オファー面談の日程調整メール返信術！承諾や変更の例文とマナー

オファー面談の日程調整メール返信で守るべき基本マナー

オファー面談の日程調整メールが届いたら、返信する際に守るべき基本的なマナーがあります。以下の4つのポイントが重要です。

各項目について、詳しく解説していきます。

できるだけ早く24時間以内に返信する

返信は24時間以内が基本です。企業側は、面談の日程を早く確定させて、面談担当者のスケジュールを押さえたいと考えています。返信が遅れると「志望度が低いのでは？」と思われてしまう可能性もあります。

メールに気づいたら、できるだけ早く返信することを心がけましょう。もしすぐに日程の都合がわからない場合でも、「メールを拝見しました。日程を確認し、明日中に改めてご連絡いたします」のように、一度返信を入れておくと丁寧な印象を与えられます。

メールの件名は変えずに「Re:」のまま返信する

件名は変更せずに「Re:」がついた状態で返信しましょう。企業の採用担当者は、毎日たくさんのメールを処理しています。件名を変えてしまうと、どの応募者の何の用件のメールなのか、一目で分かりにくくなってしまいます。

件名に「Re:」がついていれば、これまでのやり取りの続きであることがすぐに分かり、スムーズに内容を確認してもらえます。自分で件名を考え直す必要はありませんので、そのまま返信ボタンを押して本文を作成しましょう。

企業の営業時間内に返信する

メールの返信は企業の営業時間内に行うのが理想です。一般的な企業の場合、平日の午前9時から午後6時くらいまでが営業時間です。深夜や早朝、土日祝日などの営業時間外にメールを送ると「生活リズムが不規則なのかな？」と心配されるかもしれません。

とはいえ、日中は仕事や学校で忙しく、営業時間内に返信するのが難しい場合もあるでしょう。その場合は、メールを作成しておき、翌日の朝（午前9時以降など）に送信するのがおすすめです。メールソフトの予約送信機能を使うのも良い方法です。

丁寧な言葉遣いを心がける

丁寧な言葉遣いは社会人としての基本です。オファー面談は、選考の一環である場合も多いため、友達に送るようなくだけた言葉遣いは絶対にやめましょう。「了解です」「わかりました」ではなく、「承知いたしました」「かしこまりました」といった謙譲語や丁寧語を使います。

また、「御社」は書き言葉（メールや書類）で使い、「貴社」も書き言葉ですが、どちらかというと「御社」の方が一般的で柔らかい印象です。面談などで話す時は「御社」を使います。（※厳密には「貴社」が書き言葉、「御社」が話し言葉とされますが、メールでは「御社」を使っても間違いではありません。）

企業提示の候補日を承諾する場合のメール例文

企業から提示された候補日で都合がつく場合の返信メールについて解説します。以下の3つのステップで作成します。

各項目について、詳しく解説していきます。

まずは面談の機会へのお礼を伝える

本文の書き出しは感謝の言葉から始めます。「この度は、オファー面談のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」のように、まずは面談の機会をもらえたことへのお礼を伝えましょう。

ビジネスメールの基本は、相手への敬意を示すことです。いきなり本題に入るのではなく、お礼の一言を添えるだけで、丁寧で誠実な印象を与えることができます。採用担当者も気持ちよくメールを読むことができるでしょう。

承諾する日程を間違いなく記載する

次に、希望する日程を明確に伝えます。企業から複数の候補日を提示されている場合は、「下記の日程でお願いできますでしょうか」と、希望する日時を正確に書き出します。

例えば、「〇月〇日（〇）〇時～〇時」のように、日付、曜日、時間を省略せずに記載しましょう。曜日まで書くことで、日付の打ち間違いなどをお互いにチェックしやすくなります。この部分が曖昧だと、再度確認のやり取りが発生してしまうため、間違いがないようしっかり確認してください。

結びの挨拶で締めくくる

メールの最後は結びの挨拶で締めます。「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった、相手への気遣いを示す言葉を入れましょう。

面談当日に持参するものや、服装の指定など、事前に確認しておきたいことがあれば、この結びの挨拶の前に質問として付け加えることもできます。ただし、質問が多くなりすぎないよう、簡潔にまとめることが大切です。最後に自分の名前と連絡先（署名）を忘れずに入れましょう。

【例文】候補日を承諾する場合

具体的な例文を紹介します。これをベースにして、自分の状況に合わせて調整してください。

件名：Re:オファー面談の日程につきまして（自分の氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。 〇〇（自分の氏名）と申します。

この度は、オファー面談のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただきました日程のうち、 下記の日程にてお伺いしたく存じます。

• 〇月〇日（〇） 〇時～〇時

お忙しいところ恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇（自分の氏名）

〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇X-X-X

電話番号：XXX-XXXX-XXXX

メールアドレス：XXXX@XXXX.com

提示された日程で都合が悪い場合のメール例文

企業から提示された候補日ではどうしても都合がつかない場合もあるでしょう。その際の断り方と、日程の再調整をお願いするメールの書き方を解説します。

各項目について、詳しく解説していきます。

まずは日程調整のお礼と謝罪を伝える

日程調整のお礼と謝罪を最初に伝えます。提示された日程で調整がつかない場合でも、まずは日程調整の連絡をもらったことへのお礼を述べます。その上で、「大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は都合がつかず、お伺いすることができません」と、丁寧にお詫びの言葉を伝えます。

企業側は時間を作って候補日を提示してくれているため、行けないことに対する申し訳ない気持ちをしっかりと言葉にすることが大切です。

都合が悪い理由を簡潔に説明する

次に、都合が悪い理由を簡潔に伝えます。詳細に説明する必要はありませんが、「現職の都合により」「学業の都合により」など、一言添えると相手も納得しやすいです。

例えば、「大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は、現職の勤務の都合によりお伺いすることが難しい状況です」といった形です。理由をまったく書かないと、不親切な印象を与えてしまう可能性があるので、差し支えない範囲で簡潔に理由を述べましょう。

こちらから複数の候補日を提示する

日程変更をお願いする際は、こちらから複数の候補日を提示するのがマナーです。企業に再度候補日を出してもらうのは手間をかけてしまうため、自分の都合がつく日時を3〜5つほどリストアップして送ります。

「つきましては、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか」と続けます。この際、できるだけ幅広く日程を提示すると、企業側も再調整がしやすくなります。時間帯も「〇時以降」や「〇時～〇時」など、具体的に記載しましょう。

【例文】日程の変更をお願いする場合

日程変更をお願いする具体的な例文です。

件名：Re:オファー面談の日程につきまして（自分の氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。 〇〇（自分の氏名）と申します。

この度は、オファー面談のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、 ご提示いただきました日程は、現職（または学業など）の都合により、 お伺いすることが難しい状況です。

誠に恐縮ではございますが、 もしよろしければ、以下の日程で 再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

• 〇月〇日（〇） 〇時～〇時
• 〇月〇日（〇） 〇時以降
• 〇月〇日（〇） 終日可能

上記が難しい場合でも、〇月〇日以降でしたら調整可能ですので、 ご検討いただけますと幸いです。

こちらの都合で大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇（自分の氏名）

〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇X-X-X

電話番号：XXX-XXXX-XXXX

メールアドレス：XXXX@XXXX.com

Web面談（オンライン）のメールで確認すべきこと

最近は、対面ではなくWeb（オンライン）でオファー面談を行うケースも増えています。Web面談の案内メールが届いた場合に、特に確認しておくべき3つのポイントを解説します。

各項目について、詳しく解説していきます。

使用するWeb会議ツールを確認する

まず、どのWeb会議ツールを使うかを確認しましょう。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、企業によって使用するツールは様々です。

指定されたツールを使ったことがない場合は、事前にアプリをダウンロードしたり、アカウントを作成したりする必要があります。面談直前になって慌てないように、早めに準備しておきましょう。使い方が不安な場合は、事前に友人や家族と接続テストをしておくと安心です。

面談用のURLが送られてきているか確認する

次に、面談用のURLが記載されているかを確認します。通常、日程確定のメールや、面談の前日までに、当日にアクセスするためのURL（リンク）が送られてきます。

もし、面談前日になってもURLが送られてこない場合は、「お忙しいところ恐れ入りますが、面談用のURLをお送りいただけますでしょうか」と、こちらから一度問い合わせてみましょう。当日になってURLが分からず参加できない、といった事態は絶対に避ける必要があります。

当日の緊急連絡先を聞いておく

最後に、当日の緊急連絡先を確認しておきましょう。Web面談では、「ネット環境が悪くて接続できない」「音声が聞こえない」といった機材トラブルが起こる可能性があります。

そうした万が一の事態に備えて、当日に電話などで連絡が取れる担当者の電話番号やメールアドレスを聞いておくと安心です。メールに記載がない場合は、「万が一、当日に接続トラブルなどがありました際の緊急連絡先を伺ってもよろしいでしょうか」と確認しておきましょう。

面談日程が確定した後の対応は？

日程調整のメールを送り、企業から「では、〇月〇日でお願いします」と日程が確定した連絡が来たら、それで終わりではありません。その後の対応についても解説します。

各項目について、詳しく解説していきます。

企業からの確定連絡にも返信する

日程確定の連絡にも返信するのがマナーです。「日程の件、承知いたしました」という確認のメールを送ることで、お互いに日程の認識が合っていることを最終確認できます。

「このメールに返信は不要です」と書かれていない限りは、簡単な内容で構いませんので返信しましょう。「ご連絡ありがとうございます。〇月〇日（〇）〇時にお伺いいたします。楽しみにしております」といった内容で十分です。これで、日程調整のやり取りは完了となります。

【例文】日程確定のお礼メール

日程確定のお礼メールの具体的な例文です。

件名：Re:Re:オファー面談の日程につきまして（自分の氏名）

株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様

お世話になっております。 〇〇（自分の氏名）です。

この度は、面談日程のご調整をいただき、 誠にありがとうございます。

それでは、ご指示いただきました下記の日時に お伺い（またはアクセス）いたします。

• 〇月〇日（〇） 〇時～〇時 ・場所：〇〇（またはWeb面談URL）

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇（自分の氏名）

〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇X-X-X

電話番号：XXX-XXXX-XXXX

メールアドレス：XXXX@XXXX.com

面談が終わった後もお礼メールを送る

日程調整とは少し離れますが、面談が終わった後にもお礼のメールを送ることをおすすめします。面談当日、遅くとも翌日の営業時間内までには送るようにしましょう。

面談のために時間を作ってくれたことへの感謝の気持ちを伝えるメールです。「本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」といった内容に加え、面談で感じたことや、入社意欲が高まったことなどを簡潔に添えると、さらに良い印象を与えられます。

面談の日程調整メールに関するその他の疑問

最後に、面談の日程調整メールに関してよくある細かい疑問についてお答えします。

各項目について、詳しく解説していきます。

深夜や早朝の返信は避ける

深夜や早朝の返信は避けるべきです。これは「企業の営業時間内に返信する」でも触れましたが、ビジネスマナーとして非常に重要です。採用担当者のスマートフォンの通知が夜中に鳴ってしまうかもしれませんし、「生活リズムが乱れているのでは」とマイナスの印象を持たれる可能性があります。

忙しくて深夜にしかメール作成の時間が取れない場合は、メールの下書き保存機能や予約送信機能を活用し、翌日の午前9時以降など、常識的な時間帯に送信されるように設定しましょう。

「いつでも」と返信せず候補日を提示する

こちらから候補日を提示する際に、「いつでも大丈夫です」と返信するのは避けましょう。一見、相手に合わせる姿勢を見せているようですが、実際には企業側が「ではいつにしようか」と悩むことになり、かえって手間をかけさせてしまいます。

日程の再調整をお願いする場合はもちろん、企業から「ご希望の日時はありますか？」と聞かれた場合も同様です。できるだけ複数の具体的な候補日をこちらから提示することで、スムーズに日程を決めることができます。

メールの最後に署名を必ず入れる

メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名とは、自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載した、名刺のようなものです。

これが抜けていると、採用担当者が「このメールは誰からだっけ？」と確認する手間がかかったり、電話で連絡を取りたいと思った時にすぐ番号が分からなかったりします。毎回手入力するのは大変なので、メールソフトの署名設定機能を使って、自動で挿入されるようにしておくと便利です。

面談やメール対応に不安が残るなら

オファー面談の日程調整メールに関するマナーや例文について解説しました。これらのポイントを押さえれば、失礼のない対応ができるはずです。

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