履歴書をPDFで無料で出力できるテンプレートを紹介します！Zキャリア履歴書はスマホで簡単に作成可能
公開 2025/09/21
Zキャリア編集部
Zキャリア編集部は、初めて就職・転職する方々へ、就職活動に役立つ情報を発信しています。具体的な職種や業界に特化した情報提供を心がけ、将来のキャリアを考える上で参考になるような内容をお届けしています。
目次
- 履歴書を無料でPDF出力するには、Zキャリア履歴書がおすすめ
- スマホでテンプレートにしたがって入力するだけで高品質な履歴書ができる
- 無料でPDFに出力可能なので、紙提出にも対応している
- 生成AIアシスト機能で志望動機の文を簡単に作成できる
- 複製機能で志望企業ごとに履歴書をカスタマイズできる
- JIS規格の履歴書なので、あらゆる選考に対応できる
- 履歴書をPDFで作成＆提出するメリット
- PDFでの提出はWeb応募における標準的なマナーなので、提出の形式により選考で不利になりづらい
- どの環境でも作成者が意図した通りのレイアウト、フォント、文字間隔で表示される
- 文字化けのリスクが低い
- PDFは内容を簡単に編集することができないので第三者による改ざんを防げる
- PDFは簡単に編集できない形式であることから、応募者の最終的な意思表示となり、ビジネス文書としての信頼性を高める
- WordやExcelに比べファイルサイズが比較的軽い
- ほとんどのPCやスマートフォンで閲覧でき、ファイルを開けないというトラブルを防げる
- 履歴書をPDFで作成＆提出するデメリット
- 修正・編集がしにくい
- 手書きの良さが伝わりにくい
- 「使い回し」の印象を与える可能性
- 履歴書をPDFで提出する際の注意点
- 「履歴書_氏名」「20250731_履歴書_山田太郎」のように、誰の何の書類かが一目でわかるファイル名に設定する
- 文字化けを防ぐため、MS明朝やMSゴシック、游ゴシックといった一般的なフォントを使用する
- 複製が簡単な分、使いまわさずに、企業ごとに内容をカスタマイズする
- Wordで履歴書を作成する際の注意点
- 表（テーブル）機能を活用し、レイアウトを綺麗に保つ
- スペースキーでの調整は避ける
- Excelで履歴書を作成する際の注意点
- 1つのセルに長文を入れすぎない
- 必ず「印刷プレビュー」で確認する
- 数字の入力で「0」が消えてしまうことがあるので設定に注意する
- 履歴書の書き方でよくある疑問
- 日付はいつの時点のものを書けばいいですか？
- 西暦と和暦、どちらで書くべきですか？
- 用紙のサイズはA4とB5、どちらが適切ですか？
- パソコン作成と手書き、どちらが良いですか？
- 印鑑は必要ですか？シャチハタでも良いですか？
- 写真のサイズや服装、有効期限は？
- 連絡先の電話番号は携帯電話でも良いですか？
- メールアドレスはフリーメールでも大丈夫ですか？
- 学歴はいつから書くのが一般的ですか？
- 学校名や会社名は略称でも良いですか？
- 浪人や留年、休学期間はどう書けばいいですか？
- 大学を中退した場合は書くべきですか？
- 職歴が多くて書ききれません。どうすればいいですか？
- アルバイト経験は職歴に含まれますか？
- 「現在に至る」と「以上」の使い分けは？
- 資格の名称はどのように書けばいいですか？
- 勉強中の資格を書いても良いですか？
- 志望動機には何を書けばいいですか？
- 自己PRと長所の違いは何ですか？
- 本人希望記入欄には何を書くべきですか？「特になし」はNG？
- 履歴書を作成するならZキャリア履歴書がおすすめ
履歴書をPDFで作成する方法やメリット・デメリットを解説します。Zキャリア履歴書ならスマホで簡単作成、無料でPDF出力可能。提出時のマナーや注意点、Word/Excelでの作成ポイント、日付や学歴などのよくある疑問にも答えます。転職活動をスムーズに進めるための情報が満載です。
履歴書を無料でPDF出力するには、Zキャリア履歴書がおすすめ
スマホでテンプレートにしたがって入力するだけで高品質な履歴書ができる
Zキャリア履歴書は、スマートフォンやパソコンから手軽に履歴書を作成できる無料のサービスです。専門家が監修したテンプレートに沿って必要事項を入力するだけで、誰でも簡単に見栄えが良くて品質が高い履歴書を完成させることができます。通勤中の電車内や休憩時間などのスキマ時間を有効活用して、効率的に転職活動を進めることが可能です。
無料でPDFに出力可能なので、紙提出にも対応している
作成した履歴書は、無料でPDFファイルとしてダウンロードできます。これにより、メールでの送付や企業の採用サイトへのアップロードといったWeb応募にスムーズに対応可能です。また、PDFファイルを自宅のプリンターやコンビニのマルチコピー機で印刷すれば、紙での提出が求められる場合にもすぐに対応できるため、応募形式を問わず安心して利用できます。
生成AIアシスト機能で志望動機の文を簡単に作成できる
Zキャリア履歴書には、生成AIによるアシスト機能が搭載されています。特に時間のかかる自己PRや志望動機の作成では、キーワードを入力するだけでAIが文章の土台を自動で生成してくれるため、作成時間を大幅に短縮できます。転職活動において特に対策を行っていない人は66.1％と過半数ですが、この機能を活用すれば、質の高い応募書類を効率的に準備でき、他の応募者と差をつけることができるでしょう。
複製機能で志望企業ごとに履歴書をカスタマイズできる
一度作成した履歴書は、複製して簡単に編集することができます。転職活動では、応募する企業ごとに志望動機や自己PRを書き換えることが内定への鍵となりますが、この複製機能を使えば、一から作り直す手間なく、各企業に合わせた内容に素早くカスタマイズできます。効率的に複数の企業へ応募したい方にとって、非常に便利な機能です。
JIS規格の履歴書なので、あらゆる選考に対応できる
Zキャリア履歴書で作成できるのは、日本の産業製品に関する規格であるJIS規格（日本産業規格）に準拠したフォーマットです。公的にも信頼性が高く、最も標準的な形式であるため、どのような業界や企業に応募する場合でも安心して提出することができます。企業から特にフォーマットの指定がない場合は、JIS規格の履歴書を選んでおけば間違いありません。
履歴書をPDFで作成＆提出するメリット
PDFでの提出はWeb応募における標準的なマナーなので、提出の形式により選考で不利になりづらい
近年、企業の採用活動はオンライン化が進み、履歴書もデータでの提出を求められることが一般的になりました。その中でもPDF形式は、Web応募における事実上の標準（デファクトスタンダード）となっています。採用担当者もPDFでの受け取りを前提としていることが多いため、この形式で提出することで「ビジネスマナーを理解している」という印象を与え、形式によって選考で不利になるリスクを避けることができます。
どの環境でも作成者が意図した通りのレイアウト、フォント、文字間隔で表示される
WordやExcelで作成した書類は、閲覧するパソコンのOS（WindowsやMac）やソフトウェアのバージョンの違いによって、意図しないレイアウト崩れや文字化けが発生することがあります。しかし、PDFファイルは作成者の意図した通りのレイアウト、フォント、文字間隔をそのまま保存・表示できる特性を持っています。これにより、採用担当者がどの環境で開いても、あなたが作成した通りの美しい状態で履歴書を読んでもらうことができます。
文字化けのリスクが低い
PDFは、テキスト情報だけでなくフォントの情報もファイル内に埋め込むことができるため、特殊なフォントを使用していない限り、文字化けが起こるリスクが極めて低いです。Wordファイルなどでは、相手のパソコンに同じフォントがインストールされていない場合に別のフォントに置き換えられてしまい、読みにくくなることがありますが、PDFならその心配はほとんどなく、誰にでも正確に情報を伝えることができます。
PDFは内容を簡単に編集することができないので第三者による改ざんを防げる
PDFファイルは、専用のソフトを使わない限り内容を簡単に編集できないという特徴があります。これにより、提出した履歴書がメールの転送中や企業側での管理中に、第三者によって意図せず変更されたり、誤って内容を書き換えられたりする「改ざん」のリスクを防ぐことができます。自分の経歴や個人情報を守り、正式な応募書類としての信頼性を担保する上で非常に重要なメリットです。
PDFは簡単に編集できない形式であることから、応募者の最終的な意思表示となり、ビジネス文書としての信頼性を高める
内容を簡単に編集できないというPDFの特性は、その書類が「完成品」であり、応募者による最終的な意思表示であることを示します。手書きの書類に捺印するのと同じように、PDF化された履歴書は「これで間違いありません」という応募者の承認の証となります。この確定性が、ビジネス文書としての信頼性を高め、採用担当者に真剣な応募であるという印象を与えることにつながります。
WordやExcelに比べファイルサイズが比較的軽い
一般的に、同じ内容の文書であれば、WordやExcelの元ファイルよりもPDFに変換したファイルの方がサイズが軽くなる傾向があります。ファイルサイズが小さいと、メールに添付する際の送信エラーが起こりにくく、企業の採用システムのアップロード上限に抵触することも少なくなります。採用担当者側もスムーズにダウンロードできるため、双方にとってストレスのないやり取りが可能になります。
ほとんどのPCやスマートフォンで閲覧でき、ファイルを開けないというトラブルを防げる
PDFファイルを閲覧するための「Adobe Acrobat Reader」は無料で配布されており、ほとんどのパソコンに標準でインストールされています。また、スマートフォンやタブレットでも特別なアプリなしで閲覧できることがほとんどです。そのため、採用担当者が「ファイルを開けない」といったトラブルに見舞われる可能性は極めて低く、確実にあなたの履歴書を読んでもらうことができます。
履歴書をPDFで作成＆提出するデメリット
修正・編集がしにくい
PDFのメリットである「編集しにくい」点は、裏を返せばデメリットにもなります。一度PDFとして保存した後に誤字や脱字、内容の間違いに気づいた場合、PDFを直接編集するのは手間がかかります。多くの場合、WordやExcelなどの元のファイルに戻って修正し、再度PDFとして書き出す作業が必要になります。提出前の最終確認をより一層丁寧に行うことが重要です。
手書きの良さが伝わりにくい
企業や採用担当者によっては、文字の丁寧さや書き方から応募者の人柄や真剣さを判断したいと考える場合もあります。特に、歴史のある企業や特定の職種では、手書きの履歴書が好まれる文化が残っていることも事実です。パソコンで作成されたPDFの履歴書は、効率的でスキルを示すことができる一方で、手書きならではの温かみや個性を伝えにくいという側面があります。
「使い回し」の印象を与える可能性
パソコンで作成する履歴書は、複製や編集が容易なため、注意しないとどの企業にも同じ内容で提出している「使い回し」の印象を与えてしまう危険性があります。特に志望動機や自己PRの内容がどの企業にも当てはまるような一般的なものである場合、採用担当者に「志望度が低いのではないか」と判断されかねません。企業ごとに内容をしっかりカスタマイズする手間を惜しまないことが重要です。
履歴書をPDFで提出する際の注意点
「履歴書_氏名」「20250731_履歴書_山田太郎」のように、誰の何の書類かが一目でわかるファイル名に設定する
採用担当者は毎日多くの応募書類を受け取ります。ファイル名が「名称未設定.pdf」や「履歴書.pdf」では、誰の書類か分からず、管理に手間をかけさせてしまいます。「[提出日]_[応募書類の種類]_[氏名]」（例：20250731_履歴書_山田太郎）のように、一目で内容がわかるファイル名に設定するのは、受け取る相手への基本的な配慮であり、ビジネスマナーの一つです。
文字化けを防ぐため、MS明朝やMSゴシック、游ゴシックといった一般的なフォントを使用する
PDFは文字化けのリスクが低いとはいえ、パソコンに標準で搭載されている一般的なフォント（MS明朝、MSゴシック、游ゴシック、ヒラギノ角ゴなど）を使用するのが最も安全です。デザイン性の高い特殊なフォントやフリーフォントを使用すると、閲覧環境によっては正しく表示されない可能性がゼロではありません。読みやすさを最優先し、ビジネス文書にふさわしい標準的なフォントを選びましょう。
複製が簡単な分、使いまわさずに、企業ごとに内容をカスタマイズする
パソコン作成の履歴書は複製が簡単ですが、その手軽さから内容の使い回しが起こりがちです。しかし、業界・職種未経験者の採用では「人柄・社風との相性」を重視する企業が87.1%にのぼるというデータもある通り、企業は「なぜ自社なのか」という点を知りたがっています。志望動機や自己PRは、必ずその企業の研究を行った上で、自身の経験やスキルがどう貢献できるかを具体的に結びつけて記述しましょう。このひと手間が、内定を大きく引き寄せます。
参照:「業界・職種未経験者の採用で重視するポイントは、「人柄・社風との相性」が最多。評価する能力トップは「コミュニケーション能力」/株式会社学情のプレスリリース」
Wordで履歴書を作成する際の注意点
表（テーブル）機能を活用し、レイアウトを綺麗に保つ
Wordで履歴書を作成する際は、必ず「表（テーブル）機能」を使いましょう。表を使って枠組みを作ることで、入力する文字数が増減しても全体のレイアウトが崩れるのを防げます。学歴・職歴欄や資格欄など、項目が整理されている部分はもちろん、住所や氏名欄も目に見えない罫線の表で位置を固定すると、美しく整った履歴書に仕上がります。
スペースキーでの調整は避ける
文字の位置を調整するためにスペースキーを連打するのは絶対に避けましょう。スペースキーによる調整は、フォントの種類や設定によってズレが生じやすく、レイアウト崩れの最大の原因となります。文字の位置を揃えたい場合は、タブ機能やインデント機能を使いましょう。表機能と組み合わせることで、誰が見ても崩れない、整然としたレイアウトを保つことができます。
Excelで履歴書を作成する際の注意点
1つのセルに長文を入れすぎない
Excelは表計算ソフトであり、本来は長文入力には向いていません。1つのセルに長文を詰め込むと、セル内での改行が複雑になったり、行の高さの調整が難しくなったりします。志望動機や自己PRなど、文章量が多くなる項目は、複数のセルを結合して入力エリアを広げるか、テキストボックスを挿入してその中に入力するなどの工夫をすると、編集しやすくなります。
必ず「印刷プレビュー」で確認する
Excelは「画面で見えている範囲」と「実際に印刷される範囲」が異なることがよくあります。セルの枠線が意図せず印刷されたり、ページの区切りが中途半端な位置に入ってしまったりすることがあるため、作成の途中や最後に必ず「印刷プレビュー」で確認する癖をつけましょう。PDFに変換する際も、この印刷イメージが元になるため、プレビューでの確認は必須です。
数字の入力で「0」が消えてしまうことがあるので設定に注意する
Excelの初期設定では、セルの書式が「標準」になっているため、「0」で始まる数字（例：電話番号の「090」や郵便番号の「001」）を入力すると、先頭の「0」が自動的に消えてしまいます。電話番号や郵便番号を入力するセルは、あらかじめセルの書式設定を「文字列」に変更しておきましょう。これにより、入力した数字がそのまま表示されるようになります。
履歴書の書き方でよくある疑問
日付はいつの時点のものを書けばいいですか？
履歴書の日付は、提出する日を記入するのが基本です。郵送する場合はポストに投函する日、メールで送付する場合は送信する日、企業へ直接持参する場合は持参する日を書きましょう。事前に作成した場合でも、空欄にしておき、提出する直前にその日の日付を記入するようにしてください。作成日ではない点に注意が必要です。
西暦と和暦、どちらで書くべきですか？
履歴書内では、西暦（例：2025年）と和暦（例：令和7年）のどちらを使用しても問題ありません。ただし、学歴、職歴、資格取得日など、日付を記入するすべての箇所で必ずどちらか一方に統一することが重要です。一般的に、IT業界や外資系企業では西暦が、官公庁や歴史のある企業では和暦が好まれる傾向がありますが、指定がなければ統一されていれば大丈夫です。
用紙のサイズはA4とB5、どちらが適切ですか？
現在、ビジネス文書の標準サイズはA4です。そのため、履歴書の用紙サイズもA4（見開きでA3）を選ぶのが一般的です。企業側もA4サイズで書類を管理していることが多く、ファイリングしやすいというメリットがあります。企業から特に指定がない場合は、A4サイズを選んでおけば間違いありません。職務経歴書など他の応募書類もA4で揃えましょう。
パソコン作成と手書き、どちらが良いですか？
企業からの指定がない限り、パソコン作成と手書きのどちらでも評価に直接影響することは少なくなっています。しかし、IT業界や事務職など、PCスキルが求められる職種ではパソコン作成が一般的であり、スキルのアピールにも繋がります。一方で、手書きの文字から人柄を見たいと考える企業も存在します。迷った場合は、企業の文化や職種に合わせて選ぶと良いでしょう。
印鑑は必要ですか？シャチハタでも良いですか？
近年では押印欄のない履歴書テンプレートも増えており、その場合は印鑑は不要です。もし押印欄がある場合は、必ず朱肉をつけて押すタイプの認印を使用してください。インク浸透印であるシャチハタは、公的な書類では認められないため、ビジネス文書である履歴書への使用は避けましょう。かすれたり曲がったりしないよう、まっすぐ綺麗に押印することが大切です。
写真のサイズや服装、有効期限は？
履歴書に貼る証明写真の一般的なサイズは「縦40mm×横30mm」です。撮影時の服装は、男女ともに黒や紺などの落ち着いた色のスーツが基本です。清潔感を第一に、髪型や表情にも気を配りましょう。また、写真は応募者の現在の姿を伝えるものであるため、一般的に「3ヶ月以内（長くても6ヶ月以内）」に撮影したものを使用するのがマナーです。
連絡先の電話番号は携帯電話でも良いですか？
問題ありません。むしろ、日中に連絡がつきやすい番号として、携帯電話の番号を記載するのが現在の主流です。企業の採用担当者からの連絡は、平日の日中にかかってくることがほとんどです。自宅の固定電話しか記載しないと、重要な連絡を逃してしまう可能性もあるため、普段から持ち歩いているスマートフォンの番号を書きましょう。
メールアドレスはフリーメールでも大丈夫ですか？
GmailやYahoo!メールといったフリーメールのアドレスを使用しても、選考で不利になることはありません。ただし、氏名とは無関係な単語や奇抜な文字列が入ったアドレスは、ビジネスシーンにふさわしくないと判断される可能性があります。「自分の名前@example.com」のような、シンプルで分かりやすいアドレスを使用しましょう。転職活動専用のアドレスを新たに取得するのもおすすめです。
学歴はいつから書くのが一般的ですか？
最終学歴によって書くべき起点が変わります。一般的に、最終学歴が大学・大学院卒業の場合は「高等学校卒業」から、高等学校卒業の場合は「中学校卒業」から記載します。義務教育である小・中学校は、詳しく書かなくても問題ありません。学歴は「〇〇高等学校 入学」「〇〇高等学校 卒業」のように、入学と卒業の両方を正確に記入しましょう。
学校名や会社名は略称でも良いですか？
学校名や会社名は、必ず正式名称で記載してください。履歴書は公的な文書であるため、略称や通称は不適切です。「〇〇高校」ではなく「〇〇県立〇〇高等学校」、「（株）〇〇」ではなく「株式会社〇〇」のように、省略せずに書きましょう。学部・学科名や部署名も同様に、正確な名称を記載することが求められます。
浪人や留年、休学期間はどう書けばいいですか？
浪人や留年、休学の事実を履歴書に直接書く必要はありません。しかし、高校卒業から大学入学までの期間が空いていたり、入学と卒業の年数が合わなかったりすれば、採用担当者はその事実を把握します。面接で質問された際に、その期間に何をしていたのかをポジティブに説明できるように準備しておくことが重要です。休学の場合は理由を簡潔に記載しても良いでしょう。
大学を中退した場合は書くべきですか？
大学を中退した場合は、その事実を必ず履歴書に記載しなければなりません。隠すと学歴詐称にあたる可能性があります。「〇〇大学 〇〇学部 中途退学」と正直に書きましょう。大学中退者のうち、中退後3ヶ月以内に就職準備を始めた人は約33%というデータもあります。引け目を感じる必要はなく、面接で中退理由や今後の意欲を前向きに説明できれば問題ありません。
参照:「大学等中退者の就労と意識に関する研究/労働政策研究・研修機構」
職歴が多くて書ききれません。どうすればいいですか？
職歴が多くて履歴書の職歴欄に書ききれない場合は、すべての職歴を無理に詰め込む必要はありません。応募する職種との関連性が高い職歴を優先的に記載し、詳細は別途提出する職務経歴書に譲りましょう。最後の職歴欄に「詳細は職務経歴書をご参照ください」と一文を添えることで、採用担当者に丁寧な印象を与えることができます。
アルバイト経験は職歴に含まれますか？
原則として、アルバイトは職歴には含めません。職歴欄には、正社員や契約社員、派遣社員といった雇用形態で勤務した経歴を記載します。ただし、応募する職種に直接活かせる長期のアルバイト経験や、特筆すべき実績がある場合は、自己PR欄や本人希望記入欄などでアピールするのは有効です。アピールしたい内容に応じて、記載する場所を工夫しましょう。
「現在に至る」と「以上」の使い分けは？
この二つの言葉は、職歴欄の最後に必ず使います。現在もその会社に在職中の場合は、最後の職歴の次の行に「現在に至る」と左詰めで書き、その一行下の行末（右詰め）に「以上」と書きます。すでに退職している場合は、最後の職歴に「一身上の都合により退職」などと退職理由を書き、その一行下の行末に「以上」とだけ書きます。
資格の名称はどのように書けばいいですか？
資格の名称は、必ず正式名称で記載してください。例えば、自動車の免許であれば「普通免許」ではなく「普通自動車第一種運転免許」、簿記であれば「日商簿記2級」ではなく「日本商工会議所簿記検定試験2級」のように、主催団体名から正確に書くのがマナーです。取得年月日も、合格証書などで確認し、正確に記入しましょう。
勉強中の資格を書いても良いですか？
はい、書いても問題ありません。むしろ、スキルアップへの意欲を示す上で有効なアピールになります。その場合は、「〇〇資格 取得に向けて勉強中」や「TOEIC公開テストで800点を目指して勉強中（次回〇月受験予定）」のように、取得を目指している事実と、可能であれば具体的な目標（受験予定時期など）を併記すると、向上心が伝わりやすくなります。
志望動機には何を書けばいいですか？
志望動機では、「①なぜこの業界・職種なのか」「②なぜ同業他社ではなく、この会社なのか」「③入社後、自分の経験やスキルを活かしてどのように貢献したいのか」という3つのポイントを盛り込むことが重要です。企業研究をしっかり行い、自分の言葉で熱意と貢献意欲を具体的に示すことで、採用担当者の心に響く志望動機になります。
自己PRと長所の違いは何ですか？
「長所」は、協調性がある、忍耐強いといった、あなたの性格的な強みや人柄を指します。一方、「自己PR」は、その長所を裏付ける具体的なエピソードを交えながら、仕事でどのように活かせるか、入社後にどう貢献できるかをアピールするものです。長所という「資質」を、自己PRという「実績と未来への貢献」に繋げて説明すると、説得力が増します。
本人希望記入欄には何を書くべきですか？「特になし」はNG？
本人希望記入欄には、勤務地や職種、勤務時間など、どうしても譲れない条件がある場合にのみ具体的に記載します。特に希望がない場合は、空欄や「特になし」と書くのではなく、「貴社規定に従います。」と記載するのがビジネスマナーです。「特になし」では、意欲が低いと受け取られる可能性もあるため避けましょう。
履歴書を作成するならZキャリア履歴書がおすすめ
これまで見てきたように、履歴書の作成には様々なルールや注意点があります。特にPDFでの提出が主流となる中、レイアウトの維持やファイル管理のしやすさといったメリットを最大限に活かすことが重要です。Zキャリア履歴書を使えば、専門家監修のテンプレートでマナーに沿った書類が作れるだけでなく、面倒なPDF変換もボタン一つで完了します。さらに、AIによる文章作成アシストや複製機能が、デメリットである「作成の手間」や「使い回し感」を解消し、企業ごとに最適化された質の高い履歴書作成を強力にサポートします。
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