バックオフィス業務の一覧から仕事内容、やりがいまで徹底解説！

バックオフィス業務とは何か理解しよう

バックオフィス業務は、企業が円滑に運営されるために欠かせない、組織全体を支える重要な役割を担います。会社を人間で例えるなら、バックオフィスは心臓や脳といった生命維持に欠かせない部分に当たります。ここでは、バックオフィス業務の基本的な役割と、フロントオフィスとの違い、そして代表的な業務の種類について解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

バックオフィス業務の基本的な役割を把握する

バックオフィス業務は、顧客と直接関わることは少ないですが、企業の活動を内側から支える基盤を構築する仕事です。例えば、社員のお給料を計算したり、会社で使う備品を管理したり、会社に関わる法律のルールを守ったりする業務などがあります。これらの業務がなければ、会社はスムーズに機能せず、お客様へのサービス提供もできません。目立たないかもしれませんが、会社にとって必要不可欠な存在と言えます。

フロントオフィスとの違いを知る

バックオフィス業務は「企業の裏方」と表現されることがありますが、それに対して「企業の表舞台」に立つのがフロントオフィスです。フロントオフィスは、お客様と直接やり取りを行い、会社の売上を直接生み出す部署を指します。例えば、営業職や販売職などがこれに該当します。バックオフィスが会社を内部からサポートし、フロントオフィスが顧客と接することで、企業活動は成り立っています。互いに協力し合うことで、会社は成長していくのです。

バックオフィス業務の種類を知る

バックオフィス業務には、さまざまな種類があります。それぞれ専門性が高く、会社の中で大切な役割を担っています。主な業務としては、経理、人事、法務、情報システム、総務などが挙げられます。これらの業務は、それぞれ独立しているようでいて、実は深く連携し合っています。例えば、人事部門が新しい社員を採用すれば、経理部門がその社員の給与計算を行い、総務部門が働く環境を整えます。このように、バックオフィス部門全体で協力し、会社の運営を支えています。

バックオフィス業務の一覧と具体的な仕事内容

バックオフィス業務には多種多様な仕事があり、それぞれが企業の安定した運営に貢献しています。ここでは、代表的なバックオフィス業務を挙げ、その具体的な仕事内容について詳しく解説します。

詳しく解説していきます。

会社の数字を管理する経理の仕事

経理の仕事は、会社のお金の流れを正確に記録・管理することです。日々の取引の記録、請求書の発行、社員の給与計算、会社の税金に関する手続きなど、多岐にわたります。具体的には、売上や仕入れの伝票処理、経費の精算、銀行口座の管理、月次・年次の決算書の作成などが主な業務です。これらの業務を通じて、会社の経営状況を「数字」という形で把握し、経営陣が正しい判断をするための情報を提供しています。経理の仕事は、会社の健全な財政状況を保つために欠かせません。

人材を支える人事の仕事

人事の仕事は、会社で働く人々に関わる全てをサポートすることです。具体的には、新しい社員を採用するための募集活動や面接、入社後の研修の企画・運営、社員の給与や評価制度の管理、社会保険の手続き、社員からの相談対応などがあります。社員一人ひとりが能力を最大限に発揮し、快適に働ける環境を作るのが人事の重要な役割です。社員の成長をサポートし、会社全体の活力を高めるやりがいのある仕事と言えるでしょう。

会社の財産を守る法務の仕事

法務の仕事は、会社が法律やルールを守って活動できるようにサポートすることです。具体的には、会社が契約を結ぶ際にその内容が法律に違反していないかを確認したり、トラブルが起こったときに法律的なアドバイスをしたりします。例えば、新しい商品を開発した際に、その商品が他社の特許を侵害していないかを確認したり、消費者との間で問題が発生しないように契約書を作成したりします。法務の仕事は、会社が安心して事業を進めるための「盾」のような役割を担っています。

IT環境を整備する情報システム部の仕事

情報システム部の仕事は、会社のIT環境を整え、社員がスムーズに仕事ができるようにすることです。具体的には、会社のパソコンやネットワークの管理、新しいシステムやソフトウェアの導入、社員からのITに関する問い合わせへの対応、データのバックアップとセキュリティ対策などを行います。例えば、「パソコンが動かない」「インターネットにつながらない」といったトラブルが起きた際に、迅速に対応し解決に導きます。また、会社の情報漏洩を防ぐための対策を講じることも重要な役割です。情報システム部は、現代のビジネスにおいて欠かせないITインフラを支えるスペシャリスト集団です。

会社の運営をサポートする総務の仕事

総務の仕事は、会社の運営全般に関わる幅広い業務をサポートすることです。社員が働きやすい環境を整えることが主な役割です。具体的には、オフィス用品の購入・管理、来客対応、社内イベントの企画・運営、郵便物の発送・仕分け、防災対策、建物の管理など多岐にわたります。例えば、会議室の予約管理や備品の補充、健康診断の手配なども総務の仕事に含まれます。社員が安心して仕事に取り組めるように、さまざまな面からサポートする「会社の何でも屋さん」のような存在です。

バックオフィス業務と事務職の違いを理解する

バックオフィスと似たような言葉で「事務職」という言葉を聞くことがあるかもしれません。これらの言葉は混同されがちですが、それぞれに異なる特徴があります。ここでは、事務職の役割と業務内容、バックオフィスとの共通点と相違点、そして業務における責任範囲の違いについて詳しく解説します。

詳しく解説していきます。

事務職の役割と業務内容を把握する

事務職は、主に会社の定型業務をサポートする仕事です。例えば、書類作成、データ入力、電話応対、来客対応、郵便物の管理などがあります。営業部門や開発部門など、特定の部署に所属してその部署の事務作業を専門に行う「部署付き事務」や、会社全体の事務業務をサポートする「一般事務」など、その種類もさまざまです。事務職は、部署や会社全体の業務がスムーズに進むよう、細かい作業を着実にこなしていく役割を担っています。

バックオフィスと事務職の共通点と相違点

バックオフィス業務と事務職には、共通点もあれば相違点もあります。共通点としては、どちらも会社の内部業務を支えることが挙げられます。また、デスクワークが中心で、パソコンを使った作業が多い点も共通しています。

相違点としては、バックオフィス業務は、経理、人事、法務、情報システムなど、特定の専門分野に特化していることが多い点です。それぞれの分野で深い知識やスキルが求められます。一方で、事務職はより幅広い業務をサポートし、定型的な業務が多い傾向があります。もちろん、事務職の中にも専門性の高いものはありますが、役割の「深さ」と「広さ」に違いがあると考えて良いでしょう。

業務における責任範囲の違いを知る

業務の責任範囲も、バックオフィスと事務職で異なります。バックオフィス業務は、その専門分野においてより大きな責任を伴うことが多いです。例えば、経理であれば会社の財務状況に直結する数字を扱い、法務であれば会社の法的リスクに関わる判断をします。一方で、事務職は定型業務の正確な処理に責任を持つことが多いですが、より上位の意思決定や専門的な判断は、各部門の責任者が行うことが一般的です。未経験からスタートする場合、まずは事務職で経験を積み、そこからバックオフィス業務の専門職へとキャリアアップを目指すことも可能です。

バックオフィス業務のやりがいと魅力

バックオフィス業務は、直接お客様と接する機会が少ないため、仕事の成果が見えにくいと感じるかもしれません。ですが、会社を内側から支える重要な役割であり、多くのやりがいと魅力があります。ここでは、バックオフィス業務の具体的なやりがいについて解説します。

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会社を支える縁の下の力持ちとして貢献できる

バックオフィス業務の大きなやりがいの一つは、会社が円滑に機能するための基盤を作っていることです。経理が正確な数字を管理することで経営判断が正しく行われ、人事が社員の働きやすい環境を整えることで、皆が安心して業務に集中できます。表舞台に立つことは少ないですが、自分の仕事が会社の成長に貢献しているという実感は、大きなモチベーションになります。まるで、スポーツチームの監督やコーチのように、選手たちが活躍できるように裏側で支えるようなものです。

専門知識やスキルを習得し成長できる

バックオフィス業務は、それぞれが専門性の高い分野です。経理であれば簿記や会計の知識、人事であれば労務や採用に関する知識など、仕事を通じて専門的なスキルや知識を身につけることができます。例えば、経理職で簿記の資格を取得したり、人事職で社会保険労務士の勉強をしたりと、自分のキャリアを深めていくことが可能です。これらのスキルは一度身につければ、どの会社でも通用する強力な武器になります。自身の成長を感じながら働ける点も、バックオフィス業務の大きな魅力です。

安定した環境で長く働きやすい

多くのバックオフィス業務は、企業の根幹を支えるため、景気の影響を受けにくく、比較的安定した雇用が見込める傾向にあります。また、急な残業や休日出勤が少ない部署も多く、ワークライフバランスを重視したい方にとって魅力的な選択肢となります。経験を積むことで、将来的にキャリアアップやスキルアップも目指せるため、長期的な視点でキャリアを築きたい方に適していると言えるでしょう。

バックオフィス業務の課題と対策

バックオフィス業務には多くの魅力がありますが、一方で課題も存在します。これらの課題を理解し、どのように対策していくかを考えることは、長く安定して働く上で非常に重要です。

詳しく解説していきます。

業務効率化が求められる背景を理解する

バックオフィス業務では、業務効率化が常に求められています。これは、会社のコストを削減し、より生産性を高めるためです。例えば、これまで手作業で行っていたデータ入力作業を、自動化ツールやシステムを導入することで、時間や人件費を削減できます。効率化が進むことで、より創造的で付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。常に新しい技術やツールにアンテナを張り、業務改善に貢献する意識を持つことが大切です。

定型業務が多いことへの対策を立てる

バックオフィス業務の中には、毎日同じような作業を繰り返す定型業務も少なくありません。例えば、伝票の入力や書類の整理などがこれに該当します。同じ作業の繰り返しに飽きてしまったり、モチベーションを維持するのが難しく感じたりするかもしれません。対策としては、作業の正確性を高めることに集中したり、業務の効率化を提案したりするなど、能動的に仕事に取り組む姿勢が大切です。また、スキルアップのために資格取得を目指すなど、目標を持って取り組むことで、マンネリ化を防ぎ、自身の成長につなげることができます。

コミュニケーション不足を解消する

バックオフィス業務は、直接お客様と接する機会が少ないため、社内でのコミュニケーションが不足しがちになることがあります。部署間の連携がうまくいかないと、業務が滞ったり、誤解が生じたりする可能性もあります。これを解消するためには、積極的に他部署の社員と交流したり、情報共有の場を設けたりすることが重要です。例えば、部署間の会議に積極的に参加したり、ランチタイムに他の部署の社員と話したりすることで、社内の連携がスムーズになります。

未経験からバックオフィス業務に転職する方法

未経験からバックオフィス業務への転職を考えている場合、どのようにすれば良いのか悩むかもしれません。ですが、ポイントを押さえることで、未経験からでも希望の仕事に就くことは十分に可能です。

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自身の強みや経験を活かせる業務を選ぶ

未経験からバックオフィス業務を目指す場合でも、これまでの経験が全く無駄になることはありません。例えば、接客業で培ったコミュニケーション能力は、人事や総務の業務で活かせるでしょう。また、販売職で数字を扱った経験があれば、経理業務への適性があるかもしれません。自身のこれまでの経験を振り返り、どのようなスキルや強みがあるのかを洗い出すことが大切です。その上で、その強みが活かせるバックオフィス業務を選ぶと、よりスムーズに転職活動を進めることができます。

必要なスキルや知識を習得する

未経験からバックオフィス業務に転職するためには、基本的なスキルや知識を身につけておくことが大切です。例えば、経理を目指すなら簿記の資格、人事を目指すなら社会保険に関する基本的な知識などがあります。これらの知識は、専門書を読んだり、オンライン講座を受講したりすることで学ぶことができます。また、ExcelやWordといった基本的なPCスキルは、どのバックオフィス業務でも必須となるため、事前に習得しておくと良いでしょう。

未経験者歓迎の求人を探す

企業の中には、未経験者でもバックオフィス業務に挑戦できる「未経験者歓迎」の求人を出しているところも多くあります。これらの求人は、入社後に研修制度が充実していたり、OJT（On-the-Job Training：実際の仕事を通じて学ぶこと）で業務を教えてくれたりするケースが多いです。求人情報サイトや転職エージェントを利用して、積極的に未経験者歓迎の求人を探すようにしましょう。

バックオフィス業務への転職を成功させるポイント

バックオフィス業務への転職を成功させるためには、いくつかのポイントがあります。これらを意識して転職活動を進めることで、希望する企業への内定に近づくことができます。

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応募書類で熱意と適性をアピールする

履歴書や職務経歴書といった応募書類は、採用担当者が最初に目にするものであり、自身の熱意と適性を伝える大切なツールです。たとえ実務経験がなくても、これまでのアルバイト経験や学業で培ったスキル、バックオフィス業務への強い興味や意欲を具体的に記載しましょう。例えば、「データ入力のアルバイトで正確性を意識して取り組んだ経験」や「簿記の資格取得に向けて勉強中であること」など、関連する経験や学びをアピールすることが大切です。

面接で具体的なエピソードを話す

面接では、応募書類に書かれた内容をさらに深掘りし、自身の人物像やポテンシャルを伝えるチャンスです。これまでの経験から得た学びや、困難を乗り越えたエピソードなどを具体的に話すことで、採用担当者は応募者の強みや人柄を理解しやすくなります。例えば、「チームで協力してイベントを成功させた経験」や「苦手な勉強を克服した経験」など、バックオフィス業務で求められる協調性や問題解決能力、継続力をアピールできるエピソードを用意しておくと良いでしょう。

企業研究を徹底して理解を深める

転職活動において、企業研究は非常に重要です。応募する企業の事業内容、企業文化、求める人物像などを事前にしっかりと調べることで、その企業に合わせたアピールが可能になります。例えば、企業のウェブサイトを隅々まで読んだり、ニュース記事やSNSをチェックしたりすることで、より深い理解を得られます。企業がどのようなバックオフィス業務に力を入れているのか、どのような人材を求めているのかを把握し、自分のスキルや経験がどのように貢献できるかを具体的に伝えることが、内定への近道となります。

バックオフィス業務の求人を探すなら

バックオフィス業務の求人を探す方法はいくつかあります。それぞれの方法の特徴を理解し、自分に合った方法で効率的に求人を探しましょう。

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求人サイトや転職エージェントを利用する

バックオフィス業務の求人を探す最も一般的な方法は、求人サイトや転職エージェントを利用することです。求人サイトでは、多くの企業の求人情報を自分のペースで閲覧できます。キーワード検索や条件絞り込み機能を使って、希望の職種や勤務地、給与などの条件に合う求人を見つけやすいでしょう。

一方、転職エージェントは、専任のキャリアアドバイザーが転職活動をサポートしてくれます。希望や適性をヒアリングした上で、非公開求人を含む求人を紹介してくれたり、応募書類の添削や面接対策をしてくれたりします。一人での転職活動に不安がある場合や、効率的に活動を進めたい場合に非常に有効です。

未経験者向けの求人を見つけるコツ

未経験からバックオフィス業務を目指す場合、「未経験者歓迎」の求人を重点的に探すことが重要です。求人情報を見る際には、「研修制度あり」「OJTあり」といった記載があるかを確認しましょう。これらの記載がある企業は、未経験者を受け入れる体制が整っている可能性が高いです。また、企業の規模によっても未経験者を受け入れる傾向が異なります。中小企業やベンチャー企業の方が、大企業よりも未経験者を受け入れやすい場合があります。

営業経験が活かせるバックオフィス職

営業経験がある場合、その経験を活かせるバックオフィス業務もあります。例えば、営業事務や営業企画といった職種です。営業事務は、営業担当者のサポートとして、見積書作成やデータ入力、顧客対応などを行います。営業担当者の気持ちが分かるため、より的確なサポートができるでしょう。営業企画は、営業戦略の立案や分析など、営業部門全体の効率化や売上向上に貢献する仕事です。お客様とのコミュニケーション能力や、目標達成への意識など、営業で培ったスキルをバックオフィスで発揮できるチャンスは多くあります。

バックオフィス業務でキャリアアップを目指すには

バックオフィス業務で長く働き、キャリアアップを目指すためには、継続的な学習と努力が不可欠です。ここでは、キャリアアップのための具体的な方法を解説します。

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専門性を高めるために資格取得を目指す

バックオフィス業務でキャリアアップを目指すには、自身の専門性を高めることが重要です。それぞれの業務に関連する資格を取得することは、スキルアップの証明になります。例えば、経理職であれば日商簿記検定や税理士、人事職であれば社会保険労務士や衛生管理者など、業務に役立つ資格はたくさんあります。資格取得は、現在の業務に役立つだけでなく、将来的なキャリアチェンジや上位職への昇進にも有利に働くことがあります。

マネジメントスキルを磨いてキャリアアップする

将来的には、チームリーダーや部署の責任者として、マネジメント職へのキャリアアップも視野に入れることができます。マネジメントスキルとは、部下を指導・育成したり、チーム全体の目標達成に向けて計画を立て実行したりする能力のことです。日々の業務を通じて、周囲と協力して仕事を進める経験を積んだり、若手社員の指導に積極的に関わったりすることで、自然とマネジメントスキルは磨かれていきます。

業務改善提案で会社に貢献する

日々の業務の中で、「もっと効率的にできることはないか」「無駄をなくせないか」と常に考え、積極的に業務改善を提案することもキャリアアップにつながります。例えば、非効率な手順を見つけて新しいシステム導入を提案したり、マニュアルを作成して業務の標準化を図ったりすることも良いでしょう。業務改善によって会社に貢献することは、自身の存在価値を高め、評価アップにつながります。主体的に課題を見つけ、解決策を提案する姿勢は、どの企業でも高く評価されるでしょう。