定時後に電話してくる人への 対応方法って？考え方とマナーも解説

定時後に電話してくる人、どう対応すればいい？

定時後の電話対応の基本的な考え方について、以下の通り解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

基本的には出なくても問題ない

定時後の電話は出なくても問題ありません。勤務時間外は本来、労働義務がない時間だからです。

会社との雇用契約は、決められた勤務時間内で働くことが前提になっています。定時後は自分の時間であり、プライベートを優先する権利があります。

電話に出なかったからといって、責められる理由はありません。もし上司や同僚から「なぜ出なかったのか」と言われても、「勤務時間外でしたので」と堂々と答えて大丈夫です。

緊急性が高い場合は対応を検討する

基本的には終業後に電話に出る必要はありませんが、緊急性が高い内容の場合は、対応を検討する必要があります。たとえば、当日中に納品しなければならない資料について確認が必要な場合や、システムトラブルで早急に対処が必要な場合などです。

着信履歴を見て、同じ人から何度もかかってきている場合は、緊急の可能性が高いと判断できます。このような場合は、折り返しの電話やメッセージで状況を確認するのが賢明です。

とはいえ、緊急かどうかの判断は難しいものです。迷ったときは、まずメッセージで「何の用件でしょうか」と確認してから対応を決めても遅くありません。

翌営業日に折り返す対応が無難

定時後の電話に気づいた場合、翌営業日に折り返す対応が最も無難です。急ぎでない内容であれば、次の日の朝一番に折り返せば十分です。

折り返しの際は、「昨日お電話いただいたようで、勤務時間外にて対応できず申し訳ございませんでした。」と一言添えるだけで印象が良くなります。丁寧な対応を心がけることで、相手との関係を良好に保てます。

もし留守番電話やメッセージが残されていない場合は、「お電話いただいたようですが、ご用件をお聞かせいただけますか」と尋ねてみましょう。

定時後の電話対応が必要なケース

対応が必要になるケースについて、以下の通り解説します。

詳しく見ていきましょう。

上司からの緊急の指示や確認

上司からの緊急の指示や確認は、対応したほうが良い場合があります。特に、明日の朝一番で必要な情報や、週明けの会議資料についての確認などは、早めに対応しておくと翌日の業務がスムーズに進みます。

たとえば、「明日の取引先へのプレゼン資料、最終版を共有してほしい」という連絡であれば、その日のうちに対応しておくことで、翌日の朝から慌てずに済みます。

ですが、毎回定時後に連絡してくる上司の場合は、営業時間内に連絡してもらうよう促すことも大切です。

取引先からのトラブル対応

取引先から商品の不具合やサービスの問題について連絡があった場合は、早めの対応が求められます。トラブルを放置すると、相手の信頼を失い、取引関係に悪影響が出る可能性があるからです。

たとえば、納品した商品に不備があった、注文内容に間違いがあったなどの連絡は、できるだけ早く確認して対応方針を伝える必要があります。

ただし、自分一人で判断できない内容であれば、「明日の朝、担当者に確認して折り返します」と伝えるだけでも、相手は安心します。無理に即答する必要はありません。

当日中に対応が必要な業務連絡

締切が当日中の業務や、翌朝までに準備が必要な作業についての連絡は、対応を検討する必要があります。たとえば、「今日中に提出が必要な書類の確認」や「明日の朝一番で使う資料の最終チェック」などです。

このような連絡に対応することで、翌日の業務を円滑に進められます。ただし、本来は勤務時間内に済ませるべき業務ですので、定期的にこのような連絡がある場合は、業務の進め方を見直す必要があります。

また、当日中の対応が必要かどうか判断がつかない場合は、一度メッセージで確認してから対応するのがおすすめです。

定時後の電話対応が不要なケース

ここまで定時後も対応が必要な電話について解説してきました。では対応が不要なケースとはどのようなものでしょうか。以下の通り解説します。

翌日でも間に合う通常業務の連絡

翌日でも間に合う内容の電話は、即日の対応は必要ありません。たとえば、来週の会議の日程調整、資料の提出期限の確認、通常の業務報告などは、翌営業日に対応すれば十分です。

急ぎでない連絡を定時後にかけてくる人は、相手の時間を尊重する意識が欠けている可能性があります。このような電話に毎回対応していると、「この人は定時後でも出てくれる」と思われてしまい、習慣化してしまいます。

翌日の朝一番で折り返し、「勤務時間外でしたので、今朝確認しました」と伝えることで、相手にも意識してもらえます。

単なる確認や相談事

緊急性のない確認や相談は、定時後に対応する必要はありません。「この件どう思う？」「ちょっと意見を聞きたい」といった内容は、翌日の勤務時間内に対応すれば問題ありません。

特に、業務時間内に聞けばいい内容を、わざわざ定時後に連絡してくる人もいます。このような場合は、対応しないことで、「勤務時間外は連絡しないでほしい」というメッセージを暗に伝えることができます。

もし後日、「なぜ出なかったのか」と聞かれたら、必要以上に恐縮せずに「勤務時間外でしたので」とはっきりと伝えましょう。

定期的に定時後にかけてくる非常識な電話

毎回定時後や休日に電話をかけてくる人がいる場合、それは明らかに非常識な行動です。このような電話には、対応しないほうがいいでしょう。

対応し続けることで、相手は「いつでも連絡していい」と勘違いしてしまいます。勤務時間外の連絡を習慣化させないためにも、毅然とした態度で対応しないことが大切です。

どうしても繰り返される場合は、直接「勤務時間外の連絡は控えていただけますか」と伝えるか、上司や人事に相談することも検討しましょう。

定時後に電話してくる上司への対処法

上司が毎日あまりに忙しく、就業時間の間に仕事について話しづらいから、と定時後に連絡を入れてくる可能性もあります。そんなときの具体的な対処法について、以下の通り解説します。

営業時間内での連絡をお願いする

上司に直接、営業時間内での連絡をお願いすることが効果的です。言いにくいかもしれませんが、丁寧に伝えれば理解してもらえる可能性が高いです。

たとえば、「業務に集中できるよう、勤務時間内にご連絡いただけると助かります」と伝えてみましょう。理由を添えることで、相手も納得しやすくなります。

また、「プライベートの時間を大切にしたい」という気持ちも、正当な理由です。就業時間の中で仕事をきっちりこなしているのであれば、自分の時間を守ることは、決してわがままではありません。

緊急時のルールを事前に確認しておく

緊急時の連絡方法について、事前に上司と確認しておくと安心です。「本当に緊急の場合はどうすればいいですか」と聞いておくことで、お互いの認識を合わせられます。

たとえば、「緊急時はまずメッセージで用件を送ってください。確認でき次第、折り返します」といったルールを決めておくと、無用なトラブルを防げます。

このような事前の取り決めがあることで、定時後の電話を受けなくても、後ろめたさを感じずに済みます。

労働時間外の対応は義務ではないと理解する

労働時間外の対応は、原則として義務ではありません。上司から「なぜ電話に出なかったのか」と責められたとしても、「勤務時間外でしたので」と答えれば十分です。それでも強要される場合は、パワハラに該当する可能性があります。

自分の権利を理解しておくことで、不当な要求に対して毅然とした態度で対応できます。

定時後に電話してくる取引先への対処法

取引先から定時後に連絡がくる可能性は大いに考えられます。特に定時が異なる取引先から定時後に連絡がくる可能性は高いでしょう。こうした場合はすぐに対応する必要があるのでしょうか。取引先への具体的な対処法について、以下の通り解説します。

翌営業日の対応時間を伝える

取引先からの定時後の電話には、翌営業日に折り返す旨を丁寧に伝えましょう。留守番電話のメッセージやメールで、「営業時間は〇時から〇時までです。翌営業日に改めてご連絡いたします」と案内しておくと親切です。

取引先も、営業時間外であることを理解してくれる場合がほとんどです。翌朝一番で折り返せば、相手も不便を感じることは少ないでしょう。

ただし、納品トラブルなど緊急性の高い内容の場合は、できるだけ早めに折り返すか、対応可能な担当者につなぐ配慮も必要です。

緊急連絡先を案内する

会社に緊急連絡先がある場合は、取引先にその番号を案内しておくと安心です。たとえば、24時間対応のカスタマーサポートや、担当部署の緊急連絡先などです。

「緊急のご用件は、こちらの番号へお願いいたします」と伝えておくことで、本当に急ぎの場合にも対応できる体制を示せます。

ただし、個人の携帯電話番号を教える必要はありません。会社として用意されている連絡先を案内するだけで十分です。

メールでの連絡を依頼する

定期的に定時後に電話をかけてくる取引先には、「今後はメールでご連絡いただけますか」とお願いするのも有効です。メールであれば、翌営業日に確認して対応できます。

メールのほうが記録も残りますし、内容を確認してから返信できるため、ミスコミュニケーションも防げます。

「お電話だとタイミングが合わないことがあるので、メールでいただけると確実に対応できます」と理由を添えると、相手も納得しやすいでしょう。

退勤後の仕事の連絡を減らすコツ

退勤後の連絡を減らすための工夫について、以下の通り解説します。

退勤前に業務の進捗を共有する

退勤前に業務の進捗状況を共有しておくことで、定時後の連絡を大幅に減らせます。たとえば、「今日はここまで進みました。明日は〇〇を対応します」と簡単な報告をしておくだけで、上司や同僚も安心します。

進捗共有は、メールやチャットツールで簡潔に済ませれば、数分で終わります。この習慣をつけることで、「今どうなっているのか」という確認の電話が減ります。

また、翌日の予定も伝えておくことで、「明日の朝一番で対応します」という意思表示にもなります。

不在時の対応フローを整える

自分が不在の時に誰が対応するのか、事前にフローを決めておくと、定時後の連絡が減ります。たとえば、「私が不在の場合は〇〇さんに連絡してください」と関係者に伝えておくことです。

チーム内で情報共有をしておけば、一人に連絡が集中することも防げます。業務の属人化を避けることで、特定の人だけが定時後も対応しなければならない状況を改善できます。

また、マニュアルや手順書を整備しておくことで、自分がいなくても対応できる体制を作れます。

連絡可能な時間帯を明確にする

メールの署名や社内プロフィールに、対応可能な時間帯を明記しておくと効果的です。たとえば、「対応時間：平日9:00〜18:00」と記載しておくだけで、相手も意識してくれます。

また、チャットツールのステータスを「退勤中」に設定したり、自動返信メッセージで営業時間を案内したりすることも有効です。

このような工夫をすることで、「この人は定時後は対応しない」という認識が広まり、不要な連絡が減っていきます。

定時後の電話を断るときのマナー

定時後だからと着信に出ないことに後ろめたさを感じることもあるかもしれません。そんな時は、電話に出て直接断るか、メールなどでお断りの連絡をするという手が考えられます。こうした定時後の電話を断るときの具体的なマナーについて、以下の通り解説します。

詳しく解説していきます。

丁寧に理由を説明する

定時後の電話を断る際は、丁寧に理由を説明することが大切です。たとえば、「申し訳ございませんが、勤務時間外のため対応が難しいです」と伝えれば、相手も納得してくれます。

理由を説明することで、相手に「適当に断られた」という印象を与えずに済みます。ただし、プライベートな予定の詳細を話す必要はありません。

「勤務時間外です」という理由だけで十分正当性があります。自信を持って断りましょう。

対応可能な時間を提示する

断るだけでなく、「明日の〇時以降であれば対応できます」と代替案を提示すると、より印象が良くなります。相手も次のアクションを取りやすくなります。

たとえば、「明日の朝9時以降に改めてご連絡いただけますか」と伝えることで、相手も予定を立てやすくなります。

このように、断りつつも協力的な姿勢を見せることで、良好な関係を維持できます。

感謝の気持ちを伝える

電話をかけてくれたこと自体には、感謝の気持ちを伝えましょう。「ご連絡ありがとうございます」と一言添えるだけで、印象が大きく変わります。

断ることと感謝することは、矛盾しません。相手の行動を否定するのではなく、タイミングの問題だということを伝えることが大切です。

「お気遣いありがとうございます。明日改めてご連絡させてください」といった表現を使うと、丁寧な印象を与えられます。

時間外の電話はパワハラになる？

あまりに頻繁に会社から定時後に電話がかかってくると、精神的に疲れ果ててしまうことが考えられます。この場合、パワハラに該当するのでしょうか。ここでは、時間外の電話とパワハラの関係について、以下の通り解説します。

業務命令として強制される場合は該当する可能性がある

時間外の電話対応を業務命令として強制される場合、パワハラに該当する可能性があります。たとえば、「定時後も必ず電話に出ること」と命令されたり、出なかったことで叱責されたりする場合です。

労働時間外の対応は、原則として労働者の義務ではありません。それを強制することは、労働者の権利を侵害する行為と言えます。

ただし、緊急時の対応など、合理的な理由がある場合は例外となることもあります。判断が難しい場合は、労働基準監督署や弁護士に相談することをおすすめします。

頻繁で執拗な連絡は問題になることも

毎日のように定時後に電話がかかってきたり、休日も頻繁に連絡が来たりする場合、パワハラと認定される可能性があります。特に、出なかったことで叱責されたり、嫌がらせを受けたりする場合は、明らかに問題です。

また、深夜や早朝など、常識的な時間帯を超えて連絡してくる場合も、相手の生活を侵害する行為として問題視される可能性があります。

このような状況が続く場合は、一人で抱え込まず、信頼できる人や専門機関に相談しましょう。

記録を残して相談窓口に相談できるようにしておこう

時間外の連絡が頻繁にある場合は、記録を残しておくことが大切です。いつ、誰から、どのような内容で連絡があったのかをメモしておきましょう。

スクリーンショットや通話履歴も証拠になります。これらの記録を持って、会社の相談窓口や労働基準監督署に相談することで、適切な対処を求められます。

我慢し続ける必要はありません。自分の権利を守るために、必要な行動を取りましょう。

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