面接に関する企業との電話は、とても緊張するものです。特に初めて転職活動をする方や、電話対応に慣れていない未経験の方にとっては、「何を話せばいいのだろう」「失礼なことをしてしまわないか」と不安に感じることも多いでしょう。
ですが、心配はいりません。電話対応も、いくつかの基本的なマナーとコツを押さえておけば、自信を持ってコミュニケーションを取ることができます。この記事では、面接の電話をかける時・受ける時の具体的なステップやそのまま使える例文、さらには折り返しや不在時の対応まで、分かりやすく丁寧に解説していきます。
この記事を読めば、採用担当者に好印象を与え、面接のチャンスをしっかりと掴むための電話対応術が身につきます。前向きな気持ちで、一つ一つのポイントを確認していきましょう。
- 面接の電話をかける時の基本ステップと例文
- 面接の電話を受ける時の基本ステップと例文
- 面接の電話で失敗しないための重要なマナー
- 折り返しや不在時の適切な電話対応方法
【例文でわかる】面接の電話のかけ方パーフェクトガイド
企業へ自分から電話をかける場合、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここでは、電話をかける前の準備から、具体的な話し方のステップ、シーン別の例文、そして押さえておくべきマナーまで、分かりやすく解説します。
- 面接の電話をかける前に！必須の準備と心構え
- 面接の電話をかける時の基本ステップ（挨拶から切り方まで）
- 【シーン別】面接の電話をかける時の例文（日程調整・問い合わせ・辞退連絡など）
- 企業に電話をかける際の適切な時間帯と言葉遣いのポイント
- 事前に用意しておくと安心なものリスト（かける時編）
面接の電話をかける前に！必須の準備と心構え
電話をかける前には、話したい内容を整理しておくことが大切です。慌ててしまうと、伝えたいことがうまく伝えられなかったり、聞き忘れが生じたりする可能性があります。まず、なぜ電話をかけるのか、目的を明確にしましょう。そして、質問したいことや伝えたい要点をメモにまとめておくと、スムーズに話を進めることができます。また、静かな環境で、電波状況が良い場所を選ぶことも忘れないでください。
面接の電話をかける時の基本ステップ（挨拶から切り方まで）
実際に電話をかける際の基本的な流れを理解しておきましょう。丁寧な挨拶から始まり、用件を伝え、最後は感謝の言葉で締めくくるのがマナーです。
これらのステップを意識するだけで、落ち着いて対応できるようになります。
【シーン別】面接の電話をかける時の例文（日程調整・問い合わせ・辞退連絡など）
ここでは、具体的な場面を想定した電話のかけ方の例文を紹介します。状況に合わせて言葉を調整し、参考にしてみてください。
（面接の日程調整をお願いする場合）
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、先日〇〇（求人媒体名など）より御社の〇〇職に応募いたしました山田太郎と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に繋がったら） 「お忙しい中失礼いたします。山田太郎です。先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。つきましては、ご提示いただいた日程のうち、〇月〇日〇時からの面接をお願いしたくお電話いたしました。」
（選考状況を問い合わせる場合）
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇月〇日に御社の〇〇職の面接を受けさせていただきました山田太郎と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に繋がったら） 「お忙しい中失礼いたします。山田太郎です。先日は面接の機会をいただきありがとうございました。選考結果について、いつ頃ご連絡をいただけるか目安をお伺いしたくお電話いたしました。」
（面接を辞退する場合）
「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇月〇日に〇〇職の面接のお約束をいただいております山田太郎と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に繋がったら） 「お忙しい中失礼いたします。山田太郎です。誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。」
企業に電話をかける際の適切な時間帯と言葉遣いのポイント
企業に電話をかける際は、相手の都合を考え、迷惑にならない時間帯を選ぶのがマナーです。一般的には、始業直後やお昼休み、終業間際は避けるのが良いでしょう。午前中であれば10時から11時半頃、午後であれば14時から16時頃が比較的繋がりやすい時間帯と言えます。 言葉遣いも重要です。「お世話になっております」は、初めて電話する相手や、まだ親しくない間柄の相手に対して使う丁寧な挨拶です。企業への最初の電話では「お忙しいところ恐れ入ります」や「初めてお電話させていただきます」といった表現も適切です。正しい敬語を使い、丁寧な話し方を心がけましょう。
事前に用意しておくと安心なものリスト（かける時編）
電話をかける前に手元に用意しておくと、慌てずにスムーズな対応ができます。最低限、筆記用具とメモ帳、スケジュール帳は準備しておきましょう。
これらの準備をしっかり行うことで、電話対応への不安も軽減されるはずです。
【落ち着いて対応】面接の電話の受け方と好印象マナー
企業からの電話は、いつかかってくるか分からないため、事前の心構えが大切です。ここでは、電話を受ける際の基本的なステップから、シーン別の例文、そして好印象を与えるためのマナーについて解説します。
- 面接の電話を受ける時の心構えと事前準備（留守電設定のコツも）
- 面接の電話を受ける時の基本ステップ（名乗りから対応まで）
- 【シーン別】面接の電話を受ける時の例文（日程連絡・合否連絡・追加質問など）
- 電話を受ける際に注意すべき周囲の環境と聞き取りのコツ
- 事前に用意しておくと安心なものリスト（受ける時編）
面接の電話を受ける時の心構えと事前準備（留守電設定のコツも）
企業からの電話は、知らない番号からかかってくることも多いため、常に丁寧な対応を心がけましょう。普段からスマートフォンの充電や電波状況に気を配り、いつでも電話に出られるようにしておくと安心です。 また、すぐに出られない場合に備えて、留守番電話の設定をしておくことを強くおすすめします。メッセージには、「こちらは〇〇（自分の名前）です。ただいま電話に出ることができません。お手数ですが、ご用件とお名前を録音してください。後ほどこちらからご連絡いたします。」のように、丁寧な応答メッセージを録音しておきましょう。
面接の電話を受ける時の基本ステップ（名乗りから対応まで）
企業から電話がかかってきた際の基本的な流れを把握しておきましょう。落ち着いて相手の用件を聞き取り、誠実に対応することが重要です。
これらのステップを意識すれば、突然の電話にもスムーズに対応できます。
【シーン別】面接の電話を受ける時の例文（日程連絡・合否連絡・追加質問など）
ここでは、企業から電話がかかってきた際のシーン別の受け答え例文を紹介します。相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
（面接日程の連絡を受けた場合）
「はい、山田です。」 （相手が名乗った後）「〇〇株式会社の〇〇様ですね。お世話になっております。ご連絡ありがとうございます。」
（日程を聞いて）「はい、承知いたしました。〇月〇日〇時に、御社へお伺いいたします。当日は何卒よろしくお願いいたします。本日はご連絡いただき、ありがとうございました。失礼いたします。」
（合否連絡を受けた場合・通過）
「はい、山田です。」 （相手が名乗った後）「〇〇株式会社の〇〇様ですね。お世話になっております。お電話ありがとうございます。」
（結果を聞いて）「はい！ありがとうございます。大変嬉しく思います。ぜひ、よろしくお願いいたします。今後の手続きについて、ご指示いただけますでしょうか。」
（合否連絡を受けた場合・不採用）
「はい、山田です。」 （相手が名乗った後）「〇〇株式会社の〇〇様ですね。お世話になっております。お電話ありがとうございます。」
（結果を聞いて）「左様でございますか。承知いたしました。残念ではございますが、この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。失礼いたします。」
電話を受ける際に注意すべき周囲の環境と聞き取りのコツ
電話を受ける際は、できるだけ静かで、相手の声が聞き取りやすい環境を選ぶことが大切です。騒がしい場所にいる場合は、「申し訳ございません、少々騒がしい場所におりますので、静かな場所に移動してもよろしいでしょうか」と一言断ってから移動しましょう。 また、相手の話を正確に聞き取るためには、メモを取りながら聞くのが効果的です。重要な日時や名前、指示内容などを聞き逃さないように、しっかりと記録しましょう。もし聞き取れなかった場合は、遠慮せずに「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか」と丁寧に聞き返すことが大切です。
事前に用意しておくと安心なものリスト（受ける時編）
いつ企業から電話がかかってきても対応できるよう、普段からスケジュール帳や筆記用具を持ち歩く習慣をつけておくと良いでしょう。
これらの準備があれば、急な電話にも落ち着いて対応できます。
【これで万全】面接の電話「折り返し」と「不在時」の対応マナー
企業からの電話に出られなかった場合や、担当者が不在だった場合の対応も、転職活動では重要なポイントです。ここでは、折り返し電話のマナーや、不在時の適切な対応について詳しく解説します。
- 折り返し電話の鉄則！不在着信への対応マナーと伝え方
- 「お世話になっております」は折り返しでも使う？適切な第一声とは
- 採用担当者が不在だった場合の適切な伝言の頼み方と受け方
- やむを得ず電話に出られなかった場合の留守番電話メッセージ例文
折り返し電話の鉄則！不在着信への対応マナーと伝え方
企業からの不在着信に気づいたら、できるだけ早く、当日中か遅くとも翌営業日の午前中には折り返し電話をしましょう。電話をかける前に、留守番電話にメッセージが残されていないか確認します。メッセージがあれば、その内容に従いましょう。 折り返す際は、まず「〇〇（自分の名前）と申します。先ほどお電話をいただいたようでしたので、折り返しご連絡いたしました。」と伝え、担当者につないでもらいます。相手の都合を考え、営業時間内に電話することも大切です。
「お世話になっております」は折り返しでも使う？適切な第一声とは
折り返し電話の際も、「お世話になっております」を使うのは丁寧な印象を与えます。ただし、状況によっては「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした」という謝罪の言葉を添えると、より誠実さが伝わります。 第一声としては、「わたくし、〇〇（フルネーム）と申します。先ほど〇〇様（もし留守電などで相手が分かっていれば）からお電話をいただいたようでしたので、折り返しご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」のように、名乗りと折り返しの旨、そして誰宛の電話かを明確に伝えましょう。
採用担当者が不在だった場合の適切な伝言の頼み方と受け方
こちらから電話をかけた際に採用担当者が不在だった場合は、まず担当者の方が何時頃に戻られるかを確認しましょう。そして、「〇〇時に改めてお電話させていただきます」と伝えるか、状況によっては伝言をお願いすることもできます。 伝言をお願いする場合は、「恐れ入りますが、〇〇（自分の名前）からお電話があった旨と、改めてご連絡させていただく旨をお伝えいただけますでしょうか」のように、簡潔に依頼します。自分の連絡先も伝えておくと親切です。
やむを得ず電話に出られなかった場合の留守番電話メッセージ例文
もし自分が電話に出られず、企業側が留守番電話にメッセージを残せるように設定している場合、そのメッセージも丁寧なものにしておきましょう。「こちらは〇〇（フルネーム）です。ただいま電話に出ることができません。恐れ入りますが、お名前とご用件をメッセージにお願いいたします。確認次第、折り返しご連絡させていただきます。」 のような内容が適切です。これにより、企業側も安心してメッセージを残すことができます。
面接の電話で慌てない！よくある状況別Q&A
面接に関する電話では、予期せぬ状況に戸惑うこともあるかもしれません。ここでは、よくある困った状況と、その対処法をQ&A形式で解説します。事前に知っておけば、いざという時も冷静に対応できるはずです。
- 声が聞き取りにくい・電波が悪い時はどうすればいい？
- 緊張してうまく話せない…リラックスするための事前対策は？
- 要件を簡潔に分かりやすく伝えるにはどう準備する？
- 電話で好印象を与えるための話し方・声のトーンとは？
声が聞き取りにくい・電波が悪い時はどうすればいい？
電話中に相手の声が聞き取りにくかったり、自分の声が途切れたりする場合は、正直にその状況を伝え、対応を相談しましょう。例えば、「申し訳ございません、少々お電話が遠いようです。もう一度おっしゃっていただけますでしょうか」や「電波の状況が悪いようですので、一度かけ直してもよろしいでしょうか」のように、丁寧にお願いすることが大切です。そのまま会話を続けると、重要な内容を聞き逃してしまう可能性があります。
緊張してうまく話せない…リラックスするための事前対策は？
電話で話すことに慣れていないと、緊張してしまうのは自然なことです。事前に話す内容をメモにまとめ、声に出して練習しておくだけでも落ち着いて話せるようになります。また、電話をかける前に深呼吸をするのも効果的です。もし言葉に詰まってしまっても、慌てずに「申し訳ございません、少々お待ちいただけますでしょうか」と一言断って、気持ちを整えましょう。
要件を簡潔に分かりやすく伝えるにはどう準備する？
電話で要件を伝える際は、結論から話し、その後に必要な情報を補足する「PREP法（結論→理由→具体例→結論）」を意識すると、相手に伝わりやすくなります。まず、何のための電話なのか、最も伝えたいことを最初に述べましょう。例えば、「面接日程の件でお電話いたしました。〇月〇日を希望いたします。」のように、要点を明確にすることが大切です。事前に伝えたいことを箇条書きにして整理しておくと、話がまとまりやすくなります。
電話で好印象を与えるための話し方・声のトーンとは？
電話では顔が見えない分、声の印象が非常に重要です。普段よりも少し高めの声のトーンで、明るくハキハキと話すことを心がけましょう。早口にならないように、相手が聞き取りやすいスピードで、丁寧な言葉遣いを意識します。また、話の合間には適切な相槌を打ち、相手が話しやすい雰囲気を作ることも大切です。「はい」「さようでございますか」といった言葉を挟むことで、しっかりと話を聞いている姿勢が伝わります。
面接の電話対応に自信がないならZキャリアに相談しよう
この記事では、面接に関する電話対応のマナーやコツについて詳しく解説してきました。基本的なポイントを押さえておけば、過度に緊張することなく、企業とのコミュニケーションを円滑に進めることができるはずです。
それでも、「実際に電話するとなるとやっぱり不安…」「自分のケースではどう対応すれば良いのだろう？」といった個別の悩みが出てくるかもしれません。特に、正社員経験がない方や、久しぶりに就職活動をする方にとっては、一つ一つのステップが大きなハードルに感じられることもあるでしょう。
そんな時は、一人で抱え込まずに、転職のプロに頼ってみるのも良い方法です。Zキャリアでは、ノンデスクワークを中心とした未経験からの就職・転職を考えている方を全力でサポートしています。電話対応のマナーはもちろん、履歴書の書き方から面接対策まで、専門のアドバイザーが一人ひとりの状況に合わせて丁寧にアドバイスを行います。
「こんな初歩的なことを聞いても大丈夫かな？」と思うようなことでも、遠慮なくご相談ください。Zキャリアのエージェントと一緒に、自信を持って転職活動を進めていきましょう。
