配属先への電話挨拶はいつする？タイミングや例文、注意点を徹底解説

配属先へ電話で挨拶する目的とは？

新しい配属先への電話挨拶は、単なる形式的なものではなく、とても大切な意味があります。事前に電話で挨拶することには、これから一緒に働く方々との関係をスムーズに始めるための、いくつかの重要な目的があります。具体的には以下の2つの目的について解説します。

新しい配属先への電話挨拶で得られるメリットを理解する

新しい配属先への電話挨拶は、初対面での印象を良くするだけでなく、業務をスムーズに進める上で多くのメリットがあります。電話で事前に挨拶することで、配属先のメンバーに顔と名前を覚えてもらうきっかけになるでしょう。初出勤の際に「あの時の電話の人ね」と認識してもらえると、話しかけやすくなり、職場の雰囲気に馴染みやすくなります。また、電話で簡単な自己紹介を行うことで、どのような人が配属されてくるのかという相手の不安を解消し、安心感を与えることにも繋がります。

事前電話挨拶が人間関係構築に役立つ理由

電話での事前挨拶は、新しい職場での人間関係を築く上で非常に役立ちます。事前に声を聞くことで、相手はどのような人柄なのかを少しでも感じ取ることができ、初対面のハードルが下がります。また、事前に連絡を入れるという行為自体が、相手への配慮を示すことになり、丁寧な人柄であるという印象を与えるでしょう。これにより、配属初日からスムーズなコミュニケーションが生まれやすくなり、質問もしやすくなるなど、ポジティブな関係性を築くための第一歩となります。

配属先へ電話で挨拶する適切なタイミング

配属先へ電話で挨拶するタイミングは非常に重要です。早すぎても遅すぎても良くありません。適切なタイミングで電話をすることで、相手に良い印象を与え、スムーズなスタートを切ることができます。ここでは、いつ電話をかけるべきか、そしてどの時間帯が良いのかについて、以下の3つのポイントを解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

異動や配属の辞令が出たらすぐに連絡する

新しい配属先への電話挨拶は、辞令が出たらできるだけ早く連絡することが大切です。遅くなると、相手も準備を進めていたり、他の業務で忙しくなったりすることがあります。目安としては、辞令が出てから1週間以内、遅くても配属日の数日前までには連絡を入れるようにしましょう。早く連絡することで、配属先の担当者も受け入れの準備がしやすくなり、あなた自身も安心して新しいスタートを切ることができます。

電話をかける時間帯は業務時間内を選ぶ

電話をかける時間帯は、必ず相手の業務時間内にしましょう。一般的な会社であれば、平日の午前9時から午後5時の間が多いです。早朝や夜間、休日などは避けるべきです。相手が業務時間外に電話を受けることはほとんどなく、もし受けたとしても迷惑になってしまいます。事前に会社のウェブサイトなどで営業時間を確認しておくと、より確実です。

業務が落ち着く時間帯を選ぶ

業務時間内であっても、電話をかけるのに適した時間帯とそうでない時間帯があります。例えば、始業直後や終業間際は、朝礼や退社準備などで忙しいことが多いです。また、お昼休み時間（正午から午後1時頃）も避けた方が良いでしょう。おすすめは、午前中の少し落ち着いた時間帯や、午後のおやつの時間（午後3時頃）です。これらの時間は、比較的業務が一段落し、電話対応もしやすい傾向があります。

配属先へ電話で挨拶する際の準備を確認する

配属先へ電話で挨拶する前に、しっかりと準備をすることが大切です。準備を怠ると、電話中に話す内容を忘れてしまったり、相手に失礼な印象を与えてしまったりする可能性があります。ここでは、電話挨拶をスムーズに進めるための準備について、以下の3つのポイントを解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

伝えるべき情報を事前にまとめておく

電話挨拶では、まず自分が何者であるかを明確に伝える必要があります。具体的には、自分の氏名、現在の所属（もしあれば）、そして配属される部署名と配属日を簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。これらの情報をスムーズに伝えることで、相手は誰からの電話なのかをすぐに理解し、安心して話を聞くことができます。

質問事項を整理してメモする

もし、配属に関して何か確認しておきたいことや、不安な点があれば、電話の際に質問できるようにメモしておきましょう。例えば、初出勤の際の具体的な出社時間や、必要な持ち物、部署の雰囲気についてなど、気になることを事前にリストアップしておくのがおすすめです。ただし、あまりにも多くの質問をすると相手の負担になるため、本当に知りたいことを数点に絞って質問するように心がけてください。

話す内容を事前に書き出しておく

電話は相手の顔が見えないため、話す内容がまとまっていないと、言葉に詰まったり、伝えたいことがうまく伝わらなかったりすることがあります。そこで、電話で話す内容を事前にスクリプトとして書き出しておくことをおすすめします。挨拶の言葉から自己紹介、質問事項、そして最後の締めの言葉まで、一連の流れを文字にしておくことで、安心して電話に臨むことができます。

配属先へ電話で挨拶する際の具体的な伝え方

配属先への電話挨拶は、相手に与える印象を大きく左右します。特に、新卒や中途採用の場合、そして異動の場合では、伝えるべきポイントやニュアンスが異なります。ここでは、それぞれの状況に合わせた具体的な伝え方について、以下の3つのポイントを解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

新卒・中途採用の場合の例文

新卒や中途採用で新しい会社へ配属される場合、以下のような形で電話をすると良いでしょう。初々しさや前向きな気持ちが伝わるように話すことが大切です。

例文： 「お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日付けで、こちらの〇〇部に配属になります、〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者が出たら）この度、〇〇部に配属されることになりました〇〇と申します。ご挨拶のお電話をさせていただきました。至らない点も多々あるかと思いますが、一日も早く皆様のお役に立てるよう、精一杯努めてまいります。どうぞよろしくお願いいたします。何か初日までに準備しておくことはございますでしょうか？」

異動の場合の例文

社内での異動の場合、これまでお世話になった部署への感謝と、新しい部署への意欲を伝えることがポイントです。円滑な引き継ぎと、新しい部署での貢献意欲を示すように話しましょう。

例文： 「お疲れ様です。〇月〇日付けで〇〇部から〇〇部に異動になります、〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者が出たら）この度、〇〇部に異動になりました〇〇です。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところですが、まずは電話にて失礼いたします。これまで〇〇部で培った経験を活かし、一日も早く貴部のお力になれるよう努めてまいります。どうぞよろしくお願いいたします。引き継ぎに関しましては、〇〇部にて〇〇様と調整させていただいておりますので、ご安心ください。」

公務員の場合の例文

公務員の場合、より丁寧で堅実な言葉遣いを心がけましょう。部署名や役職名を正確に伝え、公的な立場であることを意識した表現が求められます。

例文： 「お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日付けで、〇〇市役所〇〇課に配属となります、〇〇と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？（担当者が出たら）この度、〇〇課に配属されることになりました〇〇でございます。ご挨拶のお電話を差し上げました。市民の皆様のために、誠心誠意努めてまいる所存でございます。どうぞよろしくお願い申し上げます。」

配属先への電話挨拶で良い印象を与えるコツ

配属先への電話挨拶は、第一印象を決定づける重要な機会です。少しの工夫で、相手に好印象を与え、新しい職場での人間関係をスムーズに始めることができます。ここでは、電話挨拶で良い印象を与えるためのコツを、以下の4つのポイントで解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

明るくはっきりとした声で話す

電話は声だけで相手に感情を伝えるため、明るくはっきりとした声で話すことが非常に重要です。声のトーンが低いと、自信がなさそうに見えたり、暗い印象を与えてしまったりすることがあります。口角を少し上げて話すことを意識すると、自然と明るい声になります。また、早口になりすぎず、聞き取りやすいスピードで話すことも心がけましょう。

相手への配慮を忘れない

電話をかける際は、相手が忙しい時間帯ではないか、今話しても大丈夫かといった配慮を忘れないようにしましょう。電話の冒頭で「お忙しいところ恐れ入ります」といったクッション言葉を使うことで、相手への配慮を示すことができます。また、もし相手が電話に出られない場合でも、焦らず、改めてかけ直す旨を伝えるなど、丁寧な対応を心がけると良いでしょう。

要点を簡潔に伝える

電話挨拶では、長々と話すのではなく、要点を簡潔に伝えることが大切です。相手の時間を奪わないよう、自分の名前、配属される部署、配属日、そして挨拶の言葉を短くまとめましょう。もし質問がある場合も、事前にメモした内容を端的に尋ねるようにします。だらだらと話すことは、相手に時間を無駄にされていると感じさせてしまう可能性があります。

感謝の気持ちを伝える

電話の最後には、「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます」といった形で、感謝の気持ちを伝えると良い印象を与えます。電話対応してくれたことへの感謝を伝えることで、相手に対する敬意と気遣いが伝わり、好意的に受け止めてもらえるでしょう。また、今後お世話になることへの期待と意欲を示す言葉を加えることも有効です。

配属先への電話挨拶で避けるべき注意点

配属先への電話挨拶では、良い印象を与えるためのコツがある一方で、避けるべき注意点もあります。これらを知らずに電話をしてしまうと、意図せず相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるので、以下の3つのポイントについて確認しておきましょう。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

長時間話しすぎないように気をつける

電話挨拶は、あくまで「挨拶」が目的です。長々と世間話をしてしまったり、業務内容について詳細に質問しすぎたりするのは避けましょう。相手も忙しく、他の業務があるかもしれません。簡潔に挨拶を済ませ、もし詳しい話を聞きたい場合は、出社後や改めて時間を設けてもらうようお願いするなど、相手の状況を考慮することが大切です。

プライベートな質問は避ける

電話挨拶の段階では、相手のプライベートなこと（例えば、趣味や家族構成など）について質問するのは避けましょう。まだ関係性が十分に築けていない段階で個人的な質問をすることは、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。あくまで業務上の挨拶に徹し、個人的な話題は配属後に信頼関係ができてからにしましょう。

不安な気持ちを前面に出しすぎない

新しい環境への不安は誰にでもあるものですが、電話挨拶の際に過度に不安な気持ちを伝えるのは控えるべきです。「ちゃんとやっていけるか不安です」「迷惑をかけないか心配です」といったネガティブな発言は、相手に「この人は大丈夫だろうか」という印象を与えてしまうかもしれません。前向きな姿勢と、学ぶ意欲があることを示しましょう。

配属先への電話挨拶でよくある疑問を解決する

配属先への電話挨拶に関して、他にもいくつか疑問に思うことがあるかもしれません。ここでは、そうしたよくある疑問とその解決策を、以下の3つのポイントで解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

担当者や連絡先が不明な場合の対処法

配属先の担当者や電話番号が分からない場合は、無理に調べようとせず、まずは会社の人事部や直属の上司に確認するのが一番確実です。勝手に番号を調べて電話をかけることは、個人情報保護の観点からも推奨されません。また、もし教えてもらえない場合は、会社の方針として事前連絡が不要なケースもあるため、無理に連絡を取ろうとせず、指示に従いましょう。

留守番電話になった場合の対応方法

もし電話が留守番電話になった場合は、簡潔にメッセージを残しましょう。自分の氏名、配属される部署名と配属日、そして「ご挨拶のお電話を差し上げました」ということを伝えます。最後に「改めてお電話させていただきます」と伝え、電話を切ります。長々とメッセージを残す必要はありません。後日、改めて適切な時間帯にかけ直しましょう。

挨拶の電話で引き継ぎの相談はすべきか

挨拶の電話では、基本的に引き継ぎの具体的な相談は避けるべきです。挨拶がメインの電話なので、引き継ぎに関する詳細な話は、配属後や、改めて時間を設けてもらう形で行うのが良いでしょう。もし、どうしても事前に確認しておきたい緊急の事項がある場合は、「引き継ぎについて、もし可能でしたら別途お時間を頂戴できますでしょうか」と、相手の都合を尋ねる形で切り出すようにしましょう。

配属先への電話挨拶をスムーズに終えた後の行動

配属先への電話挨拶を無事に終えたら、それで終わりではありません。その後の行動も、新しい職場での印象を良くするために重要です。ここでは、電話挨拶後にすべきことについて、以下の2つのポイントを解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

挨拶後のお礼メールを送る必要性

電話での挨拶後、お礼のメールを送るかどうかは、相手の部署や会社の方針によって判断が分かれます。一般的には必須ではありませんが、より丁寧な印象を与えたい場合は、電話でお話した内容の確認と、時間をいただいたことへの感謝を伝える簡単なメールを送るのも良いでしょう。ただし、相手がメールをあまり使わない部署であれば、かえって迷惑になる可能性もあります。もし不明な場合は、無理に送る必要はありません。

初出勤日までに準備しておくこと

電話挨拶を終えたら、あとは初出勤に向けての準備に集中しましょう。事前に聞いておいた持ち物や、部署の資料などを確認し、初日からスムーズに業務に取り組めるよう準備を進めることが大切です。また、会社の場所や通勤経路も改めて確認し、時間に余裕を持って出勤できるように計画を立てましょう。

配属先への電話挨拶に関する悩みはZキャリアに相談する

配属先への電話挨拶は、新しい環境への第一歩として非常に重要です。しかし、その準備や実践には、多くの不安や疑問が伴うことがあります。もし、電話挨拶について一人で悩んでしまったり、具体的な状況に応じたアドバイスが欲しいと感じたりしたら、Zキャリアのエージェントに相談してみましょう。

転職のプロがあなたの状況に合わせてアドバイス

Zキャリアのキャリアアドバイザーは、若年層の転職支援に特化したプロフェッショナルです。配属先への電話挨拶だけでなく、履歴書の書き方や面接対策、さらには入社後の働き方に関するアドバイスまで、一人ひとりの状況に合わせたきめ細やかなサポートを提供しています。特に、初めての転職や部署異動で不安を感じている方にとって、心強い味方になってくれるでしょう。

異動や新しい環境での悩みを気軽に話せる

新しい環境に飛び込む際、誰に相談したら良いか分からない悩みも出てくるものです。Zキャリアのエージェントは、あなたの不安や疑問に真摯に耳を傾け、客観的な視点からアドバイスをしてくれます。人間関係の悩みや、スキルアップに関する相談など、どんな小さなことでも気軽に話せる環境がZキャリアにはあります。

転職活動の全般をサポートしてもらう

Zキャリアは、転職活動の最初から最後まで、あなたの成功を全面的にサポートします。電話挨拶の練習から、希望に合う求人の紹介、応募書類の添削、面接対策、さらには条件交渉まで、転職に関わるあらゆるプロセスを一緒に進めていくことができます。一人で抱え込まず、プロのサポートを活用して、自信を持って新しいキャリアの一歩を踏み出しましょう。