書類選考通過後に選考を辞退したい…失礼にならない伝え方と例文

書類選考の後に辞退するのはアリ？

書類選考が通ったのに辞退するなんて、申し訳ない気持ちになりますよね。ですが、結論から言うと辞退しても大丈夫です。ここでは、辞退の基本的な考え方について解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

結論として辞退しても問題ない

辞退することは決して悪いことではありません。 書類選考を通過した後に、改めて求人情報を見直したり、他の企業と比較したりする中で「やっぱりイメージと違うかも…」と感じるのは自然なことです。企業側も、複数の応募者とやりとりを進める中で、辞退者が出ることは想定しています。大切なのは、辞退を決めた時点ですぐに、誠実な態度でその意思を伝えることです。罪悪感を感じる必要はないので、自分の気持ちに正直に、次のステップに進みましょう。

連絡なしの辞退は絶対に避ける

辞退は問題ありませんが、連絡なしの辞退（いわゆるバックレ）は社会人として絶対にNGです。企業は、面接のために時間や場所を確保し、担当者のスケジュールを調整してくれています。連絡がないと、採用担当者は「何か事故にでもあったのでは？」と心配したり、ただ待つだけの無駄な時間を過ごしたりすることになります。無断での辞退は、企業に大きな迷惑をかけるだけでなく、「無責任な人」という印象を与えてしまいます。社会人としての信頼を大きく損なう行為なので、必ず連絡を入れるようにしてください。

辞退の連絡はメールと電話どっちですべきか

辞退を決めたら、次に悩むのが連絡方法です。メールと電話、どちらで伝えるのが正しいのでしょうか。基本的なルールは以下の通りです。

詳しく解説していきます。

基本的にはメールで連絡する

基本はメールでの連絡がおすすめです。採用担当者は日々の業務で忙しくしていることが多いため、相手のタイミングで確認できるメールの方が親切な場合があります。また、メールであれば「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、辞退の連絡をしたという記録が文字として残るので安心です。辞退の連絡は気が重いものですが、メールなら自分のペースで文章を考え、落ち着いて送信できます。

面接日が近い場合は電話で伝える

面接の前日や当日に辞退を決めた場合など、緊急性が高い場合は電話で連絡するのが必須のマナーです。メールだと、採用担当者が面接の直前まで気づかない可能性があるからです。企業側はすでに面接の準備を進めています。確実に辞退の意思を伝えるためにも、まずは電話で直接担当者に連絡しましょう。その際、電話で伝えた後に、改めてお詫びと確認のためにメールも送っておくと、より丁寧な印象になります。

メールで辞退を伝えるときのポイント

メールで連絡する場合、どんな内容を書けば失礼にならないのでしょうか。ビジネスメールに慣れていなくても、いくつかのポイントを押さえれば大丈夫です。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

件名で辞退の連絡だと分かるようにする

採用担当者のもとには、毎日たくさんのメールが届きます。件名だけで内容が分かるようにしておくと、他のメールに埋もれて見落とされるのを防げます。「【面接辞退のご連絡】氏名」のように、用件と自分の名前を簡潔に入れるのがポイントです。誰からの何の連絡かが一目で分かるように、相手への配慮を心がけましょう。

辞退の意思とお詫びをはっきり書く

本文では、まず辞退の意思を明確に伝えることが大切です。「〜と考えております」といった曖昧な表現ではなく、「誠に勝手ながら、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」とはっきりと書きましょう。その上で、選考に時間や手間をかけてもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びの言葉を添えます。丁寧な言葉遣いを意識することで、誠実な気持ちが伝わります。

詳しい辞退理由は書かなくても良い

詳しい辞退理由は正直に書く必要はありません。 「一身上の都合により」「諸般の事情により」「検討の結果」といった理由で十分です。企業側から聞かれない限り、こちらから詳細を伝える必要はありません。もし正直な理由を書く場合でも、「他の企業から内定をいただいたため」など、簡潔に伝える程度に留めましょう。相手を不快にさせるようなネガティブな理由は避けるのがマナーです。

電話で辞退を伝えるときのポイント

面接日が迫っているなど、急いで連絡する必要がある場合は電話を使います。緊張するかもしれませんが、ポイントを押さえて落ち着いて話せば大丈夫です。

詳しく解説していきます。

企業の営業時間内に担当者へ電話する

企業の営業時間内に電話するのが社会人としてのマナーです。始業直後や終業間際、お昼休憩の時間帯（12時〜13時頃）は、相手が忙しい可能性が高いので避けるのが親切です。電話をかけたら、まずは採用担当者の方につないでもらうようにお願いしましょう。もし担当者が不在の場合は、何時頃に戻るかを確認し、改めてかけ直すのが基本です。

静かな場所から落ち着いて話す

電話をかける際は、周りの音が騒がしい場所は避け、静かな環境を選びましょう。 電車のホームやカフェなど、雑音が多い場所からかけると、声が聞き取りにくく、相手に失礼な印象を与えてしまいます。また、緊張して早口にならないように、事前に話す内容をメモにまとめておくと安心です。「何を伝えたいのか」を整理しておけば、焦らずに落ち着いて話せます。

最初に大学名と氏名を名乗る

電話がつながったら、最初に自分の名前と用件をはっきりと伝えるのが基本です。「お忙しいところ恐れ入ります。先日、書類選考通過のご連絡をいただきました、〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」というように、自分が誰で、何の用件で電話したのかを簡潔に伝えましょう。担当者に代わったら、改めて名乗り、面接を辞退したい旨を誠実に伝えます。感謝とお詫びの気持ちを言葉にすることで、丁寧な印象になります。

書類選考後の辞退に関するよくある不安

辞退の連絡をするとき、「何か聞かれたらどうしよう」「今後の就活に影響はないかな」といった不安がよぎることもありますよね。ここでは、そんなよくある不安にお答えします。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

辞退理由をしつこく聞かれることは少ない

「辞退理由を詳しく聞かれたらどうしよう…」と心配になるかもしれませんが、理由はしつこく聞かれないケースがほとんどです。企業も採用活動に慣れているため、「一身上の都合」と伝えれば、それ以上は深掘りしないことが一般的です。もし聞かれたとしても、正直に「他の企業にご縁があったため」と簡潔に答えて問題ありません。正直に伝えにくい理由の場合は、「よく検討した結果、今回は辞退させていただく決断をいたしました」と伝えれば大丈夫です。

同じ企業への再応募は難しくなる

一度選考を辞退すると、その企業への再応募は基本的に難しいと考えた方が良いでしょう。応募者の情報は社内で記録として残ることが多いためです。そのため、「やっぱりあの会社が良かったかも」と後から思っても、もう一度チャンスをもらうのは簡単ではありません。辞退の決断は、後悔しないように慎重に行いましょう。ですが、本当に合わないと感じたのであれば、無理に進むよりも辞退する方がお互いのためになります。

誠実に対応すれば悪い印象にはならない

マナーを守ってきちんと連絡すれば、誠実な対応が今後のあなたの信頼につながります。 連絡なしの辞退は絶対にダメですが、丁寧な連絡さえすれば「非常識な人だ」と思われることはありません。むしろ、社会人として当たり前の報告・連絡ができる人材として、悪い印象にはならないでしょう。辞退はネガティブなことと考えずに、自分のキャリアのための前向きな一歩だと捉えましょう。

後悔しない転職活動を進めるために

辞退することは、自分に合う仕事を見つけるための大切なプロセスの一部です。辞退をただの「終わり」にせず、次の成功につなげるために、以下のことを意識してみましょう。

詳しく解説していきます。

なぜ辞退したいのか理由を整理する

「なんとなく合わない気がする」で終わらせず、辞退理由の自己分析が重要です。なぜその企業を辞退したいと思ったのか、具体的な理由をノートに書き出してみましょう。「仕事内容に興味が持てなかった」「給与や休日などの条件が合わなかった」「会社の雰囲気が自分には合わなそうだと感じた」など、理由を言語化することで、自分が仕事に何を求めているのかが見えてきます。この作業が、次の企業選びの失敗を防ぐカギになります。

自分の転職の軸をもう一度考える

辞退理由の分析ができたら、それを元に仕事選びの軸を見直すチャンスです。「これだけは絶対に譲れない条件」と「できれば叶えたい条件」を改めて整理してみましょう。例えば、「土日休みは絶対に譲れないけど、勤務地は少し遠くても大丈夫」といったように、自分の中での優先順位をはっきりさせます。仕事選びの軸が明確になれば、求人情報を見る目も変わり、自分に合った企業を効率的に見つけられるようになります。

Zキャリアのエージェントに相談してみよう

もし、辞退が続いてしまったり、どんな仕事が自分に合うのか分からなくなってしまったりした時は、一人で悩まずプロに相談するのがおすすめです。転職のプロであるキャリアエージェントは、客観的な視点で仕事選びのアドバイスをしてくれます。Zキャリアでは、ノンデスクワークを中心に、若手の転職を数多くサポートしてきました。自己分析のお手伝いから、一般には公開されていない求人の紹介、面接対策まで、転職活動を全面的にバックアップします。少しでも悩んだら、気軽にZキャリアのエージェントに相談してみてください。一緒に、納得のいく転職を実現しましょう。