転職活動での電話対応マナーを解説！企業とのやりとりのコツを知りたい方必見

転職活動での電話対応マナーを解説！企業とのやりとりのコツを知りたい方必見

転職活動における電話対応は、選考先企業との重要なコミュニケーション手段であり、適切なマナーを心得ておくことが大切です。

以下のポイントをおさえることで自信をもってビジネス上の電話コミュニケーションができ、転職活動の可能性をより広げられるかもしれません。

最低限守るべき転職活動で「電話をかける際のマナー」

転職活動では「自身から選考先企業に電話をかける場合」と「選考先から電話がかかってくる場合」の2パターンがあります。

まずは自身から電話をかける際のマナーを見ていきましょう。

【1】丁寧な挨拶をしたうえで名乗り、担当者に繋げていただく

電話をかける際は、まず丁寧な挨拶から始めましょう。「お世話になっております」や「失礼いたします」など、状況に応じた適切な挨拶を選びます。その後、自分の名前を名乗り、担当者の方に繋いでいただくようお願いします。

なお採用担当者の方は数十名、数百名の応募者とやり取りしている可能性が高い点にも配慮すると良いでしょう。相手の記憶を呼び起こしやすいように応募した職種や日付などを伝えると、採用担当者の方とスムーズにやり取りできる可能性が高まります。丁寧かつ簡潔に自己紹介することで、良い第一印象を与えることができます。

【2】要件を簡潔に伝える

担当者に電話がつながったら、電話をかけた目的を簡潔に伝えましょう。長々と説明するのではなく、ポイントを絞って要点を伝えることが大切です。たとえば「◎月◎日にメールにて応募させていただいた件について確認したいことがあります」や「面接の日程調整のお電話です」など、明確に用件を伝えましょう。

要件が複数ある場合は「2点、ご確認させていただきたいことがありお電話いたしました」などと前置きし、2点の要件を簡潔に伝えましょう。

【3】電話以外の連絡手段を要望された場合は、相手の希望に従う

場合によっては、担当者から電話ではなくメールでの連絡を求められることがあります。その際は、相手の希望に柔軟に対応しましょう。「承知いたしました。では、メールにて詳細をお送りさせていただきます」など、相手の要望に応じる姿勢を示すことが大切です。相手の業務効率を尊重し、対応をすることで好印象となるでしょう。

【4】お礼を伝えて切る

電話を終える際は、必ずお礼の言葉を添えましょう。「お忙しい中、丁寧にお時間をいただきありがとうございました」などの言葉を伝えると良いでしょう。

また電話の次に行うべきアクションがある場合、それについても確認しましょう。「ご指示いただいた通り、明日の〇時までにメールでご連絡させていただきます」など、次の行動について明確にしてから電話を切ることで、好ましい印象を与えられます。

電話をかける際のトーク例

以下は、転職活動で企業に電話をかける際の簡単なトーク例です。

「お世話になっております。私は〇月〇日に採用サイトより〇〇職に応募させていただいた、××と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の〇〇さんにおつなぎいただけますでしょうか。」

（担当者に繋がったら）

「お忙しい中、お時間をいただき、ありがとうございます。本日は、面接の日程調整についてお電話させていただきました。先日頂いた日程調整メールにて、明日〇月〇日の午後2時～の面接を希望させていただきました。日程確定のご連絡をまだ頂いておりませんが、明日は御社にお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか？」

（話が終わったら）

「ご対応いただき、ありがとうございました。では、明日〇月〇日の午後2時に予定通り伺わせていただきます。当日はよろしくお願いいたします。失礼いたします。」

最低限守るべき転職活動で「電話に出る際のマナー」

転職活動中は、採用担当者からの電話連絡があるものです。急な電話でも冷静に対応できるよう、転職活動中は心の準備をしておくことが重要です。より具体的に「電話に出る際のマナー」を見ていきましょう。

登録されていない電話番号からの着信でも丁寧に名乗り、相手の名前を聞く

知らない番号からの着信でも、実はその電話は採用担当者からの連絡という可能性があります。そのため登録されていない番号からの着信であっても、丁寧に対応することが重要です。

登録されていない電話番号からの着信に出る際は「もしもし？」というようなプライベート感のある受け答えではなく「お世話になっております。◎◎です」とまず自分の名前を名乗りましょう。その後、「失礼ですが、どちら様でしょうか？」と相手の名前や所属を確認することをおすすめします。

通話がどの程度の時間可能か、早めに伝える

電話を受けた際、すぐには長時間の通話が難しい場合があります。そのような状況では、早めに通話可能な時間を相手に伝えることが重要です。

たとえば「申し訳ありませんが、今から5分程度でしたらお電話可能ですが、いかがでしょうか？」のように通話の所要時間を早めに伝えると良いでしょう。これにより相手も時間を効率的に使うことができ、互いに配慮のある対応ができます。

またどうしても通話が難しい場合は、その旨を簡潔に伝えたうえで、次回以降の連絡方法を調整しましょう。

できるだけ静かな場所に移動して通話する

できるだけ静かな場所で話すことも重要です。騒音がある場所での通話は、相手の発言が聞き取れなかったり、自分の発言が相手に通じずに互いにストレスフルな通話になるリスクがあります。

公共の場所にいる場合は、人の少ない場所や静かなスペースに移動しましょう。移動が難しい場合は、「少々お待ちください。静かな場所に移動します」と相手に伝え、環境を整えてから本題に入ることが望ましいです。

口調は明るく丁寧に

「知らない電話番号からの着信」「外出先での着信」といった条件が揃うと、着信があった際、ついボソボソと声を潜めて通話してしまう方もいるかもしれません。しかし電話をかけてきたのは、選考先企業の採用担当者かもしれないという点には常に気を払いましょう。

転職活動の期間中は、かかってきた電話にはできるだけ明るく丁寧な口調で対応することも意識しましょう。

電話に出る際の受け答えの例文

（電話がかかってきた際）

「はい、〇〇（自分の名前）でございます。」

（相手が名乗ったら）

「〇〇様、いつもお世話になっております。お電話ありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？」

（急な電話で詳細な回答が難しい場合）

「申し訳ございません。ただいま外出先で、詳細の確認が難しい状況です。移動後に確認いたしまして、改めてご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」

（静かなスペースへの移動が必要な場合）

「申し訳ございません。ただいま外出先で、お声が聞き取りづらい状況です。すぐに静かな場所に移動いたしますのでこのまま1分ほどお待ちいただくか、お切りいただいた上で私の方から改めてご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」

まとめ

今回は転職活動の際には知っておきたい「電話をかける際のマナー」「電話を受ける際のマナー」をそれぞれご紹介しました。企業の担当者の方との通話に慣れていない場合、今回ご紹介したマナーはいずれも堅苦しいものに感じるかもしれません。

しかし、マナーを守った通話は「要件が伝わりやすい」「相手の労働時間を尊重することにもつながる」というメリットがあり、仕事の基本に相通じるものがあります。転職活動の第一歩として、採用担当者の方との通話にもぜひ前向きに取り組んでみてくださいね。

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