総務に配属される人の特徴を解説！向いている適性やキャリアパスとは

総務に配属される人はどんな人？その特徴を解説

総務に配属される人には、どのような共通点があるのでしょうか。ここでは、総務の仕事で活躍しやすい人の特徴について、以下の4つのポイントで解説します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

周囲への気配りができる人

周囲への気配りは、総務の仕事において最も大切なスキルの一つです。総務の役割は、社員全員がスムーズかつ快適に仕事ができる環境を整えることです。そのためには、常に周りにアンテナを張り、誰かが困る前に先回りして行動することが求められます。例えば、オフィスの備品管理も大切な仕事です。コピー用紙や文房具が「なくなりました」と言われてから発注するのではなく、在庫が少なくなるタイミングを見計らって補充しておく。こうした小さな気配りの積み重ねが、会社全体の業務効率を支えています。他にも、来客があった際に会議室の場所を分かりやすく伝えたり、空調の温度をこまめに調整したりと、目立たないながらも「誰かがやってくれると助かること」を率先して行える人が、総務で高く評価されるでしょう。

縁の下の力持ちに徹せる人

総務の仕事は、縁の下の力持ちという言葉がぴったりです。営業職のように売上目標を達成したり、開発職のように新しい製品を生み出したりするわけではありません。主役としてスポットライトを浴びる機会は少ないかもしれませんが、会社という組織が機能するために不可欠な存在です。例えば、社内イベントの企画・運営を想像してみてください。会場の手配から備品の準備、当日の進行管理まで、成功の裏には総務担当者の地道な準備があります。イベントが無事に終わり、参加した社員の楽しそうな顔を見ることができた時に、「頑張ってよかった」と思えるような、人の役に立つことに喜びを感じられる人が向いています。自分の仕事が直接的な利益に繋がらなくても、「みんなを支える」という役割に誇りを持ち、やりがいを感じられることが大切です。

臨機応変な対応力がある人

総務の仕事は、毎日同じことの繰り返しではありません。「パソコンが急に動かなくなった」「オフィスの電気がつかない」といった予期せぬトラブルへの対応も、総務の重要な役割の一つです。マニュアル通りにはいかない出来事が、日常的に発生します。こうした状況で求められるのが、臨機応変な対応力です。パニックにならずに落ち着いて状況を把握し、「今、自分に何ができるか」「誰に協力を求めれば解決できるか」を冷静に判断して行動する力が必要になります。例えば、突然の機材トラブルで会議が中断してしまった場合、すぐに代替の機材を手配したり、業者に連絡を取ったりと、素早く次の手を打たなくてはなりません。決まった仕事をこなすだけでなく、想定外の事態にも柔軟に対応できる人は、総務で非常に頼りにされる存在となるでしょう。

口が堅く信頼を守れる人

総務は、社員の個人情報や会社の機密情報に触れる機会が非常に多い部署です。社員の住所や給与情報、まだ公に発表されていないプロジェクトに関する情報など、その内容は多岐にわたります。そのため、口が堅いことは総務担当者にとって絶対条件です。仕事で知り得た情報を興味本位で他人に話したり、SNSに書き込んだりすることは、絶対にあってはなりません。たとえ社内の親しい同僚であっても、業務に関係のない情報を漏らすことは、会社の信用を大きく損なう行為につながります。「この人になら安心して任せられる」と、経営層や社員から信頼されることが何よりも重要です。責任感が強く、ルールをきちんと守れる誠実な人柄が求められます。

「総務は無能の集まり」という噂は本当なの？

「総務は楽な部署」「誰でもできる仕事」といったイメージから、「総務は無能な人が集まる場所」という心ない噂を耳にすることがあるかもしれません。ですが、これは大きな誤解です。なぜそのような噂が立ってしまうのか、その理由について以下の3つの観点から解説します。

詳しく解説していきます。

仕事の成果が数字で見えにくいため

「総務は無能」という噂が立つ一番の理由は、仕事の成果が数字として見えにくいことが挙げられます。例えば、営業職なら「今月の売上は100万円」、販売職なら「目標達成率120%」のように、頑張りが具体的な数字で示されます。ですが、総務の仕事は「社員が働きやすい環境を維持する」といった定性的なものが中心です。備品を完璧に管理しても、社内規定を整備しても、それが直接的な売上につながるわけではありません。そのため、他の部署から「一体何をやっているのか分かりにくい」と思われ、正当に評価されずに「何もしていない」と誤解されてしまうことがあるのです。

会社の何でも屋になりがちなため

総務は、会社の何でも屋のような役割を担うことがあります。他の部署の管轄ではない仕事、例えば「オフィスの観葉植物の世話」や「シュレッダーのゴミ捨て」といった、細かくて地味な業務が「とりあえず総務に」と回ってくるケースは少なくありません。こうした雑務が多いイメージから、「誰にでもできる簡単な仕事ばかりしている」と見られてしまい、「専門的なスキルが必要ない部署＝無能な人が行く部署」という間違ったレッテルを貼られてしまうことがあります。実際には、これらの業務をこなしながら、専門知識が必要な契約管理や法務対応なども行っているのですが、その部分が見えにくいのが実情です。

専門性が低いと誤解されているため

業務範囲が非常に広いことも、専門性が低いと誤解される一因です。総務は、労務、法務、経理、情報システムなど、様々な分野の知識を少しずつ使いながら仕事をします。広く浅く業務をこなす姿が、「一つのことを極めている専門家ではない」と見られてしまうのです。ですが、これは大きな間違いです。会社を円滑に運営するためには、これら幅広い分野の法律やルールを横断的に理解している必要があります。何か問題が起きた時に、どの法律が関係するのか、誰に相談すべきなのかを判断できるのは、幅広い知識を持つ総務だからこそです。一つの分野のスペシャリストではありませんが、会社運営のジェネラリスト（何でも屋）としての高い専門性が求められる仕事なのです。

本社総務はエリート？総務で働くメリット

「総務はうらやましい」「本社総務はエリートコース」といった声も聞かれます。ネガティブなイメージとは逆に、総務にはたくさんのメリットがあります。ここでは、総務で働くことの魅力について、以下の4つのメリットを紹介します。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

会社全体の仕組みを理解できる

総務で働く最大のメリットは、会社全体の仕組みを理解できることです。総務は、営業、開発、経理、人事など、社内のあらゆる部署と関わりながら仕事を進めます。そのため、自然と「会社のお金はどこから来てどこへ行くのか」「人はどのように採用され、育てられていくのか」といった、会社全体の流れが見えるようになります。例えば、新しい備品を購入する際には経理部と連携し、社内イベントを企画する際には各部署の社員とコミュニケーションを取ります。このように、様々な部署の役割や業務内容に触れることで、会社という組織がどのように成り立っているのかを肌で感じることができます。この経営者に近い視点は、将来どんなキャリアを歩む上でも大きな財産となるでしょう。

経営層と関わる機会がある

特に本社の総務部門では、経営層と関わる機会が多くあります。社長や役員が出席する会議の準備や議事録作成、株主総会の運営サポートなど、会社の意思決定が行われる重要な場面に立ち会うことも少なくありません。会社のトップがどのような考えを持ち、何を基準に物事を判断しているのかを間近で見聞きできるのは、非常に貴重な経験です。普段の業務ではなかなか接点のない経営層との関わりを通じて、ビジネスに対する視野が広がり、高い視座で物事を考えられるようになります。こうした経験が、「本社総務はエリート」というイメージにつながっているのかもしれません。

幅広いビジネススキルが身につく

総務の仕事は多岐にわたるため、幅広いビジネススキルが自然と身につきます。WordやExcelを使った書類作成スキルはもちろんのこと、社内外の人と円滑にやり取りするためのコミュニケーション能力、複数の業務を同時に進めるマルチタスク能力などが日々磨かれていきます。他にも、業者との価格交渉を行う交渉力、契約書の内容をチェックする法務の知識、社内規定を作成・改定する文書作成能力など、その業務は多岐にわたります。これらのスキルは、どの会社、どの職種でも通用するポータブルスキルです。総務の経験は、今後のキャリアにおいて大きな武器となるでしょう。

安定した働き方がしやすい

総務は、会社の基盤を支える管理部門であるため、比較的安定した働き方がしやすいというメリットもあります。営業職のように個人の成績が給与に大きく変動することは少なく、会社の業績に左右されにくい安定したポジションと言えます。また、突発的なトラブル対応はありますが、基本的には定時で退社しやすい職場が多い傾向にあります。プライベートの時間もしっかり確保しやすく、仕事と生活のバランスを取りながら長く働き続けたいと考える人にとっては、非常に魅力的な環境と言えるでしょう。

総務の仕事におけるデメリット

魅力的なメリットがある一方で、総務の仕事には大変な側面もあります。良い面だけでなく、デメリットもしっかりと理解しておくことが大切です。ここでは、総務の仕事における3つのデメリットを解説します。

詳しく解説していきます。

業務範囲が広く雑務も多い

総務の業務範囲は非常に広く、時には「これも総務の仕事？」と思うような雑務も担当しなければなりません。会社の「何でも屋」的な側面があるため、コピー用紙の補充や電球の交換、オフィスの掃除、お茶出しといった、地味で細かい作業もたくさんあります。華やかな仕事をイメージしていると、こうした地道な作業の多さにギャップを感じてしまうかもしれません。ですが、こうした雑務の一つひとつが、社員が気持ちよく働くための環境づくりにつながっています。会社の基盤を支えるという意識を持って、丁寧に取り組む姿勢が求められます。

成果が数字で見えにくく評価されにくい

メリットの裏返しになりますが、成果が数字で見えにくいため、頑張りが正当に評価されにくいと感じることがあるかもしれません。「やって当たり前」という空気が強く、業務を完璧にこなしても、それが昇給やボーナスに直結しにくい場合があります。例えば、社内規定を分かりやすく改定しても、それによってどれだけ会社の生産性が上がったかを証明するのは困難です。営業職のように「売上〇〇円アップに貢献！」といった分かりやすいアピールがしにくいため、モチベーションを維持するのが難しいと感じる場面もあるでしょう。日々の業務の中に、自分なりのやりがいや目標を見つける工夫が必要になります。

他部署からの依頼に追われやすい

総務は社内の様々な部署から頼られる存在であるため、常に他部署からの依頼に追われがちです。「〇〇の書類を急ぎで作成してほしい」「〇〇の手配をお願いしたい」といった依頼が、ひっきりなしに舞い込んできます。自分の仕事を計画的に進めようと思っていても、次々と割り込みのタスクが入ってくるため、スケジュール通りに進まないことも日常茶飯事です。人に頼まれると断れない性格の人や、自分のペースで仕事を進めたい人にとっては、ストレスを感じやすい環境かもしれません。優先順位をつけながら、効率よく業務をさばいていく能力が求められます。

総務の仕事に向いている人の適性とは？

これまで見てきた特徴やメリット・デメリットを踏まえて、どのような人が総務の仕事に向いているのでしょうか。ここでは、総務に向いている人の適性を3つのポイントにまとめました。自分に当てはまるかチェックしてみましょう。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

人のサポートにやりがいを感じる

総務の仕事は、人のサポートにやりがいを感じる人にとって、まさに天職と言えるでしょう。自分が表舞台に立つよりも、仲間や組織全体を裏方として支えることに喜びを感じられる人にぴったりです。例えば、部活動でマネージャーの役割を率先して引き受けたり、文化祭の準備でみんなが必要なものを集めて回ったりした経験はありませんか。そうした行動の根底にある「誰かの役に立ちたい」という気持ちが、総務の仕事では最大のモチベーションになります。社員からの「ありがとう、助かったよ」という一言が、何よりのエネルギー源になるでしょう。

マルチタスクをこなすのが得意

複数の作業を同時にこなすマルチタスク能力は、総務担当者に欠かせないスキルです。電話対応をしながら来客を案内し、その合間にメールを返信するといった、目まぐるしい状況も珍しくありません。一つのことに集中したいタイプの人には少し大変かもしれませんが、飲食店でのアルバイトで、注文を取りながら配膳や片付けを同時にこなしていた経験がある人などは、そのスキルを大いに活かせます。次から次へと舞い込む業務を、頭の中で整理して優先順位をつけ、効率よくさばいていくことにゲームのような面白さを感じられる人に向いています。

地道な作業をコツコツと続けられる

総務の仕事には、書類のファイリングやデータ入力、備品の在庫チェックといった、地道な作業が数多く含まれます。これらの作業は華やかではありませんが、会社を正しく運営するためには絶対に欠かせない、非常に重要な業務です。派手な仕事ではありませんが、一つひとつの作業に責任感を持ち、正確にコツコツと取り組める人が求められます。間違い探しやパズルが好きだったり、部屋の整理整頓が得意だったりする人は、こうした業務に楽しさを見出せるかもしれません。目立たなくても、自分の丁寧な仕事が会社の基盤を支えているという事実に、誇りを持てる人が向いています。

総務に配属された後のキャリアパス

総務に配属された後、どのようなキャリアを歩んでいけるのでしょうか。総務の経験は、様々な可能性への扉を開いてくれます。ここでは、代表的な3つのキャリアパスを紹介します。

詳しく解説していきます。

総務のプロフェッショナルを目指す

一つの道は、総務のプロフェッショナルとしてキャリアを極めることです。総務の仕事は非常に奥が深く、専門性を高めていくことで、会社にとってかけがえのない存在になることができます。例えば、オフィスの環境を戦略的に改善する「ファシリティマネジメント」の資格を取得したり、契約書やコンプライアンスに詳しくなって「法務の専門家」を目指したりする道があります。専門知識を身につけることで、ただの何でも屋ではなく、「〇〇のことなら、あの人に聞けば間違いない」と頼られるスペシャリストとして、市場価値を高めていくことが可能です。

経理や人事など管理部門へ異動する

総務で得た会社全体の知識を活かして、他の管理部門へキャリアチェンジするという選択肢もあります。総務の仕事を通じて、経理や人事、法務といった部署の業務内容にも触れる機会が多いため、比較的スムーズに異動できる可能性があります。例えば、「社員のサポートをする中で、採用や教育にもっと深く関わりたい」と感じたら人事部へ、「会社のお金の流れに興味が湧いた」のであれば経理部へ、というように、自分の興味や関心に合わせてキャリアの幅を広げていくことができます。総務の経験は、他のバックオフィス業務を理解する上での強固な土台となるでしょう。

経験を活かして他社へ転職する

総務の経験で身につくスキルは、どんな業界・業種の会社でも必要とされるポータブルスキルです。そのため、経験を武器により良い条件や環境を求めて、他社へ転職することも十分に可能です。例えば、「今の会社よりも規模の大きな会社で、もっとダイナミックな総務の仕事に挑戦したい」「IT業界の総務として、成長企業を支えたい」といった目標を持つことができます。総務の求人は常に一定数存在するため、経験を積めばキャリアアップの選択肢は大きく広がります。今の職場で経験を積みながら、将来のキャリアを見据えて準備を進めるのも良いでしょう。

もし総務の仕事が合わないと感じたら

ここまで総務の仕事について解説してきましたが、実際に働いてみて「自分には合わないかも」と感じることもあるかもしれません。そんな時は、決して悲観的になる必要はありません。合わないと感じた時こそ、次のステップに進むチャンスです。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

まずは自分の強みを再分析する

もし総務の仕事が合わないと感じたら、まずは自分の強みを再分析することから始めてみましょう。「なぜ合わないと感じるのか」を深掘りすることで、自分の本当にやりたいことや得意なことが見えてきます。例えば、「地道な作業の繰り返しが苦手だと感じた」のであれば、それは「変化のある仕事や、人と直接関わる仕事の方が向いている」というサインかもしれません。「多くの部署との調整役がストレスだった」のであれば、「一つのことに集中できる専門職の方が合っている」可能性があります。総務の経験は、自分自身をより深く知るための貴重な機会になったと前向きに捉えましょう。

他の職種や業界の情報を集める

自分の強みや興味の方向性が見えてきたら、他の職種や業界の情報を集めてみるのがおすすめです。世の中には、自分がまだ知らない仕事がたくさんあります。例えば、人と話すのが好きなら営業職や販売職、コツコツと何かを作り上げるのが好きならITエンジニアや施工管理など、様々な選択肢があります。これまで「総務」というフィルターを通して見ていた世界を一度取り払い、視野を広げてみましょう。インターネットで調べたり、関連する本を読んでみたりするだけでも、新しい発見があるはずです。

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