可能です。

事務職に就きたいと考えている皆さんの中には、「資格さえ取れば大丈夫！」と思っている方もいるのではないでしょうか。確かに、簿記やMOSなどの資格は事務処理能力を証明する上で有効な手段です。しかし、「資格」を過度にアピールすることが、逆に採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があることをご存知ですか。 

なぜなら、事務職の採用においては、ハードスキルはもちろん重要ですが、それ以上にソフトスキルが重視される傾向があるからです。ソフトスキルとは、コミュニケーション能力や問題解決能力、責任感など、数値化しにくい能力のことです。

なぜソフトスキルが重視されるのでしょうか。それは、事務職が単なる事務処理を行うだけでなく、社内外の人とコミュニケーションを取りながら、様々な業務を円滑に進める役割を担っているからです。 

以下の調査(※1)によると、フリーターを正社員として採用する際に重視した事項として、「コミュニケーション能力：約53%」「マナー・社会常識：約60%」「組織への適応性：約33%」「職業意識・勤労意欲・チャレンジ精神：約69%」などが挙げられています。

これらのデータからもわかるように、企業は正社員未経験者の採用において、ハードスキルよりもソフトスキルを重視していることがわかります。

資格を取得することは、事務処理能力を身につける上で有効な手段です。しかし、資格を持っていることをアピールするだけでなく、仕事に対する熱意や、周囲と協力して業務に取り組む姿勢を示すことが、採用を勝ち取るためには重要でしょう。

参照元(※1)：「平成30年若年者雇用実態調査の概況(14ページ)/厚生労働省(参照日:2024年10月21日)」

事務職に求められるスキル一覧

次に、事務職に求められる具体的なスキルについて詳しく説明します。これらのスキルを習得しておくことで、未経験者でも自信を持って事務職に応募できるようになります。

ハードスキル① PCスキル

事務職の中でももっとも基本的なスキルとなるのが、PCスキルです。現代の事務職はほとんどすべての業務がパソコンを通じて行われているため、これを使いこなす能力は欠かせません。

• Microsoft Officeの使用能力：Word、Excel、PowerPointは必須ツールです。特に、Excelを使った表計算や関数の使いこなしは、日常業務において重要です。データの集計やグラフ作成ができるだけでなく、VLOOKUP関数やピボットテーブルを使いこなすことで、業務効率を大幅に向上させることができます。
• タイピングスキル：データ入力の際には、スピードと正確さが求められます。ブラインドタッチができると、効率的に業務を進めることが可能です。また、文書作成やメール対応など、タイピングが速ければ速いほど作業効率が向上します。

ハードスキル② 正確で素早い作業能力

事務職では、データ入力や書類整理といった細かい作業が多いため、ミスをしない正確な作業が求められます。特に、請求書や契約書などの重要な書類を扱う際には、一つのミスが大きなトラブルに発展する可能性もあるため、注意深く作業を進めることが重要です。

また、同時に作業のスピードも求められることが多いです。限られた時間内で大量の業務をこなすことができれば、上司や同僚からの信頼が厚くなります。

ハードスキル③ マルチタスク能力

事務職では、一つの業務に集中するだけでなく、複数の業務を同時にこなすマルチタスク能力が求められることが多いです。例えば、上司からの急な依頼に対応しながら、日常業務を進める必要がある場合もあります。

さらに、事務職は各仕事の締め切りや、周囲の人への仕事のリマインドなどを担当することも多く、複数のタスクを同時進行しながら、それぞれの進捗状況を把握し、締め切りまでに完了させる高いマルチタスク能力が求められます。

このような状況に対応するためには、優先順位を素早く判断し、効率よく業務を進める能力が重要です。

ソフトスキル① コミュニケーション力

社内外の人々との円滑なコミュニケーションが、事務職に求められるソフトスキルの一つとなります。特に、電話対応やメールでのやり取りが多い事務職では、相手にわかりやすく情報を伝える力が求められます。

電話対応やメール対応は、会社の顔として、相手に与える印象を大きく左右します。そのため、単に情報を正確に伝えるだけでなく、愛嬌や人当たりの良さも重要視されます。また、社内では他部署との調整や報告が頻繁に発生するため、明確で簡潔なコミュニケーションが求められます。

ソフトスキル② 課題解決力

事務職でも、予期しない問題や課題に直面することがあります。例えば、急なシステムトラブルやデータ入力のミスが発生した場合、迅速に問題を解決し、業務をスムーズに進める能力が求められます。問題を解決する際には、冷静に状況を分析し、最適な解決策を見つけ出す力が必要です。

そのためには、マニュアルやインターネット、周囲の人から情報収集し、対処法を探す情報収集能力も重要になります。社内システムのマニュアルを確認したり、インターネットでエラーメッセージを検索したり、先輩や同僚に相談したりすることで、問題解決の糸口を見つけられる場合があります。

状況に応じて適切な情報源を活用し、効率的に情報収集を行うことで、問題解決までの時間を短縮し、業務への影響を最小限に抑えることができるでしょう。

ソフトスキル③ 臨機応変な対応力

事務職では、予定外の業務や急な変更に対応する場面が少なくありません。たとえば、突然の会議資料作成の依頼や、顧客からの急な問い合わせ対応などが発生することがあります。こうした事態に冷静に対応し、優先順位をつけてスムーズに業務を進める力が、事務職には必要です。

また、事務職として採用された場合でも、中長期的なスパンで見た場合、会社の状況によっては、事務職以外の職種に異動する可能性もあります。

正社員の事務職採用であれば、派遣と異なり、異動の可能性も含めて雇用契約が結ばれることが一般的です。そのため、将来的に他の職種にチャレンジする機会を得られる可能性も秘めていると言えるでしょう。

事務職としてより活躍するために

事務職での基礎的なスキルを習得し、業務に慣れてきたら、さらに専門性を高めてキャリアアップを目指すことも視野に入れるとよいでしょう。事務職の中には、特定の分野でより深い知識とスキルを持つことで、職場での活躍の場が広がり、給与や待遇面でも良い条件を得られるチャンスが増えます。以下に、事務職としてのキャリアアップに有用な分野を紹介します。

経理

経理は、企業の財務管理を行う重要な役割です。簿記や会計の知識が必要で、日々の取引の記録や月次・年次決算、税務申告のサポートなどを行います。経理のスキルを習得することで、通常の事務作業だけでなく、会社の経営に直結する財務情報を扱うため、より責任のあるポジションでの活躍が期待されます。

経理に関する知識を深めるためには、簿記資格の取得が有効です。未経験者でも簿記3級から始めることで、会計の基礎知識を身につけられ、実務でも役立つスキルを学ぶことができます。

労務

労務は、従業員の給与計算や社会保険手続き、労働環境の整備など、労働に関する事務を担当します。人事部門の一部として機能することもあり、法律に基づいた適切な対応が求められます。給与計算や保険手続きは複雑で、ミスが許されないため、正確かつ慎重な仕事が求められます。

労務に関するスキルを高めるためには、社会保険労務士の資格取得を目標にすることも考えられます。社労士は、企業の労務管理を専門的にサポートする国家資格です。取得には専門的な知識と実務経験が必要となりますが、事務職としての実務経験を活かしながら、長期的な目標として目指すことで、キャリアアップに繋がる可能性も広がります。

労務管理の知識を深め、専門性を高めることは、事務職としてのキャリアアップだけでなく、労働法に基づく適切な対応ができ、従業員の健康管理や福利厚生に関する業務もスムーズに行えます。

法務

法務の業務は、契約書の作成や確認、法律に関する社内相談など、企業のコンプライアンスを守るために重要な役割を担います。特に、取引先との契約や法的な問題が発生した際には、法務部門が適切な対応を行うことが求められます。法律の知識を持ち、契約リスクや法的な問題を未然に防ぐことができる事務職は、非常に価値が高いです。

法務に強くなるためには、会社法や労働法などの基本的な法律知識を学ぶことが有効です。また、将来的に行政書士などの資格取得を目指すのも良いでしょう。資格取得は容易ではありませんが、目標を設定することで、日々の業務にも新たなモチベーションが生まれます。

法律の専門家としての知識を身につければ、キャリアアップにも繋がる可能性があります。事務職として長く活躍するためにも、法務の知識を深め、自身のスキルアップを目指しましょう。

人事

人事は、採用活動や従業員の教育・評価制度の運用、労働環境の整備など、従業員がよりよい職場環境で働けるようにサポートする業務です。事務職として人事部門に携わることで、採用活動の補助や、従業員のデータ管理、給与計算、教育研修の計画など、組織全体を支える重要な役割を担います。

人事の分野で活躍するためには、心理学や人材育成に関する知識を学ぶことが役立ちます。また、メンタルヘルスの知識を深めることも、現代の職場環境では重要なスキルとなります。

未経験からの転職では、資格を先にとった方がいい？

未経験から事務職への転職を考える際、「資格を先に取得したほうが有利なのでは？」と考える方も多いでしょう。しかし、実際には資格を取得する必要性は必ずしも高くありません。

結論「資格をとる必要性は低い」

事務職で必要とされるスキルは、基本的なPC操作やコミュニケーション力がメインであり、必ずしも特定の資格を持っていなければならないわけではありません。特に未経験者の場合、企業は「学ぶ意欲」や「基礎的な能力」を重視することが多いです。

もちろん、簿記やMOS（Microsoft Office Specialist）などの資格を取得していることはプラスに働きますが、採用の決め手になるケースは少なく、資格がなくても採用されることがほとんどです。

求められるのは「やる気」「コミュニケーション力」

企業が未経験者を採用する際に重視するのは、資格よりも「やる気」と「コミュニケーション力」です。事務職は、社内外の多くの人と関わりながら業務を進めるため、相手に対して適切に情報を伝え、問題解決に取り組む姿勢が求められます。

また、業務に対する熱意や、新しいスキルを学び続ける意欲があるかどうかも重要です。採用面接では、過去の経験を振り返りながら、自分がどのように問題を解決し、チームに貢献してきたかをアピールすることが有効です。

未経験から事務職の正社員として働くには？

未経験から事務職の正社員として働くためには、いくつかのステップを踏んで準備を進めることが大切です。自己分析や業界研究、面接対策など、しっかりと準備をすることで、採用される可能性を高めることができます。

①自己分析を行う

まず、自分自身がどのような働き方を望んでいるのかを明確にするために、自己分析を行いましょう。事務職と一口に言っても、一般事務や営業事務、総務事務、経理事務など、さまざまな種類があります。自分がどの分野で活躍したいのか、どのような環境で働きたいのかを考えることが、転職活動の方向性を定める第一歩です。

また、これまでの経験やスキルを振り返り、自分がどのような強みを持っているのかを把握することも重要です。たとえば、他職種で培ったコミュニケーション力や、プロジェクト管理の経験が事務職でも活かせる場合があります。これらの強みを自己PRに繋げることで、未経験でも採用される可能性が高まります。

②業界・職種研究を行う

次に、事務職として働きたい業界や同職種について、十分にリサーチを行いましょう。業界によって求められるスキルや業務内容が異なるため、自分がどのような企業で働きたいのか、どの業界で活躍できるのかを考えることが大切です。

例えば、IT業界の事務職であれば、基本的なIT知識が求められることがありますし、医療業界の事務職であれば、医療用語や関連法規に関する知識が役立つことがあります。転職活動を進める際には、志望する業界や職種について深く理解し、自分のスキルや経験とどのようにマッチするかを考えることが成功への近道です。

③面接対策を行う

最後に、面接対策をしっかりと行いましょう。特に未経験者の場合、面接ではどのように自分の強みをアピールするかが重要です。過去の経験や、事務職に求められるスキルをどのように発揮できるかを具体的に説明できるように準備しましょう。

また、面接ではやる気やポジティブな姿勢が重視されるため、企業に対する理解や事務職に対する意欲をしっかりと伝えることが重要です。具体的な業務内容について質問された際には、リサーチした知識を活かして、適切な回答ができるようにしておくと良いでしょう。

時間とお金がなくて転職の対策が難しい場合

転職活動には時間とお金がかかることが多く、特に未経験からの転職では、その負担を感じることがあるかもしれません。しかし、限られた時間と資金の中でもできる対策はいくつかあります。

まず、転職エージェントを活用することで、無料でアドバイスを受けたり、企業との橋渡しをしてもらえたりするため、費用を抑えながら転職活動を進めることができます。

さらに、資格取得やスキルアップを考える場合も、無料で学べるオンライン教材やアプリを活用することで、費用をかけずにスキルを磨くことができます。特に、タイピングスキルや基本的なPCスキルについては、無料で学べるリソースが豊富にありますので、これらを積極的に活用しましょう。