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書類選考通過メールに対して返信は必要？
基本的には返信をした方がいい
書類選考を通過した旨のメールを受け取ったら、基本的には返信するのがビジネスマナーです。採用担当者は多くの応募者とやり取りをしているため、返信がないと「メールが届いているか」「次の選考に進む意思があるか」がわからず、不安にさせてしまう可能性があります。
返信をすることで、感謝の気持ちと入社意欲を伝えられるだけでなく、メールを確実に確認したという報告にもなります。丁寧で迅速な対応は、社会人としての常識や誠実さを示すことにつながり、採用担当者に好印象を与えるでしょう。
この一手間が、今後の選考をスムーズに進めるための重要なコミュニケーションとなります。
返信が不要な旨や送信専用メールとして送られている場合は、返信はしなくて良い
企業からのメールに「このメールへの返信は不要です」といった一文が記載されている場合や、「送信専用アドレス」から送られてきている場合は、返信する必要はありません。むしろ、返信することで採用担当者の受信ボックスを不必要に埋めてしまい、かえって手間をかけてしまう可能性もあります。
また、面接の日程調整などを外部の予約システムで行うよう指示されている場合も、システムでの手続きが完了すれば、別途メールで返信する必要はほとんどありません。メールの文面を注意深く読み、企業の指示に正確に従うことが最も大切です。
書類通過メールに返信した方がいい理由
感謝と意欲を伝えられる
書類選考通過メールへの返信は、採用担当者に感謝と入社意欲を直接伝える絶好の機会です。まずは、数ある応募者の中から選んでくれたことへの感謝を述べましょう。
その上で、「面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく存じます」のように、次の選考へ進む意思を明確に伝えることが重要です。
この前向きで熱意のある姿勢は、採用担当者に「自社への志望度が高い」というポジティブな印象を与えます。言葉で直接伝えられる貴重な機会を最大限に活用し、今後の選考を有利に進めましょう。
メールを確認したことを伝えられる
採用担当者は、日々多くの応募者とメールのやり取りをしています。そのため、送信したメールが相手にきちんと届いているか、内容を確認してもらえたかを常に気にしています。応募者から返信があれば、「メールは無事に届き、内容も確認済みである」ということが伝わり、担当者を安心させることができます。
特に、面接の日程調整などが含まれる重要なメールの場合、この確認の連絡は選考プロセスを円滑に進める上で非常に大切です。迅速な返信は、相手への配慮を示すことにもつながり、信頼関係の構築に役立ちます。
丁寧な人柄を印象付けられる
メールの返信という一つの行動が、あなたの人柄を伝える重要な要素になります。迅速かつ丁寧な言葉遣いで返信することで、真面目で誠実な人柄を印象付けることができます。
ビジネスメールのマナーを守り、簡潔で分かりやすい文章を心がけることで、「この人とならスムーズに仕事ができそうだ」と採用担当者に感じてもらえるでしょう。
特に、直接会う前の段階では、メールの文面があなたの第一印象を左右します。小さなことだと侮らず、丁寧な対応を積み重ねることが、最終的な内定獲得につながる一歩となります。
書類通過メールに返信する際のマナー
なるべく早く返信する
書類選考通過のメールを受け取ったら、可能な限り早く返信することを心がけましょう。理想は24時間以内の返信です。迅速な返信は、入社意欲の高さを示すだけでなく、仕事におけるレスポンスの速さや誠実さをアピールすることにも繋がります。
採用担当者は、面接日程の調整などを速やかに行いたいと考えているため、返信が早い応募者は計画的に物事を進められる人物として評価されやすいです。もし、すぐに返信できない事情がある場合でも、まずはメールを受け取った旨を伝える一次返信をしておくと、より丁寧な印象を与えられます。
件名は変更しない(「Re:」をつけたまま返信し担当者が何のメールかがわかるようにする)
メールを返信する際は、件名を変更せずに送られてきた件名の頭に「Re:」がついた状態で返信するのが基本マナーです。採用担当者は毎日多くのメールを処理しており、件名でメールの内容や送信者を判断しています。件名を変更してしまうと、どの応募者からの何の要件のメールなのかが一目で分からなくなり、確認に手間取らせてしまう可能性があります。
件名を変えずに返信することで、担当者は一連のやり取りをスムーズに把握でき、配慮のある応募者という印象を与えることができます。
宛名の会社名、部署名、担当者名は省略せず、正式名称で記載する
メールの冒頭に記載する宛名は、会社名、部署名、担当者名を省略せずに正式名称で正確に記載しましょう。例えば、「(株)」と略さずに「株式会社」と書くのがマナーです。採用担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」としても問題ありません。
宛名を正確に記載することは、相手への敬意を示すとともに、あなたの丁寧さや注意深さをアピールする機会にもなります。細部まで気を配れる人材であるという印象を与えるためにも、宛名は正確に書きましょう。
「お礼」と「次の選考の参加意思」を明確に伝える
返信の本文では、まず書類選考を通過させていただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。「この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」といった一文を冒頭に添えるのが一般的です。
その上で、「ぜひ、面接の機会をいただきたく存じます。」のように、次の選考に参加したいという意思を明確に示します。
この2つの要素をはっきりと伝えることで、採用担当者はあなたの意欲を再確認でき、その後の選考プロセスをスムーズに進めることができます。
提示された日程には、丁寧かつ具体的に回答する
企業から面接の候補日を複数提示された場合は、その中から都合の良い日時を複数選び、希望順位をつけて回答するのが丁寧です。「下記の日程で伺えます。第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時」のように、具体的かつ分かりやすく記載しましょう。
万が一、提示された日程で都合がつかない場合でも、ただ「都合がつきません」と断るのではなく、「大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程での調整が難しい状況です。誠に恐縮ですが、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。」と、こちらから代替案を複数提示する姿勢が重要です。
本文は簡潔で分かりやすく書く
ビジネスメールの基本は、要点を簡潔に分かりやすく伝えることです。採用担当者は多忙なため、長文のメールは読むのに時間がかかり、負担に感じさせてしまう可能性があります。感謝の気持ち、選考への参加意思、日程調整の希望など、伝えるべき内容を整理し、必要な情報のみを記載しましょう。
一文を短くし、適度に改行を入れることで、視覚的にも読みやすくなります。装飾や不要な挨拶は避け、シンプルで丁寧な文章を心がけることが、相手への配慮となり、良い印象につながります。
正しい敬語を使う
メールの文章は、正しい敬語を使って作成しましょう。尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使い分けることが重要です。例えば、相手の会社を指す場合は「貴社」、自分の会社を指す場合は「弊社」を使います。
また、「了解しました」ではなく「承知いたしました」、「参考になります」ではなく「大変勉強になります」といった表現が適切です。
敬語に自信がない場合は、事前に調べてからメールを作成すると良いでしょう。正しい言葉遣いは、あなたの社会人としての常識や知性を示すことにつながります。
顔文字や装飾文字は絶対に使用しない
ビジネスメール、特に転職活動における企業とのやり取りで、顔文字や絵文字、「！」や「？」の多用、カラフルな装飾文字などを使用するのは絶対に避けましょう。
これらは非常にカジュアルな印象を与え、ビジネスマナーをわきまえていないと判断されてしまう可能性があります。友人とのやり取りとは異なり、あくまでもフォーマルなコミュニケーションの場であることを意識してください。
熱意や親しみを伝えたい場合でも、丁寧な言葉遣いと簡潔な文章で表現することが、社会人としての信頼を得るための正しい方法です。
メールの末尾に署名を必ず入れる
メールの本文が終わったら、必ず末尾に署名を記載しましょう。署名には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。現在、在職中の場合は、会社名や役職は記載せず、個人の連絡先のみを記載します。
署名は、あなたが誰であるかを明確に伝えるための重要な情報であり、採用担当者があなたに連絡を取りたいと思った際にすぐに確認できる役割も果たします。毎回忘れずに署名を入れることで、ビジネスマナーが身についていることを示せます。
送信前に必ず読み返す
メールを作成し終えたら、送信ボタンを押す前に必ず全体を読み返しましょう。宛先の会社名や担当者名に誤りはないか、誤字脱字はないか、正しい敬語が使えているか、伝えるべき内容が漏れなく記載されているかなど、細かくチェックします。
特に、相手の名前や会社名を間違えることは大変失礼にあたります。一度送信したメールは取り消せません。送信前の最終確認を習慣づけることで、ケアレスミスを防ぎ、丁寧で信頼できる人物であるという印象を守ることができます。
書類通過メールに対する返信例
【ケース1】面接に進む意思があり、日程調整を行う場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。また、面接の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく存じます。
ご提示いただきました日程の中から、下記の日程でお伺いできればと存じます。
- 第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 第三希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース2】次の選考に進める状態ではあるが、選考を辞退する場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。面接の機会をいただきながら大変恐縮なのですが、一身上の都合により、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
〇〇様には、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース3】面接に進む意思があり、次の選考に関して質問がある場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ、面接を受けさせていただきたく存じます。
つきましては、面接の日程を調整させていただきたく、ご提示いただいた日程の中では、下記の日時を希望いたします。
- 第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
また、面接に際して一点質問がございます。当日の持ち物について、指定のものがございましたらご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース4】提示された候補日で都合がつかず、別の日程を提案する場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、面接の機会をいただきたく存じます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程では、どうしても都合をつけることが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、もし可能でしたら、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時以降
- 〇月〇日（〇）終日
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
上記日程でのご調整が難しいようでしたら、再度、候補日をいくつかお教えいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース5】他社の選考状況を理由に、選考を辞退する場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。このような機会をいただきながら大変恐縮なのですが、他社にて選考が進み、そちらの企業とのご縁を感じたため、誠に勝手ながら、この度の選考を辞退させていただきたく存じます。
〇〇様には、お忙しい中ご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース6】オンライン面接の詳細について確認したい場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、面接を受けさせていただきたく存じます。
面接日程につきましては、ご提示いただいた中から下記の日時を希望いたします。
- 第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
また、オンライン面接の詳細について確認させていただけますでしょうか。使用するツール（Zoom、Google Meetなど）や、当日の接続URLなど、事前にご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース7】面接前に業務内容について質問がある場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、面接を受けさせていただきたく存じます。ご提示いただいた日程の中から、下記の日時を希望いたします。
- 第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
一点、もし可能でしたら面接前にお伺いしたいことがございます。求人票に記載されておりました「〇〇業務」について、より具体的な業務内容やチーム体制について、簡単にご教示いただくことは可能でしょうか。
面接に向けて、より深く企業理解を深めたいと考えております。お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース8】返信が遅れてしまったことをお詫びしつつ、面接に進む場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
〇月〇日にいただきました書類選考通過のご連絡につきまして、返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
改めまして、この度は選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、面接を受けさせていただきたく存じます。
もし、まだ面接のご調整が可能でしたら、ご提示いただいた日程の中から下記でご都合はいかがでしょうか。
- 第一希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 第二希望：〇月〇日（〇）〇時～〇時
こちらの都合で大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース9】現職の都合上、面接時間帯に配慮をお願いしたい場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、面接の機会をいただきたく存じます。
大変恐縮なのですが、現在就業中のため、平日の日中の面接が難しい状況です。
もし可能でしたら、平日の18時以降、または以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時以降
- 〇月〇日（土）終日
こちらの都合で申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
【ケース10】面接を承諾するかどうかの回答を少し保留したい場合
件名：Re: 書類選考結果のご連絡（株式会社〇〇）／[自分の氏名]
本文：
株式会社〇〇人事部 採用ご担当〇〇様
お世話になっております。[自分の氏名]と申します。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。面接の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく存じます。
大変申し訳ございませんが、現在、他社の選考も進んでおり、慎重に検討した上でお返事をさせていただきたく存じます。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらの都合でご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
[自分の氏名]
〒XXX-XXXX（住所）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
書類選考の次のステップの通過率を高める方法
面接に備え、企業理解を深める（「知っている」から「理解している」へ）
書類選考で評価された点をさらに伸ばし、面接でアピールするためには、企業理解をより一層深めることが不可欠です。企業の公式ウェブサイトや採用ページはもちろん、IR情報（投資家向け情報）や中期経営計画、社長のインタビュー記事などにも目を通しましょう。
事業内容や強み、今後の展望を「知っている」レベルから、「自分ならどのように貢献できるか」を語れる「理解している」レベルまで引き上げることが重要です。この深い理解が、志望動機や自己PRに説得力をもたせ、熱意の証明となります。
自己分析と経験の棚卸しをする（「何をしたか」と「何ができるか」を言語化）
これまでの職務経歴や経験を振り返り、「何をしてきたか（実績）」だけでなく、その経験を通じて「何を身につけ、何ができるようになったか（スキル）」を具体的に言語化しましょう。
例えば、「売上を10%向上させた」という実績に加え、「顧客データを分析し、ターゲット層に合わせた新しいアプローチを企画・実行するスキル」というように、再現性のある能力として説明できるように準備します。
この作業を通じて、自分の強みや価値を客観的に把握し、面接官に分かりやすく伝えることができます。
想定問答集を作って練習する
面接対策は非常に重要です。しかし、ある調査によると、転職活動において特に対策を行っていない人は、66.1％と過半数となっています。
だからこそ、事前準備が他の応募者との差をつける鍵となります。自己PRや志望動機、長所・短所、成功体験や失敗談など、頻出の質問に対する回答をあらかじめ用意しておきましょう。
回答は丸暗記するのではなく、要点を押さえて自分の言葉で話せるように練習することが大切です。声に出して練習したり、キャリアアドバイザーに模擬面接を依頼したりすると、より効果的です。
第一印象を大切にする
面接では、話の内容はもちろんのこと、第一印象も非常に重要です。清潔感のある身だしなみは社会人としての基本です。スーツやシャツにシワがないか、髪型は整っているか、靴は汚れていないかなど、細部まで気を配りましょう。
また、オンライン面接であっても、対面と同様の服装を心がけるべきです。明るい表情やハキハキとした話し方、正しい姿勢も好印象を与えます。面接官に「一緒に働きたい」と思ってもらえるような、ポジティブで誠実な態度で臨むことが、通過率を高めるポイントです。
ポジティブな姿勢を示す
面接の場では、常に前向きでポジティブな姿勢を心がけましょう。たとえ前職の退職理由がネガティブなものであっても、それを不満や批判で終わらせるのではなく、「〇〇という課題を解決したい」「〇〇のスキルを身につけてキャリアアップしたい」といった、未来志向の言葉に変換して伝えることが重要です。
困難な質問に対しても、真摯に受け止め、自分なりにどう乗り越えようとするかを建設的に話す姿勢が評価されます。あなたの成長意欲や問題解決能力を示す絶好の機会と捉え、ポジティブな印象を残しましょう。
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Zキャリアでは、転職・就職活動に不安を抱える方々を対象に、プロのキャリアアドバイザーがマンツーマンでサポートします。求職者の方からは一切費用をいただかず、完全無料でサービスを提供しているため、安心してご利用いただけます。
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