履歴書作成のポイントを完全解説！最適な印刷サイズや通過率アップのポイントなどを紹介
公開 2025/08/05
更新 2025/08/08
Zキャリア編集部
Zキャリア編集部は、初めて就職・転職する方々へ、就職活動に役立つ情報を発信しています。具体的な職種や業界に特化した情報提供を心がけ、将来のキャリアを考える上で参考になるような内容をお届けしています。
目次
- 履歴書作成で注意するポイント〜手書きでもオンライン作成でも共通〜
- 正確な情報を丁寧に記入する
- 空欄を作らない
- 証明写真は清潔感を第一に
- 志望動機・自己PRは使い回さない
- 提出方法の指示に従う
- 手書きで履歴書を作成する場合の注意点
- 黒のボールペンまたは万年筆を使用する
- 書き損じた場合は新しい用紙に書き直す
- 丁寧な字で読みやすく書く
- コピーした履歴書は使用しない
- 用紙は汚さず、シワのない状態で
- パソコン・スマホで履歴書を作成する場合の注意点
- フォントとサイズは基本を守る
- レイアウトの崩れに注意する
- ファイル名の付け方に配慮する
- 証明写真のデータを取り込む
- 印刷する場合は用紙と印刷品質にこだわる
- 履歴書を印刷して提出する場合に押さえるべきポイント
- 用紙はA4サイズもしくはA3サイズが一般的
- 上質紙を使って印刷するとより好印象
- 片面印刷が基本で、印刷後の状態もチェック
- 送付状・履歴書・職務経歴書・その他書類一式が揃っているかを確かめる
- 汚損・破損防止のためクリアファイルに挟む
- 封筒はA4サイズの書類を折らずに入れられる「角形A4号」または「角2号」を選ぼう
- 封筒の色は「白色」が基本
- 封筒の【表面】と【裏面】にしっかりと情報を記載する
- 郵送する場合は切手料金とデザインに注意する
- 印刷した履歴書を手渡しする場合の注意点
- 現在、データ提出(履歴書のオンライン)も多くなっている
- データの履歴書も提出できるように準備しておくのがおすすめ
- パソコンやスマホで履歴書を作成していきましょう
- オンライン履歴書の作成にはZキャリア履歴書がおすすめ
- 【完全無料】スマホ一台でサクッと作れる
- 途中保存機能があり、作成途中でデータが消える心配なし
- AIアシスト機能で志望動機などを自動生成可能
- 複製機能があるので、応募先企業ごとに履歴書を分けて作成できる
- コンビニで印刷も可能
履歴書作成の基本から、手書き・パソコン作成別の注意点、印刷・提出時のマナーまで徹底解説。証明写真の撮り方や、採用担当者に響く志望動機の書き方も紹介。この記事を読めば、通過率がアップする履歴書が誰でも簡単に作成できます。
履歴書作成で注意するポイント〜手書きでもオンライン作成でも共通〜
正確な情報を丁寧に記入する
- 誤字・脱字は厳禁です。提出前に必ず複数回見直し、声に出して読んでみると間違いに気づきやすくなります。
- 氏名、住所、連絡先、学歴、職歴など、すべての項目を正確に記入します。学校名や会社名は略さず、正式名称で書きましょう。（例：「(株)」→「株式会社」）
- 日付は提出日または郵送日を記入します。和暦（令和）か西暦（2025年）かは、履歴書全体で統一しましょう。履歴書は、あなたという人材を企業にアピールするための最初のステップです。ここで誤字脱字や情報の不備があると、「注意力が散漫」「仕事が雑」といったマイナスイメージを与えかねません。特に、学歴や職歴はあなたの経歴を証明する重要な情報ですので、入学・卒業年月や会社名、部署名などを正確に記載することが求められます。採用担当者は多くの履歴書に目を通すため、丁寧で正確な書類は、それだけであなたの誠実さや真剣さを伝える強力な武器になります。
空欄を作らない
- 記入することがない項目も「特になし」と記載し、空欄のまま提出するのは避けましょう。本人希望欄なども、特に希望がない場合は「貴社規定に従います」と記入するのが一般的です。履歴書に空欄があると、記入漏れなのか、意図的に書いていないのか採用担当者が判断に迷ってしまいます。また、意欲がないと見なされる可能性も否定できません。例えば、趣味・特技の欄が空欄だと、あなたの人柄を伝える機会を一つ失うことになります。資格欄に書けるものがなくても「特になし」と記載することで、きちんと項目を確認したことを示せます。本人希望欄に「貴社規定に従います」と書くのは、企業の条件に柔軟に対応する姿勢を示す定型文として広く認知されています。
証明写真は清潔感を第一に
- 3ヶ月以内に撮影した、スーツ着用で清潔感のある証明写真を使用します。
- 表情は歯を見せず、口角を少し上げた自然な微笑みが好印象です。
- 写真の裏には、万が一剥がれてしまった時のために氏名と撮影日を記入しておきましょう。証明写真は、あなたの第一印象を決定づける重要な要素です。寝癖がついていたり、Tシャツやパーカーなどラフすぎる服装だったりすると、社会人としての常識を疑われる可能性があります。髪型や服装を整え、背景は白か青の無地を選ぶのが基本です。スピード写真でも問題ありませんが、写真館でプロに撮影してもらうと、より質の高い、印象の良い写真を用意できます。万が一に備え、写真の裏に名前を書いておくという一手間が、あなたの丁寧な人柄を伝えます。証明写真で印象を損なってしまうのは非常にもったいないです。もし写真の写りや服装に不安があれば、いつでも相談してくださいね。あなたの魅力が最大限伝わるよう、一緒に最適な一枚を選びましょう。
志望動機・自己PRは使い回さない
- 応募する企業や職種に合わせて、内容を具体的に書き分けましょう。「なぜこの会社でなければならないのか」「自分のどのスキルや経験が活かせるのか」を明確に伝えることが重要です。志望動機や自己PRは、企業への熱意と自身の強みをアピールする最重要項目です。どの企業にも当てはまるような抽象的な内容では、採用担当者の心には響きません。企業のウェブサイトや求人情報を読み込み、その企業が求める人物像を理解した上で、自身の経験やスキルがどのように貢献できるかを具体的に記述することが不可欠です。業界・職種未経験者を採用する際に重視するポイントとして、「人柄・社風との相性」が87.1%で最多というデータもあり、自分の言葉で熱意を伝えることが通過率アップの鍵となります。
参照:「業界・職種未経験者の採用で重視するポイントは、「人柄・社風との相性」が最多。評価する能力トップは「コミュニケーション能力」/株式会社学情のプレスリリース」
提出方法の指示に従う
- 企業から「A4サイズ2枚で提出」「PDF形式で送付」などの指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。企業からの指示は、基本的なビジネスマナーや指示理解能力を確認する意図も含まれています。指定されたルールを守れない場合、「入社後も指示通りに業務を遂行できないのではないか」という懸念を抱かせてしまいます。特に、ファイル形式やサイズ、提出期限などの細かい指定は見落としがちですが、一つひとつを確実に守ることが信頼獲得の第一歩です。応募の段階から指示を遵守する姿勢を見せることで、社会人としての基本ができていることをアピールできます。
手書きで履歴書を作成する場合の注意点
黒のボールペンまたは万年筆を使用する
手書きで履歴書を作成する際は、筆記用具の選択が重要です。消せるボールペンや鉛筆は、後から改ざんできる可能性があるため、公式な書類には不適切とされています。必ず黒色のボールペンか万年筆を使用しましょう。インクの種類は、にじみにくく、乾きやすいゲルインクがおすすめです。ペンの太さは0.5mm〜0.7mm程度が、文字の太さが安定し、読みやすい書類を作成するのに適しています。
書き損じた場合は新しい用紙に書き直す
履歴書は公的な書類であるため、修正テープや修正液の使用は絶対に避けましょう。書き損じた箇所を二重線で消して訂正印を押す方法もありますが、採用担当者によっては丁寧さに欠けるという印象を持つ可能性があります。手間はかかりますが、間違えてしまった場合は、潔く新しい用紙に一から書き直すのが最善です。書き損じを防ぐためにも、まずは鉛筆で下書きをしてから清書するという方法も有効です。
丁寧な字で読みやすく書く
字の上手い下手よりも、一字一字を丁寧に、心を込めて書くことが大切です。採用担当者が読みやすいように、文字の大きさや間隔をそろえ、まっすぐな線を意識して書きましょう。走り書きや癖の強い文字は、雑な印象や自己中心的な印象を与えかねません。時間をかけて丁寧に仕上げることで、あなたの誠実さや入社への熱意が伝わります。自信がない場合は、市販のペン習字帳などで練習してみるのも良いでしょう。
コピーした履歴書は使用しない
複数の企業に応募する場合でも、履歴書をコピーして使い回すのは厳禁です。一枚一枚、手書きで作成するのがマナーです。コピーした履歴書は、写真の画質が劣化したり、文字がかすれたりするため、一目でわかってしまいます。何より、「志望度が低い」「手間を惜しんでいる」と判断され、熱意が疑われてしまいます。応募する企業一社一社に対して、真摯に向き合う姿勢を示すためにも、必ず原本を提出しましょう。
用紙は汚さず、シワのない状態で
書き上げた履歴書は、提出するまで細心の注意を払って保管しましょう。インクが乾かないうちに触って汚してしまったり、うっかり飲み物をこぼしてシミを作ってしまったりすることがないように気をつけてください。また、カバンにそのまま入れると、折れたりシワになったりする可能性があります。クリアファイルに入れて保管・持ち運びすることで、綺麗な状態を保つことができます。細部への配慮が、あなたの丁寧な仕事ぶりを印象付けます。
パソコン・スマホで履歴書を作成する場合の注意点
フォントとサイズは基本を守る
- フォント：読みやすい「明朝体」が基本です。
- サイズ：10.5pt〜11ptが一般的です。氏名など強調したい部分は少し大きくしても構いません。
- 履歴書全体でフォントやサイズを統一しましょう。パソコンで履歴書を作成する場合、読みやすさが最も重要です。奇抜なフォントや装飾的なフォントはビジネス文書にはふさわしくありません。一般的で可読性の高い「明朝体」を選びましょう。文字サイズは、小さすぎると読みにくく、大きすぎると間延びした印象を与えます。10.5pt〜11ptがバランスの良いサイズです。見出しや氏名など、特に見てほしい部分を少しだけ大きくするのは効果的ですが、過度な強調は避け、全体の統一感を意識することが、洗練された印象につながります。
レイアウトの崩れに注意する
- 作成したWordやExcelのファイルをそのまま送ると、企業の閲覧環境によってレイアウトが崩れてしまう可能性があります。
- PDF形式に変換して提出するのが基本マナーです。PDFに変換後、文字や写真がずれていないか必ず確認しましょう。WordやExcelで作成した書類は、見る人のパソコンのOSやソフトウェアのバージョンの違いによって、意図しない改行が入ったり、表がずれたりすることがあります。せっかく綺麗に作成しても、レイアウトが崩れていては台無しです。PDF形式は、どのような環境でも作成時のレイアウトを維持して表示できるため、ビジネス文書のやり取りにおける標準的な形式となっています。提出前には必ずPDFに変換し、自分の目で最終確認を怠らないようにしましょう。
ファイル名の付け方に配慮する
- 採用担当者が管理しやすいように、ファイル名は分かりやすく設定しましょう。
- 例：「履歴書_氏名_20250703.pdf」「職務経歴書（山田太郎）.pdf」採用担当者は、日々多くの応募者から大量のメールや書類を受け取っています。「履歴書.pdf」のような誰のものか分からないファイル名では、管理の手間を増やしてしまいます。ファイル名を見ただけで「いつ」「誰の」「何の書類か」が分かるように配慮するのがビジネスマナーです。「日付」「書類の種類」「氏名」を組み合わせるのが一般的です。こうした細やかな気配りが、あなたの仕事における想像力や配慮深さを示すことにつながります。
証明写真のデータを取り込む
- 写真館などで撮影した際に、データで受け取るのがおすすめです。
- 貼り付ける際は、サイズや解像度に注意し、画像が粗くならないようにしましょう。指定された枠内にバランス良く配置します。パソコンで履歴書を作成する場合、証明写真もデータで用意する必要があります。スマートフォンで自撮りした写真は、背景や画質、表情の面で不適切な場合が多いため避けましょう。写真館で撮影し、データで受け取るのが最も確実です。データを取り込む際は、指定された枠のサイズにぴったり合うように調整し、画像の縦横比が変わらないように注意してください。画像が粗いと印象が悪くなるため、適切な解像度のデータを使用することが大切です。
印刷する場合は用紙と印刷品質にこだわる
- 自宅で印刷する場合は、かすれや汚れがないか確認しましょう。
- 用紙は、一般的なコピー用紙ではなく、少し厚みのある上質な紙を選ぶと見栄えが良くなります。履歴書用の印刷用紙も市販されています。パソコンで作成した履歴書を印刷して提出する場合、その仕上がりがあなたの評価を左右します。インクがかすれていたり、用紙に汚れがあったりすると、細部への配慮が欠けていると判断されかねません。印刷設定を「きれい」などに設定し、最高品質で印刷しましょう。用紙も、ペラペラなコピー用紙ではなく、少し厚手で白色度の高い上質紙や、専用の履歴書用紙を使うと、手にした時の印象が格段に良くなり、書類全体の品位を高めることができます。監修近年、履歴書のオンライン提出は一般的になりましたが、依然として郵送や手渡しを求める企業も少なくありません。特に伝統的な業界や中小企業ではその傾向が見られます。どちらの形式にも対応できるよう、データ作成と印刷の両方のマナーを心得ておくことが、転職活動をスムーズに進める上で重要です。
履歴書を印刷して提出する場合に押さえるべきポイント
用紙はA4サイズもしくはA3サイズが一般的
履歴書を印刷する際の用紙サイズは、企業からの指定がなければA4サイズ2枚、またはA3サイズを見開きで使うのが一般的です。A4サイズはビジネス文書の標準であり、採用担当者がファイリングしやすいというメリットがあります。A3サイズを見開きで使うと、職歴など情報量が多い場合でもすっきりとまとめることができます。どちらのサイズを選ぶにせよ、市販の履歴書用紙の規格に合わせるのが無難です。
上質紙を使って印刷するとより好印象
前述の通り、印刷用紙の質は書類の印象を大きく左右します。一般的なコピー用紙は薄く、裏写りしやすいですが、少し厚みのある上質紙を使用すると、しっかりとした高級感が生まれます。文房具店や家電量販店では、履歴書印刷専用の用紙も販売されています。こうした用紙は白色度が高く、インクの乗りも良いため、文字や写真が鮮明に印刷されます。数百円の投資で採用担当者に与える印象が良くなるのであれば、ぜひこだわってみてください。
片面印刷が基本で、印刷後の状態もチェック
履歴書が複数枚にわたる場合、両面印刷は避け、必ず片面ずつ印刷しましょう。両面印刷は、裏面の内容を見落とされたり、ファイリングしにくかったりするため、ビジネス文書では一般的ではありません。A4サイズであれば2枚、A3サイズであれば見開きで1枚となります。印刷後は、インクのかすれやにじみ、汚れ、ズレがないかを隅々までチェックしてください。完璧な状態で提出することが、あなたの丁寧な仕事ぶりをアピールします。
送付状・履歴書・職務経歴書・その他書類一式が揃っているかを確かめる
郵送または手渡しする前に、提出書類がすべて揃っているか最終確認を行いましょう。一般的には、送付状（添え状）、履歴書、職務経歴書の順番で重ねます。企業からその他に提出を求められている書類（ポートフォリオなど）があれば、職務経歴書の後ろに加えます。送付状は、誰が、何を、何のために送ったのかを伝えるためのもので、ビジネスにおける礼儀です。これらの書類を順番通りに揃えることで、採用担当者は内容を確認しやすくなります。
汚損・破損防止のためクリアファイルに挟む
提出書類一式は、そのまま封筒に入れるのではなく、無色透明の新品のクリアファイルに挟みましょう。これにより、郵送中の雨による水濡れや、持ち運び時の折れ、汚れを防ぐことができます。クリアファイルに入れるという一手間が、書類を大切に扱っているという丁寧な印象を与え、ビジネスマナーを心得ていることのアピールにもつながります。使い古したファイルではなく、必ず綺麗なものを使用してください。
封筒はA4サイズの書類を折らずに入れられる「角形A4号」または「角2号」を選ぼう
履歴書を郵送する場合、書類に折り目をつけずに送るのがマナーです。A4サイズのクリアファイルがそのまま入る「角形A4号（角A4）」または「角2号（角2）」の封筒を選びましょう。角2号の方が一回り大きいため、書類に厚みがある場合でも入れやすいです。三つ折りにして長形3号の封筒で送るのは、アルバイトの応募など一部の例外を除き、転職活動では避けるべきです。封筒のサイズ一つにも、ビジネスマナーへの意識が表れます。
封筒の色は「白色」が基本
履歴書の送付に用いる封筒は、白色を選ぶのが最も無難で、フォーマルな印象を与えます。茶色の封筒は事務的な用途で使われることが多く、他の郵便物に紛れてしまう可能性があるため、重要な応募書類には避けた方が良いとされています。白色の封筒は、宛名書きもはっきりと見やすく、清潔感があります。文房具店などで手軽に購入できるので、応募書類用としていくつか準備しておくと安心です。
封筒の【表面】と【裏面】にしっかりと情報を記載する
- 筆記用具：雨でにじまない黒色の油性サインペンやボールペン（1.0mm程度）を使用します。
- 郵便番号：算用数字で右上に正確に記入します。
- 住所：右側に、都道府県から建物名、階数まで省略せずに縦書きで記入します。
- 宛名：中央に、住所より少し大きな文字で書きます。
会社・部署宛の場合：「御中」 （例：株式会社〇〇 人事部 御中）
担当者個人宛の場合：「様」 （例：株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 山田太郎 様）
※「御中」と「様」は併用しません。個人名が分かっている場合は「様」を優先します。
- 「履歴書在中」の朱書き：左下に、赤色のペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲みます。これにより、他の郵便物と区別され、担当者の手元に届きやすくなります。市販のスタンプを使用しても構いません。
- 自分の住所・氏名：左下に、表面より小さな文字で自分の郵便番号、住所、氏名を記入します。
- 投函日：左上に、郵送する日付を漢数字で記入します。
- 封かん：「〆」マークを中央に書きます。これは「確かに封をしました」という印です。のりでしっかりと封をしてから書きましょう。セロハンテープでの封は避けるのが無難です。
郵送する場合は切手料金とデザインに注意する
角形A4号や角2号の封筒は定形外郵便物にあたります。郵便局の窓口に持ち込んで正確な料金を量ってもらうのが最も確実です。料金不足は、返送されたり、企業側に不足分を支払わせてしまったりと、重大なマナー違反になります。逆に切手を貼りすぎるのもスマートではありません。切手のデザインは、記念切手やキャラクターものは避け、ビジネスシーンにふさわしい普通切手を選びましょう。複数枚貼る場合は、曲がらないようにまっすぐ綺麗に貼ることを心がけてください。
印刷した履歴書を手渡しする場合の注意点
- 受付で渡す場合：封筒に入れたまま、「採用ご担当の〇〇様宛の応募書類でございます」と伝えて渡します。
- 面接官に直接渡す場合：
1. 面接官の前で、封筒からクリアファイルごと書類を取り出します。
2. 相手が読みやすい向きにして、封筒の上に重ねて渡します。
3. 「こちらが応募書類でございます。よろしくお願いいたします」と一言添えましょう。
4. ただし、面接官から「封筒のままで結構です」と指示があった場合は、それに従います。
現在、データ提出(履歴書のオンライン)も多くなっている
データの履歴書も提出できるように準備しておくのがおすすめ
近年、企業の採用活動のオンライン化が進み、履歴書をデータで提出するケースが急増しています。特にIT企業や外資系企業、スタートアップなどでは、メール添付や応募フォームへのアップロードが主流です。郵送や手渡しといった従来の形式にしか対応できないと、応募できる企業の選択肢が狭まってしまいます。いつでも迅速に応募できるよう、パソコンやスマホで作成した履歴書のデータを、PDF形式で準備しておくことを強くおすすめします。
パソコンやスマホで履歴書を作成していきましょう
パソコンやスマホで履歴書を作成することには多くのメリットがあります。まず、手書きに比べて修正が容易なため、常に最新かつ完璧な状態の書類を保てます。また、一度テンプレートを作成すれば、応募企業ごとに志望動機などを書き換えるだけで、効率的に複数の企業に応募できます。転職活動において特に対策を行っていない人は、66.1％と過半数となっていますが、オンラインで手軽に作成できるツールを使えば、質の高い履歴書を効率的に準備でき、他の応募者と差をつけることができます。
オンライン履歴書の作成にはZキャリア履歴書がおすすめ
【完全無料】スマホ一台でサクッと作れる
Zキャリア履歴書は、会員登録するだけで全ての機能を無料で利用できる画期的なサービスです。パソコンを持っていない方でも、スマートフォンさえあれば、いつでもどこでも手軽に本格的な履歴書を作成できます。通勤中の電車内や、ちょっとした休憩時間など、スキマ時間を有効活用して転職活動を進められるため、忙しい現代人に最適なツールと言えるでしょう。思い立った時にすぐ行動に移せるスピード感も、転職成功の鍵を握ります。
途中保存機能があり、作成途中でデータが消える心配なし
履歴書の作成には、意外と時間がかかるものです。特に、学歴や職歴を正確に思い出したり、志望動機を練り上げたりするには集中力が必要です。Zキャリア履歴書には便利な途中保存機能が搭載されているため、一度に全てを完成させる必要はありません。少しずつ書き進めて、後から編集・追記することが可能です。急な来客や電話で作業を中断せざるを得ない時も、作成途中のデータが消えてしまう心配がなく、安心して利用できます。
AIアシスト機能で志望動機などを自動生成可能
「志望動機や自己PRに何を書けばいいか分からない」というのは、多くの転職者が抱える悩みです。Zキャリア履歴書なら、独自のAIアシスト機能が、あなたの経歴や希望職種に合わせた魅力的な文章を自動で生成してくれます。もちろん、生成された文章を元に、自分の言葉でオリジナリティを加えることも可能です。文章作成が苦手な方でも、採用担当者に響く質の高いアピール文を簡単に作成できる、心強い味方です。
複製機能があるので、応募先企業ごとに履歴書を分けて作成できる
転職活動では、応募する企業一社一社の特徴に合わせて、志望動機や自己PRを書き分けることが成功の秘訣です。Zキャリア履歴書には、作成した履歴書を簡単に複製できる機能があります。基本情報を入力したマスターデータさえ作っておけば、あとはそれをコピーして、応募先に合わせて内容を微調整するだけ。企業ごとに最適化された履歴書を、手間をかけずに何通でも作成できるため、大幅な時間短縮と効率化が実現します。
コンビニで印刷も可能
Zキャリア履歴書で作成したデータは、PDFとしてダウンロードできます。このPDFファイルをUSBメモリやクラウドストレージに保存すれば、全国のコンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機で簡単に印刷することが可能です。自宅にプリンターがない方でも、手軽に高品質な紙の履歴書を用意できます。急に紙の履歴書が必要になった場合でも、スマホ一つで作成から印刷まで完結できるため、あらゆる提出方法に柔軟に対応できます。
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