入社辞退で履歴書は返送してもらえる？正しい依頼方法とマナーを解説

せっかく内定をもらったけれど、色々と考えた結果、入社を辞退することに決めた。そんな時、「提出した履歴書ってどうなるんだろう？」と不安に思うかもしれません。個人情報が書かれた大事な書類だからこそ、手元に戻ってきてほしいと感じるのは自然なことです。この記事では、入社を辞退する際に履歴書を返送してもらうための正しい方法やマナー、そして返送してもらえない場合の理由と対処法について、分かりやすく解説していきます。

入社辞退で提出した履歴書は返送してもらえる？

入社を辞退するとき、提出した履歴書を返してもらえるのか、気になりますよね。まずは、履歴書返送の基本的な考え方について解説します。以下のポイントを押さえておきましょう。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

企業に返送の法的義務はない

実は、企業側に返送義務はないのが現状です。法律で「不採用者や辞退者の応募書類は返却しなければならない」とは定められていません。そのため、企業が返送してくれなくても、法的に問題があるわけではないのです。ですが、個人情報保護の観点から、企業は預かった履歴書を適切に管理・処分する責任があります。返送するか、社内で破棄するかは、その会社のルールによって決まります。

返送を依頼すること自体は問題ない

企業に返送の義務はないものの、返送をお願いすること自体はマナー違反ではありません。丁寧に依頼すれば大丈夫です。企業側も、応募者が個人情報を気にしていることは理解しています。「返してほしい」と伝えることで、返送に対応してくれる会社も多くあります。ただし、必ず返してもらえるとは限らない、ということは覚えておきましょう。

個人情報は適切に破棄されるのが一般的

もし履歴書が返送されなくても、過度に心配する必要はありません。多くの企業では、社内ルールに従って、シュレッダーなどで個人情報がわからないように処分されます。個人情報の取り扱いが厳しい現代では、企業もその管理には細心の注意を払っています。返送されなかったとしても、自分の個人情報がぞんざいに扱われることはほとんどないと考えてよいでしょう。

履歴書の返送を依頼する際の伝え方

履歴書の返送をお願いすると決めたら、次はどうやって伝えれば良いのでしょうか。伝え方一つで、相手に与える印象は大きく変わります。ここでは具体的な方法とマナーを解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

辞退の連絡と同時に丁寧に依頼する

履歴書返送の依頼は、辞退を伝えるタイミングで一緒に行うのが最もスムーズです。辞退の連絡をした後に、改めて「履歴書を返してください」と連絡するのは、相手に二度手間をかけさせてしまいます。辞退の意思を伝え、お詫びと感謝の気持ちを述べた後で、「誠に恐縮ですが、ご提出いたしました履歴書をご返送いただくことは可能でしょうか」と丁寧に切り出しましょう。

電話で依頼するときの伝え方を覚える

電話で辞退を伝える場合は、誠意が伝わりやすいように、言葉遣いに特に気をつけましょう。その際、「お手数ですが」のようなクッション言葉を使うと、印象が和らぎます。例えば、以下のような流れで伝えます。「お世話になっております。〇〇（氏名）です。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。つきましては、大変恐縮なのですが、ご提出いたしました履歴書をご返却いただくことは可能でしょうか？」

メールで依頼するときの例文を参考にする

メールで辞退と返送依頼をする場合は、内容が分かりやすいように件名を工夫することが大切です。件名だけで「誰が」「何の用件で」連絡してきたか分かるようにしましょう。以下に例文を紹介しますので、参考にしてみてください。

件名： 内定辞退のご連絡と応募書類返却のお願い（氏名：〇〇 〇〇）

本文：

株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 〇〇様

お世話になっております。 先日、内定のご連絡をいただきました〇〇 〇〇（自分の氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような素晴らしい機会をいただきながら大変恐縮なのですが、慎重に検討を重ねた結果、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

最後になりますが、大変恐縮なお願いでございますが、ご提出いたしました応募書類（履歴書）につきまして、ご返却いただくことは可能でしょうか。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名：〇〇 〇〇

住所：〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市…

電話番号：XXX-XXXX-XXXX

メールアドレス：〇〇@〇〇.com

企業が履歴書を返送しない主な理由

丁寧にお願いしても、「返送はできません」と断られてしまうこともあります。なぜ企業は履歴書を返送しないのでしょうか。それには、企業側の事情やルールが関係しています。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

社内規定で応募書類は破棄すると決まっている

多くの企業では、個人情報漏洩のリスクを防ぐために、「応募書類は返却せず、社内で責任を持って破棄する」というルールを定めています。返送する過程で、郵便事故などによって書類が紛失する可能性もゼロではありません。そうしたリスクを避けるために、一律で破棄する方針をとっているのです。これは、応募者の個人情報を守るための企業の配慮でもあります。

採用活動の記録として一定期間保管している

すぐに破棄するのではなく、何かあった時のために記録として、一定期間応募書類を保管する企業もあります。例えば、採用活動が適切に行われたことを証明するためや、今後の採用活動の参考にするためなど、理由は様々です。この場合も、保管期間が過ぎれば、社内ルールに則って適切に破棄されます。

応募者が多くて返送対応が難しい

特に大企業や人気の企業では、何百、何千という数の応募があります。その全ての応募者に対して返送作業を行うのは、単純に手間とコストがかかるため、現実的ではありません。封筒や切手の準備、宛名書き、発送作業など、一人ひとりに対応するには多くの時間と費用が必要です。そのため、効率性の観点から「応募書類は返却しない」と最初から決めているケースが多くあります。

履歴書が返送されない場合の対処法

返送を断られてしまった場合、どうすれば良いのでしょうか。無理にお願いし続けるのは良い方法ではありません。ここでは、スマートな対処法について解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

企業の個人情報の取り扱い方針を確認する

もし不安な場合は、その企業のウェブサイトなどに掲載されている「プライバシーポリシー」や「個人情報の取り扱いについて」といったページを確認してみましょう。そこに応募書類の扱いについて破棄されるかどうかが書いてある場合があります。採用ページの募集要項に「応募書類は返却いたしません」と明記されていることも多いので、改めて確認してみるのも一つの手です。

適切な破棄をお願いする

返送が無理だと分かったら、「承知いたしました」と潔く引き下がりましょう。その上で、「お手数ですが、適切なご処分をお願いいたします」と一言添えると、丁寧な印象を残せます。いつ頃、どのように破棄されるかを聞いてみるのも良いでしょう。破棄の確認で安心できることもあります。相手に「しっかりした人だな」という印象を持ってもらうことが大切です。

しつこく返送を要求しない

企業に返送の義務がない以上、何度も要求するのはマナー違反になってしまいます。「なぜ返してくれないんですか！」と感情的になったり、何度も電話をかけたりするのは絶対にやめましょう。辞退する会社とはいえ、社会人としてのマナーを守ることは非常に重要です。どこでまた縁があるか分かりません。良い印象のまま関係を終えるように心がけましょう。

次の転職は履歴書作成の不安をなくそう

今回の経験で、履歴書という書類の大切さや、その扱われ方について考える機会になったかもしれません。そして、次の転職活動では、また履歴書を作成する必要があります。少し面倒に感じるかもしれませんが、便利なツールを使えば、その悩みも解消できます。

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作成した履歴書はデータとして保存されるので、いつでも保存・呼び出しができます。「せっかく書いたのに紙をなくしてしまった」「PCのデータが消えてしまった」といったトラブルの心配もありません。必要な時にいつでも印刷したり、PDFデータとしてダウンロードしたりできるので、急な応募にもすぐに対応できて安心です。

まとめ

今回は、入社辞退の際の履歴書返送について解説しました。最後に、この記事の重要なポイントを振り返りましょう。

入社辞退時の履歴書返送はマナーを守って依頼する

企業に履歴書を返送する法的な義務はありませんが、依頼することは可能です。依頼する際は、辞退の連絡と同時に、丁寧な言葉遣いでお願いするのがマナーです。返送されなくても、企業は責任を持って破棄してくれることがほとんどなので、過度に心配せず、しつこく要求するのは避けましょう。

手間のかかる履歴書作成は便利なツールを活用する

履歴書作成は転職活動の第一歩であり、避けては通れないものです。ですが、手書きやパソコンでの作成は意外と時間がかかり、面倒に感じることも多いでしょう。そんな時は、便利なツールを上手に活用するのがおすすめです。

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