欠勤連絡メールの例文とマナー｜体調不良や私用で休む時の正しい伝え方

欠勤の連絡をメールでする時の基本

急に休むことになった時、どう連絡すればいいか慌ててしまいますが、まずは基本を押さえることが大切です。欠勤連絡の基本マナーは以下の通りです。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

始業前までに直属の上司に連絡する

始業時刻の10〜15分前までに連絡するのが社会人としてのマナーです。上司は、休む人の分の仕事の段取りを組んだり、他のメンバーへ指示を出したりする必要があります。連絡が早いほど、職場もスムーズに対応できます。

連絡相手は、まず直属の上司です。会社によっては「上司と人事部の両方」や「CC（メールの宛先の一種）に関係者を入れる」などのルールがあるかもしれません。職場のルールを事前に確認しておくと安心です。もし始業時間ギリギリになってしまった場合は、メールではなく電話で連絡する方が確実です。

メールの件名は一目で内容が分かるように書く

上司は毎日たくさんのメールを受け取ります。【欠勤のご連絡】名前（フルネーム）のように、一目で「誰が」「何の連絡をしてきたか」が分かる件名にしましょう。

• 「【欠勤のご連絡】鈴木太郎」 
• 「（重要）体調不良による欠勤連絡（鈴木太郎）」

件名だけで用件が伝われば、すぐに対応してもらえます。「お疲れ様です」「（件名なし）」などは、他のメールに埋もれて見落とされる可能性があるので避けてください。

伝えるべき必須項目を漏らさず入れる

メール本文には、必要な情報を簡潔に盛り込むことが重要です。ダラダラと長く書く必要はありませんが、以下の項目は必ず入れましょう。

まず「急な連絡で申し訳ありません」というお詫びの言葉を伝えます。次に、休む理由（体調不良、私用など）と、休む期間（本日一日、午前中のみなど）を明確にします。 そして、自分がやる予定だった仕事（特に急ぎのもの）があれば、その内容と、可能であれば「誰に代わりにお願いしたいか」または「どこまで進んでいるか」を引き継ぎます。最後に、日中の連絡先（携帯電話など）を記載しましょう。

「休ませていただきます」の正しい使い方

「休ませていただきます」という表現は、上司の許可を得て休むという謙虚な気持ちを示す、正しい敬語表現です。「休みます」と言い切るよりも丁寧な印象を与えます。

ただし、メールの冒頭でいきなり「本日、休ませていただきます」と書くよりは、「大変申し訳ありませんが、体調不良のため、本日はお休みをいただきたく存じます」のように、お詫びや理由を先に述べると、より丁寧さが伝わります。社会人として、相手への配慮が伝わる言葉遣いを心がけましょう。

状況別に見る欠勤連絡メールの例文

欠勤の理由は様々です。ここでは、よくある状況別のメール例文を紹介します。状況に応じた例文は以下の通りです。

詳しく解説していきます。

体調不良（熱がある）場合の例文

熱がある場合は、現在の体温も具体的に伝えると、状況が伝わりやすくなります。

件名：【欠勤のご連絡】鈴木太郎

〇〇課長

おはようございます。鈴木太郎です。 急な連絡で大変申し訳ありません。

昨晩から熱があり、今朝測ったところ38.5度ありました。 体調が優れないため、誠に勝手ながら、本日はお休みをいただきたく存じます。

本日の〇〇の作業については、マニュアルを共有フォルダに入れております。 もし急ぎの対応が必要でしたら、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

鈴木太郎

体調不良（熱はない風邪など）の場合の例文

熱はなくても、頭痛や腹痛などで仕事が難しい場合もあります。無理をせず、正直に状況を伝えましょう。

件名：【欠勤のご連絡】鈴木太郎

〇〇課長

おはようございます。鈴木太郎です。 急な連絡で大変申し訳ありません。

今朝からひどい頭痛が続いており、体調が優れません。 熱はありませんが、業務に集中するのが難しい状態のため、本日はお休みをいただきたく存じます。

本日対応予定だったA社への連絡は、メールで対応いたします。 B社からの問い合わせについては、〇〇さんに対応をお願いできないでしょうか。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

鈴木太郎

病院に行くため休む場合の例文

病院の診察を受けるために休む（または半休する）場合も、その旨を伝えます。

件名：【欠勤のご連絡（通院）】鈴木太郎

〇〇課長

おはようございます。鈴木太郎です。 急な連絡で申し訳ありません。

昨日から体調が優れず、本日午前中に病院で診察を受けるため、午前半休をいただきたく存じます。 午後からは出社予定ですが、もし診察が長引くようでしたら、改めてご連絡いたします。

午前中に予定していたミーティングは、午後への変更をお願いできますでしょうか。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

鈴木太郎

個人的な事情（私用）で休む場合の例文

家庭の事情や役所の手続きなど、個人的な用事で休む場合は、「私用のため」と書けば問題ありません。詳しい理由まで書く必要はありません。

件名：【欠勤のご連絡】鈴木太郎

〇〇課長

おはようございます。鈴木太郎です。 急な連絡で申し訳ありません。

大変恐縮ですが、急な私用により、本日はお休みをいただきたく存じます。 （※もし半休なら「午前半休をいただきたく存じます」など）

本日の業務は〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。 何かありましたら、携帯電話（090-XXXX-XXXX）にご連絡ください。

ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

鈴木太郎

欠勤連絡メールで好印象を残すコツ

急な休みは仕方がありませんが、伝え方一つで上司や同僚に与える印象は変わります。好印象を残すコツは以下の通りです。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

簡潔に分かりやすく内容をまとめる

休む理由や状況をダラダラと長く書く必要はありません。上司は忙しい中でメールを確認します。必要な情報（誰が、いつ、なぜ休むのか、仕事はどうするか）がすぐに分かるよう、簡潔にまとめましょう。

体調不良の場合、どれだけ辛いかを細かく説明するよりも、「熱が38度あります」と具体的に書く方が状況が伝わります。相手が知りたい情報を先に書くことを意識すると、分かりやすいメールになります。

謝罪の言葉を必ず添える

急な休みは、少なからず職場に迷惑をかけてしまいます。「急な連絡で申し訳ありません」「ご迷惑をおかけしますが」といった、お詫びの言葉を必ず入れましょう。

この一言があるだけで、「申し訳ないと思っているんだな」という気持ちが伝わり、相手の受け取り方も変わってきます。休むのは権利ですが、一緒に働く仲間への配慮として、謝罪の気持ちを伝えることは社会人としてとても大切です。

業務の引き継ぎ事項を伝える

自分が休むことで止まってしまう仕事がないかを確認し、必ず引き継ぎ事項を伝えます。「今日中に対応が必要なこと」を最優先にしましょう。

例えば、「A社への見積もり作成」が今日中のタスクなら、「データは共有フォルダのBに入っています。〇〇さん、可能であれば対応をお願いします」と具体的に書きます。 もし代わりに頼める人がいない場合でも、「データはここにあります。明日出社次第、急ぎ対応します」と状況を伝えるだけで、上司は安心できます。

翌日の出社見込みも伝える

「明日には出社できそうです」など、翌日の見込みが分かれば伝えましょう。上司も翌日の人員配置を考えやすくなります。

もちろん、体調不良の場合は無理に「明日行きます」と断言する必要はありません。「体調が回復次第、改めてご連絡します」「明日も休む場合は、今夜（または明朝）再度連絡します」のように、次の連絡をいつするのかを伝えておくと親切です。

欠勤連絡はメール以外（LINE・電話）でもいい？

「いつもはLINEでやり取りしてるけど、休む時もLINEでいいのかな？」と迷うかもしれません。連絡手段の使い分けは以下の通りです。

詳しく解説していきます。

会社のルールや緊急度で使い分ける

まずは会社のルールを確認することが一番重要です。「欠勤連絡は必ず電話で」と決められている会社もあれば、「メールやLINEでもOK」という会社もあります。

特にルールがない場合でも、社会人としてのマナーはメールか電話が基本です。ただし、職場によってはLINEグループでの連絡が主流になっている場合もあります。その場の雰囲気や上司との関係性も考えて、最適な方法を選びましょう。

LINEで連絡する場合の例文と注意点

もしLINEでの連絡が許可されている場合でも、友達に送るようなフランクな内容はNGです。メールと同じように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

（例）

「〇〇課長、おはようございます。鈴木太郎です。 急な連絡失礼いたします。 昨晩から熱があり、今朝測ったところ38.5度ありました。 大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただきたく存じます。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

「！」や絵文字、スタンプだけの連絡は避けましょう。

電話で連絡した方がよい場合

始業時間ギリギリになってしまった場合や、無断欠勤になりそうな時は、メールやLINEよりも電話の方が確実です。メールは見落とされる可能性がありますが、電話なら直接上司に状況を伝えられます。

また、事故や急病など、緊急性が非常に高い場合も電話が適切です。声がうまく出せないほど体調が悪い時以外は、できるだけ電話で第一報を入れると、誠意が伝わりやすいです。

メールと電話を両方使う場合

電話をかけたけど上司が出なかった場合は、まずメール（またはLINE）を送っておきましょう。その際、「先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」と一言添えると丁寧です。

電話が繋がらなかったからといって、そのまま連絡しないのは「無断欠勤」と同じになってしまいます。メールを送った後、少し時間を置いてから再度電話をかけるなど、確実に連絡がつくように努力することが大切です。

これはNG！欠勤連絡のタブー

良かれと思ってやったことが、実はマナー違反だったということもあります。絶対にやってはいけないNG行動は以下の通りです。

無断欠勤は絶対にしない

連絡なしで休む「無断欠勤」は、社会人として最もやってはいけないことです。職場の人たちは「事故にでも遭ったのでは？」と心配しますし、仕事の段取りも大きく乱れます。

どんなに体調が悪くても、どんなに連絡しづらくても、必ず一報は入れましょう。たった一度の無断欠勤で、それまで築いてきた信頼をすべて失ってしまう可能性もあります。

連絡が遅すぎる（始業後）のは避ける

始業時間を過ぎてからの連絡もマナー違反です。上司はすでにその日の仕事をスタートさせており、「なぜもっと早く連絡しないんだ」と思われてしまいます。

朝起きた時点で「今日は無理そうだ」と感じたら、すぐに連絡する準備を始めましょう。「ギリギリまで様子を見よう」と思っていると、結局連絡が遅れてしまいます。早めの連絡は、周りへの配慮の表れです。

曖昧な理由や嘘の理由を伝えない

「ちょっと体調が」「なんとなく」といった曖昧な理由は、サボっているのではないかと疑われる原因になります。「熱がある」「頭痛がひどい」など、できるだけ具体的に伝えましょう。

また、仮病などの嘘の理由で休むのは絶対にやめましょう。嘘はバレた時に信頼を失いますし、休んだ理由を後から聞かれた時に、つじつまが合わなくなってしまいます。

休んでいる間のSNS投稿に注意する

体調不良で休んだ日に、SNSで「遊びに行った」「元気そうだ」と分かる投稿をするのはNGです。上司や同僚がその投稿を見たら、どう思うでしょうか。「仮病だったのか」と不信感を持たれてしまいます。

休んでいる間は、仕事関係の人が見ている可能性を考えて、SNSの投稿は控えるのが賢明です。自分の行動がどう見られるかを常に意識しましょう。

欠勤した翌日の出社、どう振る舞う？

休み明けは少し出社しづらい気持ちがあるかもしれませんが、その後の振る舞いが大切です。休み明けの対応は以下の通りです。

詳しく解説していきます。

出社したらまず上司や同僚に挨拶する

出社したら、まず上司や周りの同僚に「昨日はご迷惑をおかけしました。今日からまた頑張ります」と挨拶しましょう。口頭で直接お詫びと感謝を伝えることが大切です。

メールや電話で連絡していても、顔を見て改めて伝えることで、誠意が伝わります。特に、自分の仕事のフォローをしてくれた人には、個別に「ありがとうございました」と伝えるのを忘れないようにしましょう。

休んだ間の業務内容を確認する

休んでいる間に進んだ仕事や、新しく発生したタスクがないかを確認します。上司や同僚に「昨日、何か変わったことはありましたか？」と尋ねたり、メールやチャットの履歴を確認したりして、状況を把握しましょう。

自分が休んだことで止まっていた仕事があれば、優先的に片付けます。早く元のペースに戻れるよう、積極的に動く姿勢を見せることが重要です。

周囲への感謝の気持ちを忘れない

自分が休んだ分、誰かがその仕事をカバーしてくれています。そのことを当たり前と思わず、常に感謝の気持ちを持ちましょう。

「ありがとう」という言葉はもちろんですが、普段から他の人が困っている時に積極的に手伝うなど、行動で示すことも大切です。「お互い様」という気持ちで助け合える関係を築いておけば、自分が休む時も周りは快くサポートしてくれます。

休みがちな自分、このままで大丈夫？

欠勤の連絡マナーは大切ですが、もし「最近、休みがちだな…」と感じているなら、少し立ち止まって考える必要があるかもしれません。休みがちな状況については以下の通りです。

各項目について、詳しく見ていきましょう。

体調管理も大切な仕事の一部

自分の体調を管理し、万全の状態で仕事に臨むことも、社会人としての大切な責任の一つです。もちろん、誰でも急に体調を崩すことはあります。

ですが、もし不規則な生活や無理なスケジュールが原因で体調を崩しやすいのであれば、生活習慣を見直す必要があります。十分な睡眠をとる、栄養バランスの良い食事を心がけるなど、基本的なことから始めてみましょう。

欠勤が多いと評価に影響する可能性も

やむを得ない理由であっても、欠勤が続くと、周りの人に負担がかかります。その結果、「大事な仕事を任せにくい」と思われ、評価や昇進、ボーナスなどに影響が出る可能性もゼロではありません。

「遅刻・早退・欠勤が少ない」ことも、真面目に働いている証拠として評価されるポイントです。安定して出勤できることは、それ自体が立派なスキルのひとつと言えます。

職場環境が原因なら転職も選択肢に

もし、休みがちな理由が「仕事のストレス」や「職場の人間関係」、「過度な残業」など、今の職場環境にあると感じるなら、転職を考えるのも一つの手です。

「会社に行きたくない」という気持ちが強すぎて体調に影響が出ている場合、その環境で無理に頑張り続けても状況は悪化するかもしれません。自分に合う職場環境で、無理なく長く働ける場所を探すことも大切です。

今の働き方に不安を感じたら

欠勤の連絡マナーを身につけることは大切ですが、もし今の働き方や職場に根本的な不安があるなら、一度自分のキャリアについて考えてみませんか。働き方への不安については以下の通りです。

詳しく解説していきます。

なぜ休みがちになるのか原因を探る

まずは、なぜ自分が休みがちになってしまうのか、その原因を冷静に考えてみましょう。単に体調を崩しやすいだけなのか、それとも仕事内容が合っていないのか、人間関係に疲れているのか。

原因が分かれば、対策も見えてきます。生活習慣の改善で解決する問題なのか、それとも働く環境を変えるべきなのか、自分自身と向き合ってみることが第一歩です。

無理なく続けられる仕事を見つける

世の中にはいろいろな仕事や働き方があります。もし今の仕事が「自分には合っていないかも」と感じるなら、他の選択肢を探してみるのも良いでしょう。

例えば、体力的にキツイ仕事ならデスクワーク中心の仕事を探す、プレッシャーが強いならルーティンワーク（決まった作業）中心の仕事を探すなど、自分が「これなら無理なく続けられそう」と思える仕事を見つけることが大切です。

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